国際化が進む大学において、留学関連業務の重要性が増す一方、専門知識を持つ人材の確保と業務量の急増が大学運営の課題となっています。この状況に対し、青山学院大学はJTBとの連携により、国際センター業務のアウトソーシングという革新的なアプローチを採用しました。本事例では、奨学金業務をJTBに委託することで実現した、人事異動に左右されない安定的な業務体制の構築過程を紹介します。加えて、留学WEBシステム「RyuGO」の導入による一元管理の実現と、業務効率の飛躍的向上についても解説します。
- 背景
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留学関係業務を行う、専門的業務知識を持った国際センターの要員確保と、奨学金業務にかかる業務ボリュームに課題を抱えていた青山学院大学より、JTBに国際センター駐在の業務委託ができないか、相談をいただきました。有期事務職員（3年満期）の交代が定期的にあること、また、国際センター業務は学内事務職の中では専門性が高く、総合職の人事異動が比較的困難という背景もありましたが、ゼネラリストという性質上、異動に伴い国際業務の未経験者が配属されることも容易に想像できました。
そこで、人事異動による交代があっても安定的に業務を遂行できる体制を構築し、1年単体ではなく2年目以降の体制も視野にいれて長期的な業務委託計画を提案。併せて業務効率とデータの一元管理のために留学WEBシステム「RyuGO」の導入と包括保険・危機管理サポートの加入も提案した結果、これまでの短期留学業務提案や海外拠点リエゾンオフィス運営の実績を総合的に評価いただき、国際センター駐在の業務委託を承ることになりました。
- 課題(大学側の目的)
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- 奨学金業務のアウトソーシング
- 国際センター職員の業務負担軽減
- 人事に左右されない安定した業務実施
- 職員の総合的な大学業務への取組み時間確保・内容拡大
- 実施内容
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2022年～
奨学金業務の業務委託（駐在)
長期留学・協定校派遣交換留学の業務委託（駐在）
2022年～1名 / 2023年～2名
包括保険・危機管理サポート
2023年～
短期プログラム包括契約
夏期・春期休業期間中の海外語学文化研修・海外インターンシップ
- 導入効果
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奨学金業務においては、学内、および外部の学内取り纏め申請が必要な奨学金、今まで専任の職員が行っていた業務を駐在として委託されています。駐在という立場ですが学内事務端末は職員同様に利用できるため、毎月の支給・振込業務、相談・申請サポート等学生対応の他、学内学部間調整、及びJASSOへの報告業務まで一連の業務をワンストップで実施できています。
また、2023年度「RyuGO」の導入により、データの一元管理ができるようになったことは、2022年度までのメール利用時と比較すると奨学金学生対応業務が大幅に軽減され、業務量は50％以上削減できています。この創出時間により、長期派遣交換留学学生数が一気に増えた2023年度も奨学金以外の学生サポートの質を維持できました。
- お客様の声
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奨学金業務は工数がかかり、また期日が決まっているため厳格なスケジュール管理と各学生への細やかなサポートが必須となります。本業務をアウトソースすることで奨学金を専任で担当する事務職員の配置が不要になり、派遣留学生の増加に向けた各種広報活動やイベントを充実させる企画の立案等により多くの時間を費やせるようになりました。また派遣留学のみならず、本学の国際化推進にかかわる新規業務に職員を充てることができるようになり、新たな取り組みを実施するなど職員は幅広く業務を把握することができるようになっています。
世界的な物価高騰にある現在、海外留学に奨学金は必要不可欠となっています。しかし、その制度は複雑で実務は細やかな作業が伴います。この業務をJTBにアウトソースいただいたことで、青山学院大学の国際化推進への人材・時間創出のサポートができたことを大変嬉しく感じております。
長期派遣交換留学は海外からの受入とのバランスで成り立っています。双方、より多くの学生が留学・交流できるよう安定した業務を提供し、青山学院大学の真の国際人育成のサポートができるように、今後も取り組んでまいります。
