国内最大手の試験運営アウトソーサーである株式会社全国試験運営センター様が、今まで試験会場として使ってきた公共ホールや学校が、コロナ禍において実施できない状況に。代替会場として選ばれたのは、今まであまり利用してこなかったホテルのバンケット。会場内の誘導や感染症対策など、課題山積の中、試験実施まで残された時間はわずか。そんな状況下で実施決定から下見、打合せを経て、無事に当日の試験実施に至った成功事例をご紹介いたします。
- 背景
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今まで学校や公共ホールを利用して試験を実施してきましたが、コロナ禍で利用ができなくなり、試験会場の手配が難しい状況に追い込まれました。そんな中で、代替の会場手配のご相談をいただきました。
- 課題
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- コロナ禍で会場手配が難しい。
- 感染症対策の徹底。
- 試験実施までのスケジュールがタイト。
- 実施内容
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JTBだからサポートできたこと
- ホテルと今まで培った良好な関係性と交渉力を生かし、お客様のニーズに合った最善のご提案、会場手配。
- 長年お付き合いのある数多くのホテルから、感染症対策万全なホテルの選定。
- ホテルでの運営の知見を活かし、ホテルとのスムーズな打ち合わせ。
実施内容
- ドアオープン前に会場内の消毒の徹底。
- 検温の実施
- 受付にアルコール除菌スプレーの設置
- 会場内の席数や寸法、その他事前打ち合わせの内容と相違ないか確認
- 試験開始40分前に、会場内にパテーションを入れることを決定。
→ホテルスタッフ総出で机の間隔調整とパテーションを急遽設置。 - 受験者の誘導を声掛けに加え、サイネージを追加。
- 実施までのスケジュール
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2020年
7月 会場手配の依頼をいただく8月 会場下見9月5日 最終確認9月12日 会場にて最終打ち合わせ9月13日 試験実施
- 試験当日のスケジュール
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ホテル到着～試験開始前まで
- 会場：
- ザ・プリンスパークタワー東京
サイネージ、会場内席配置、会場前の行燈表示の確認受付周りの確認会場内備品類設置
- 導入効果
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今まであまり利用してこなかったホテルでしたが、実際に実施していみた結果、従来の学校や公共ホールと比較して、立地・アクセスの利便性、館内の設備面などメリットが多く、大変満足いただきました。また大きな課題であった感染症対策に関しても、ホテルの選定から下見、綿密な打ち合わせという過程を経て、安心・安全でスムーズな進行をサポートすることができました。
- おすすめポイント
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コロナ禍での試験や研修等の他、株主総会や定例会議などの会場手配、感染症対策でお困りの企業担当者様。長年お付き合いのあるホテル・施設様だからこそ実現できる内容と、今まで培ったホテル運営のノウハウでサポートさせていただきます。また、誘導、受付など、当日のスタッフ数が不足している場合は、斡旋員としてお手伝いもさせていただきますので、ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
コロナ禍で今まで通りの試験会場運営、会場の確保が難しい状況の中、「今まで利用していた会場が使えない」「感染対策をした上での運営が必要」等といった声をいただく機会が多くなっております。株式会社JTBでは長年培ったホテルやその他施設との関係性を存分に活かし、この度ご紹介したようなお手伝いが可能でございます。会場のご提案から、下見・運営のお手伝い、試験実施後の振り返りまでサポートさせていただきますのでお気軽にご相談いただければ幸いです。