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企業・団体向け サービス アウトソーシング・ 業務委託(BPO) 総務アウトソーシング(BPO)

煩雑かつ非効率的になりがちな総務系業務をJTBでアウトソース。効率化を実現し、コア業務に集中できます

備品、設備管理、神経を使う入出金手続き、専門的知識が必要な契約、取引書類の管理など、バックオフィスの仕事は煩雑かつ広範囲にわたります。このような業務を一括でアウトソースすれば、貴社の重要な人材をコア業務に集中させられるのはもちろん、JTBの長年のノウハウを活用し、業務設計からその効果の分析・改善案実行により、業務全体、ひいては企業全体の効率化もあわせて実現いたします。

総務について、こんなお悩みございませんか?

コア業務に集中できず、仕事の効率が悪い

  • 本来やらなくてもいいような事務、電話対応、備品管理などに、貴重なリソースを割いてしまっている
  • 総務担当者を容易に増やすことができないため、雑務を社員が負担している

適切な人材がみつからない

  • 業務範囲が広いため、どのような人材が適切か判断できない
  • 契約書、金銭の管理などには知識を持った人材をあてたいが、いい人がみつからない

コア業務以外のコストを極力減らしたい

  • 社員以外でもできるような事務仕事にはコストをかけたくない
  • 月末月初や決算期などの、総務の手が必要になる時期のみ人材を確保することで、コスト削減を実現したい
 

そんなお悩み、JTBがまとめて解決します!

JTBのアウトソーシングはここが違う!

01 企業とお客様を「つなぐ・つなげる」 企業に寄り添いながらサポートする「伴走型ビジネスアウトソーシング」

JTBの強みの一つである「交流創造力」。企業とお客様を「つなぐ・つなげる」ための感動創造・課題解決のお手伝いは、年間およそ35,000社にまで達します。JTBのBPOは、単に業務を代行するだけではなく、みなさまが取り組むプロジェクトの成果を最大化させるため、豊富なソリューションをもつパートナーとして「伴走」しながら、お客様とのより強いエンゲージメントの形成をサポートいたします。

02 迅速・正確な情報処理能力・柔軟性・対応力 コロナ禍の緊急時対応で磨き上げられた「スピード」

コロナのような不測の事態が発生すると、否応なく企業の真価が問われます。「大量の情報をどう素早く適切に処理するか」「これまでと変わらぬサービスを提供し続けるにはどうすべきか」「不測の事態だからこそ届けられるサービスとは何か」。コロナを乗りこえさらに磨きのかかった、JTBの迅速な処理能力、柔軟性、対応力、リスクヘッジ・危機管理能力を、アウトソーシングで導入してみませんか。

03 プロジェクトをまとめ、確実に推進する力 お客様に最適なサービスが届く現場環境を実現する「マネジメント能力」

JTBには、世界35か国に約160の拠点と130社のグループ会社のネットワークがあります。そのネットワークの中で日々多くの関係者が行き交い、それぞれの理想や感情をもって行動しています。長年にわたり数々の現場をまとめる間に培われた、プロジェクトを円滑・確実に推進するプロジェクトマネジメント力。ここに、洗練されたホスピタリティと幅広いソリューションネットワークをかけ合わせることで、お客様に最適なサービスを確かに届けるための現場環境を実現いたします。

 

JTBのアウトソーシングを導入すれば……

効率化・成果の最大

蓄積したノウハウ、運営力を導入し、運営全般を効率化

経費削減・事業拡大

生産性の高い業務にリソースを集中し、コストダウンを実現

顧客満足度アップ

洗練されたホスピタリティと顧客分析力を新たな武器に

JTBの総務アウトソーシング内容

01総務

多岐にわたる総務の仕事を一手にお引き受けいたします。在庫・設備管理や、各種メール対応、秘書業務から、窓口におけるコンシェルジュ業務まで、貴社の業務内容に合わせて、幅広く対応いたします。

コンシェルジュ 総務・庶務業務のワンストップ対応を目的とした窓口カウンター業務
秘書業務 総合受付、電話対応、役員スケジュール管理、役員出張手配、社用車の管理など
メール業務 郵便・宅配・社内便の受け取りや仕分け、発送業務など
在庫管理 消耗品の在庫管理・発注・補充など
設備管理 設備・機材の点検・清掃・交換、不具合の一時対応、業者手配など
庶務業務 名刺発注、カード発行業務、組織変更不随業務、金券取り扱い業務など

02受付

エントランス、総合案内、イベント会場などで、お客様に最初に接することになる受付のお仕事を、JTBの高いホスピタリティをもって代行いたします。来客のデータ・会議室の管理・入館証の管理など、受付周辺のお仕事もあわせておまかせいただけます。

受付 総合受付、応接室案内、レセプション、代表電話応対、呈茶など
来客管理 会議室予約・来客数管理など

03営業・営業事務

見積書・契約書・請求書の作成や、市場調査、企画提案のプレゼンテーションまで、専門性が求められる営業のお仕事もサポートいたします。貴社の製品やサービスなどを魅力的かつ効果的に伝えるための資料、Webやパンフレット、チラシの作成までまとめておまかせいただけます。

引き合い マスタ登録、信用調査、電話対応、カタログ発送、市場情報作成など
提案・見積もり 提案資料作成支援、提案説明、生産・出荷スケジュール調整、見積書作成など
契約 契約書作成、契約締結など
受発注 発注入力、サンプル品発送、注文書処理、納期調整、棚卸補助など
納品請求 納品書・請求書発行、検収処理、伝票処理、入出金管理、売掛・買掛管理など
サポート 売上実績集計、来客対応、備品発注管理、問い合わせ対応など

04受発注

貴社の商品・サービス、あるいは資材・部材の受発注対応、在庫管理などをお引き受けいたします。企業にとっては大切なお仕事ですが、ルーティーン化された、非生産的な側面もあるため、アウトソーシングを活用したコア業務への集中を実現しやすい分野です。

受注対応 電話・FAX受付、システムへの受注入力、見積書作成、納期回答など
発注対応 部材の発注処理、見積依頼、納期確認など
書類関連業務 注文書・契約書・請求・支払処理における書類作成、受領、社内処理、管理など
納期・在庫管理 システム照合・回答など
検収処理 出力、発送、受領など
売掛金管理 売掛・買掛管理など

業務事例のご紹介

CASE01請求・支払代行

関係機関、取引先に対する請求・支払、各種問い合わせへの対応や、管理ソフトへのデータ入力など、煩雑かつ正確性が求められる業務を一手にお引き受けいたします。
アウトソースを使えば、本来傾注すべきコア業務にリソースを回せるようになるため、企業全体の生産性向上、効率化につながります。

  • 事務局業務
  • 問い合わせ対応
  • 請求書発行・発送
  • 入出金管理
  • 支払い代行

CASE02請求・支払代行

定期的な支払いが生じるサービスにとって、集金は非常に大切ですが、企業にとっては非生産的な内容のため、利益向上や事業拡大にはつながりません。また、契約者への督促や、金銭に関する問い合わせへの対応は、気疲れや精神的負担が生じやすい分野だといえるでしょう。
集金代行を利用することでこれらの負担を軽減し、サービス向上、新規顧客・案件獲得、投資など、企業にとってより重要な分野に注力すれば、事業拡大につながります。

  • 代引き申込書の審査
  • 正誤チェックと修正
  • 代引き審査後のデータ納品
  • 「契約料のお払込み案内」発送、専用封筒の作成
  • コールセンター関連業務
  • 証券番号と代引き番号の紐づけ
  • 入金額の内訳データ作成務

「業務内容が特殊なんだけど、対応してくれるかな?」「繁忙期の月末・月初だけお願いしたいんだけど……」「費用はだいたいどれくらい?」など、些細なことでも構いません。下の「お問い合わせ」ボタンから、お気軽にご相談ください!