業務内容・コスト・難易度を「見える化」し、潜在的な問題や課題を解決すれば、コスト削減・生産性向上につながります

生産年齢人口が減少する中、コア業務へ人材を集中して効率化を図り、企業全体の生産性を向上させる重要性が日々高まっています。ところが、現行の仕組みをいきなり変えることはきわめて難しく、「一体どこから手を付けるべきかわからない」「専門性の高い部署の人材をおいそれと異動させられない」など、連鎖的に浮上するありとあらゆる障害に立ち向かわなければなりません。JTBは、複雑な業務体系を俯瞰・整理し、わかりやすいレポートでみなさまの業務を「見える化」いたします。重複・不要・非効率などの課題を解決し、非コア業務のアウトソースなどを活用すれば、コスト削減・生産性向上につながります。

業務について、こんなお悩みございませんか？

そんなお悩み、JTBがまとめて解決します！

業務の問題・課題を浮き彫りにする「業務可視化サービス」とは

業務改革の第一歩は、常に現状の整理・把握から始まります。実情をしっかり理解していなければ、改善はおろか、どこにどのような問題・課題が潜んでいるかを認識することすらできません。さらに、不用意に改善策を講じたり外部委託を利用したりすると、まったく効果が出ない、あるいはかえって経費がかさむなど、状況が悪化する可能性さえあります。

「業務可視化サービス」は、業務全体を俯瞰・整理し、業務構造図、業務負荷分析など様々な形式のレポートとして「見える化」します。これにより、たとえば類似した業務を統廃合することで最適化したり、負荷の高い業務の費用対効果を見直したり、あるいは切り離し可能な非コア業務をアウトソースしたりと、さまざまな改善策を安心して推進できるようになります。

4つの視点を軸として、期間別にポイントを絞って「見える化」

「業務可視化サービス」では、作業工数、難易度、担当別、コストの􏚵つの視点を軸として業務を可視化します。生産性の向上といえば工数やコストに目がいきがちですが、担当別の整理は平準化や従業員のセルフマネージメントに、難易度は柔軟な人事異動や研修・教育・アウトソースの対象を判断する材料として有用です。また、それぞれの項目は月別・日別・時間帯別など、一定のスパンごとに集計しますので、業務改善策に随時反映するなど、活用の幅が大きく広がります。

300分かかる仕事をたった3分に短縮する実例も。業務可視化がもたらす的確な業務改善

業務可視化サービスは、上の図のような確立したステップにより実現され、すでに多数の企業が導入している実績のあるサービスです。「見える化」により、負荷の高い業務を定量的に把握し、そのプロセスをわかりやすく整理すれば、業務改善に取り組めるだけでなく、BPOやRPA （※）導入などを検討する余地も生まれてきます。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）：パソコン上での業務をツールやAIなどを用いて自動化する仕組み。

業務を整理しRPAを導入した結果、それまで人間の作業では300分かかっていた業務を、RPAによって3分に短縮できた実例も存在します。「時間＝コスト」として単純計算すれば、経費を100分の1に削減できたことになります。また、一度自動化処理を作ってしまえば絶対にヒューマンエラーが発生しなくなるため、単なるコスト削減以上の成果が出ているといっても過言ではないでしょう。このように、業務可視化は飛躍的な業務改善を実現するポテンシャルをもった、生産性向上への大切な入口なのです。

様々なタイプのレポートを、扱いやすい形式でご提供

業務可視化サービスでは、以下のようなレポートを扱いやすい形式でご提供いたします。業務改善に役立てられるのはもちろんですが、権限や指揮系統がはっきりすることで意思決定のスピードがあがったり、明確になったプロセスをマニュアル化して属人化を防いだりと、様々な用途にご活用いただけます。

01業務構造図、業務一覧

業務をツリー形式の構造図と、表形式の一覧で整理します。業務はカテゴリなどのレイヤーごとにわかりやすく分類します。

02業務負荷分析

それぞれの業務に対してどのくらいの工数がかかっているかをグラフ形式で視覚化します。

03業務属人化分析

各業務に対して、それぞれの担当者がどれくらいの時間をかけているかを表形式で整理し、属人化の度合いを測ります。

04コスト分析

業務ごとにどれくらいのコストがかかっているか、全体のどれくらいを占めているかなどを表形式で整理します。

05スキル分析

従業員のスキルをA～Cの3段階で分類し、全体工数に占める割合をグラフで視覚化します。

06課題一覧

業務可視化の過程で明らかになった課題を、原因や影響、解決方法の仮説などを含め、表形式でまとめます。

業務可視化サービスの導入例

CASE 01グループ会社統合時の業務整理・最適化

複数の会社が合併・統合する際には、類似・重複した業務を整理しなければなりませんが、お互いの仕事内容の詳細や慣習への理解が進まず、思うように最適化できないことはよくあります。たとえば市を合併する際に重複した機能をもつ市役所・施設の統廃合が不十分で、「財政非常事態宣言」後に再改革を迫られている実例は、この典型といえるでしょう。業務可視化サービスを利用すれば、わかりやすく実情を把握し、問題点・課題点を洗い出せるため、無駄の少ない理想的な統合を実現できます。

業務可視化サービスを利用して……

• 別々の会社で行っていた業務を整理し、類似や重複を解消しながら最適化
• すぐには理解しにくいお互いの業務を「難易度」別に定量化し、柔軟な人事異動を実現
• 統合後の従業員のスキルを可視化し、適切な人材配置に組み換えて効率化・平準化

CASE 02人事・採用のノンコア業務を整理して、コア業務に集中

人事・採用・研修業務では、応募のためのサイト作成、応募者の管理、お問い合わせへの対応、あるいは会場準備や手配、当日の運営など、数多くのノンコア業務（必要だが、直接利益には結び付かない業務）が発生します。これらを外部委託すれば問題は解消できそうですが、そのためにはまず「どこまでを切り離せば成果が最大化するか」を考えなければなりません。業務可視化サービスを利用すれば、業務体系を「見える化」し、コストや期間別に現状を整理できるため、スムーズかつ効果的なアウトソーシング活用を進められます。

業務可視化サービスを利用して……

• 業務体系、コストなどを可視化し、どこに負担や課題があるかを認識
• 業務の依存関係を整理して疎結合を実現し、切り離してアウトソーシングを活用
• ノンコア業務を最適化し、コア業務へリソースを集中して生産性を向上