近年、企業におけるイベントは、企業課題を解決する場として位置付けられており、参加者のイベント体験を充実させるクラウドサービスや、参加者行動データをマーケティング活動と連携する仕組みが求められる傾向にあります。特にニーズが高まっているのが、マーケティング活動の効果測定の一環としてのイベント参加者情報の収集やイベント当日の動向管理、またその分析結果のマーケティング活動への活用です。そこでおすすめなのが、イベントマネジメントテクノロジー「Cvent」です。
こんなお悩みありませんか？
お客様向けセミナーや展示会などのビジネスイベントの企画・運営を担当する営業推進・マーケティング部門の皆さまは、このようなお悩みをお持ちになったことはないでしょうか。「さまざまな業務がある中、3～4名あるいはそれ以上の担当者で業務にあっているが、それぞれが複数のツールやシステムを使っている」「分断された状態、異なる人がそれぞれ異なる管理をしていて連携が取れない」などです。このような問題は、イベント成功の大きな障壁となります。
- 申込登録のフォームをつくらなくてはいけない
- 招待状やメールを送らないといけない
- CRMデータを活用しないといけない
- 予算を管理しないといけない
- ゲストの宿泊先を手配しなくてはいけない
イベントマネジメントテクノロジー「Cvent」とは？
Cventのコンセプトは、担当者ごと、業務ごとの垣根をなくして、一つのプラットフォームですべてを管理できるようにすることです。いくつもの異なるソフトを導入して、それぞれの使い方をその都度習得するようなことは必要ありません。たった一つのツールで、イベントを取り巻くさまざまな業務を包括することが可能です。
3つの特長・機能
- マーケティング活用／セールス活用
- 業務効率化／自動化
- コンプライアンス／ステークホルダーマネジメント
導入状況
- Cvent導入企業 全世界27,000社
- Fortune 500のうちCvent導入企業 50％以上
- 会員数 300,000人
- 掲載会場数 260,000カ所
【参考】イベントマネジメントシステム（EMS）導入の効果
- 来場者数 20％増加
- 生産性 27％増加
- 費用 20-30％減少
Cventの代表的な機能
01マーケティング活用／セールス活用
メールと登録システムが一体化
どのようなイベントであっても、まず重要なのが、お客様や見込み客の皆さまに適切な招待メールを送ることです。個別のマーケティングツールを使って送信している場合、イベントや登録システムと直接結合していないため、不便な部分がありました。しかし、Cventならそんな心配はありません。登録システムとEメールをつなぎます。それだけではなく、マーケティング部門や営業部門、研究部門といった見込み客の属性に応じてメールをパーソナライズ化することができます。VIPの方だけに違ったメールを送ることも可能です。
美しく機能的な登録ページを手軽に生成
Cventでは、イベントの参加登録ページをつくることもできます。誰でも基本的なトレーニングとシンプルな操作で扱えるように設計されており、ドラッグ＆ドロップで美しいWEBページをつくることができます。
02業務効率化／自動化
シンプルな設定で、イベント集客を自動化
Cventを使い、イベント集客にかかわる業務を自動化することができます。以下のようにあらかじめシナリオを設け、自動でメールを出し分けることが可能です。
- 「〇日以内に出欠の反応がない人には、リマインドメールを送付する」
- 「参加登録した人には、〇日前に開催直前のご案内メールを送付する」
- 「欠席登録した人には、その理由を尋ねるためのメールを自動送付する」
またイベントによっては、参加者の登録の後、主催者側から参加可否に関する連絡を入れるケースもあろうかと思います。こうした一連の流れもCventなら簡単に運用することができ、主催者側の負担軽減にも繋がります。
参加者にも主催者にも大きなメリット！シームレスな受付・バッジ管理
Cventは、当日受付やバッジ（名札）管理もシームレスにつなぐことができます。大きな会議やイベントの受付では、空港のような大行列ができてしまっていました。受付のスタッフは、ノートパソコンを使ったり、大きなプリンターを使って名札を印刷したりと時間も労力もかかっていました。Cventは、シームレスにタブレットで機能するアプリをご用意。イベント開始前のキャンセルも手元の端末にリアルタイムに反映します。運営スタッフが情報の更新や確認、各所への連絡に追われることもありません。バッジ（名札）の印刷もオンデマンドによる簡易化と高速化が進んでいます。来場者は受付カウンターにあるタブレット端末上で名前を入力、登録を確認するだけで、イベントへのチェックインが完了。小型プリンターによるスピード印刷で、わずか数秒以内に名札を受け取ることができます。
03コンプライアンス／ステークホルダーマネジメント
ROIや収支を可視化、イベントの財務管理にも透明性を
たとえば、製薬業界では昨今、透明性に関するガイドラインの策定と徹底化が進められ、医療従事者に対して、それぞれプロモーションコストをいくら費やしたのかをレポートする必要が生じています。Cventを活用することで、参加者の登録状況に関連したレポートや財務レポートを細やかに作成することができ、報告義務を果たすうえで正確性の高い資料を用意することができます。財務の透明性、コンプライアンスは、製薬業界だけではなく、さまざまな業界にかかわる問題です。Cventのレポーティング機能は、イベントの透明性と効果可視化にも一役買っています。
レポートの作成
- イベントレポート（全体統括）
- サーベイ関連レポート（アンケート／質問）
- メール関連レポート（トラッキング）
- オンサイト関連レポート（来場者／ポーリング）
- セッション関連レポート（評価）
- 財務関連レポート（予算・実績）
Cventのテクノロジーは、イベントの価値を高め、人と人のつながりをより強化してくれるツールです。他のイベント管理ツールとはコンセプトから異なっており、機能や扱えるデータの幅も大きく異なります。貴社にとって最適なイベントマネジメントを導入すべく、JTBは、Cventのサポートサービスを行うSaaSprestoと協業することにより、日本国内においても、より多くのお客様にCventを活用したMICEソリューションをご提供しています。ぜひ、お気軽にご相談ください。
関連情報
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