リモートワークを社内に浸透させるには、単なる感染対策やコスト削減のための施策ととらえるのではなく、働き方改革とセットで考える必要があります。リモートワーク導入にこぎつけたものの、社内になかなか浸透しないという企業様も多いのではないでしょうか。その結果、慣れ親しんだオフィスでの業務に戻ってしまったという企業様も多いようです。
リモートワーク導入の目的を明確にすれば、策定すべき運用ルールの内容や浸透していくためにすべきことも自ずと見えてきます。この記事ではリモートワークをスムーズに推進させるためのポイントを紹介。「運用ルールにどういう項目を追加すればいいの？」という疑問にもお応えします。
リモートワーク導入を成功させるためのポイント
リモートワーク導入の現状
パーソル総合研究所が2020年11月に約2万人を対象に実施した調査によると、正社員のリモートワーク実施率は全国平均で24.7％、非正規雇用は15.8％でした。ただ、企業規模によって実施率は大きく異なり、従業員1万人以上の企業では、45％と高い割合を示しています。その一方で、100人未満の企業は13.1％に過ぎませんでした。正社員全体の78.6％がコロナ収束後もリモートワーク継続を希望しているのに対し、会社の制度としてなかなか導入が進んでいない現状が伺えます。
引用元：リモートワーク実施率について、４回目となる２万人規模の調査結果を発表新型コロナ第３波におけるリモートワーク実施率は全国平均で24.7％、５月下旬の緊急事態宣言解除直後は25.7％で１ポイント減少 - パーソル総合研究所
リモートワーク導入の効果とは？
リモートワーク導入で得られる効果は主に4つあります。順番に見ていきましょう。
導入効果01ワークライフバランスの向上
出社せずに自宅で仕事ができれば、育児や介護の時間、自己啓発の時間を確保しやすく、従業員のワークライフバランス実現につながります。
導入効果02生産性の向上
総務省の「通信利用動向調査」（2017年）によると、リモートワークを導入している企業は、導入していない企業よりも1社あたりの労働生産性が1.6倍（※）になるとのこと。前述したパーソル総合研究所の調査でも69.5％が「通勤や移動にかかる時間が削減できる」、55.4％が「無駄な雑談が少なくなった」、47.4％が「不要な業務が削減できる」と回答しており、リモートワークによる生産性向上を多くの人たちが実感していることがわかります。
導入効果03コスト削減
オフィスを使用する割合を減らせば、賃料や光熱費を削減できます。また、リモートワークにより生産性が向上すれば、残業代を減らすこともできます。
導入効果04業務継続性の確保
リモートワークを導入すると、従業員が在宅で業務を継続できる環境が整います。今回の新型コロナウイルスのようなパンデミックや自然災害などで出社ができない場合でも事業が滞ることがないため、BCP（事業継続計画）対策としても有効です。
リモートワーク導入を成功させるための4つのポイント
POINT 01経営トップの支援を得る
今回、新型コロナウイルスの影響でいち早くリモートワークを導入した企業の多くは、経営トップがアフターコロナを見据えていたと言われています。ニューノーマル時代の企業戦略として、リモートワーク導入を打ち出したのです。
POINT 02対象者を拡大する
リモートワーク導入を阻む壁の一つは、リモートワークの恩恵を享受できる従業員とそうでない従業員との間で不公平感が生まれることです。結果的に従業員がまわりの目を気にしてリモートワークがしづらくなり、みんなでオフィスに出社してしまう原因になります。
POINT 03中間管理職にも体験してもらう
中間管理職が感じる「部下をマネジメントできなくなるのでは」という懸念も、リモートワーク導入を難しくする原因の一つ。中間管理職には実際にリモートワークを体験してもらい、不安を払拭してもらいましょう。またこれまでのマネジメントの手法を変えていくことも必要です。
POINT 04仕事のやり方を見直す
決済時の押印や紙ベースでのやりとりなど、ただ慣習化してしまっている業務はありませんか？ リモートワークを浸透させるためには、このような業務が本当に必要かどうかを改めて検証し、仕事のやり方そのものから見直さなければなりません。
いざ運用ルールを策定！勤務規定で定める内容とは？
リモートワークを導入すべきとの経営判断がなされれば、具体的実施に向けて社内でプロジェクトチームが結成され、推進体制が構築されます。プロジェクトチームは、リモートワーク導入により対応が求められる人事・総務部門、情報システム部門、経営企画部門などで構成。まずは現状把握、業務分析が行われます。それを踏まえて、リモートワークに対応するためのルールが策定されますが、特に重要なのがリモートワーク勤務規定とセキュリティに関する統制ルールの2つです。
リモートワーク勤務規定
現行の就業規則を変更する必要はなく、リモートワーク勤務規定を別途追加の付則として作成します。リモートワーク勤務規定では以下の項目を設けてください。
テレワーク勤務規定で定めるべき項目
| テレワーク対象者 | 対象者を広げると、テレワーク導入成功に一歩近づきます。勤務規定の中でもテレワーク対象者を「希望する人」に設定し、実際にテレワークに移行するためには許可が必要であることを明記しましょう。 |
|---|---|
| 勤務場所・時間 | 勤務場所として従業員の自宅は一般的に含まれますが、それ以外にもテレワークが許されるのであれば、その基準を明確に記載してください。労働時間に関しては、ワークライフバランスの観点から始業と終業時刻や休憩時間の変更を許可することが多いようです。その場合は時間変更を許可する旨を明記し、給与の扱いについても不備のないように記載します。 |
| 勤務管理・システム | 業務管理に関して報告義務を設けるのであれば、電話・メールなどの報告手段も規定しておきます。自宅での勤怠管理では、GPS打刻機能がある出退勤システムの導入を検討しましょう。 |
| 人事評価 | テレワークを導入すると、オフィスで行うようなプロセス重視の人事評価および賃金制度は困難になります。そのため評価基準が成果重視に傾かざるを得ませんが、どのような数値やデータによって業務成果を評価するのかを明確にしましょう。明確な基準がないと、従業員間で不公平感が発生する原因になります。 |
| 費用負担 | テレワークの際に発生する通信費・事務用品費・消耗品費・郵送費など、会社負担の場合が多いです。一方自宅勤務の場合の光熱費や水道費はどこまでを会社負担とするか線引が難しいため、勤務者負担とする場合が多いようです。その場合、別途会社側から在宅勤務手当等を支給するかどうかについて検討しましょう。 |
セキュリティに関する統制ルール
情報セキュリティに関しては専門的な判断が必要であり、個々の従業員がその都度対応するのは非効率でしょう。そのためオフィスとは異なる、リモートワークにおけるセキュリティ関連の統制ルールが必須です。しかし、いくらルールを万全にしても、リモートワークをする従業員がそれを守らなければ“絵に描いた餅”に。従業員に対してルールの趣旨や遵守することで得られるメリットを説明し、各自の意識を高めていくことが重要です。
安心してリモートワークを導入するための指針としては「リモートワークセキュリティガイドライン（総務省）」を参考にするのがおすすめです。
STEP01導入の検討と経営判断
導入目的・基本方針の決定
STEP02推進体制の構築
プロジェクトチーム結成
STEP03現状把握
業務分析
STEP04導入に向けた具体的推進
対象 / 形態 / 労務管理 / ルール / システム / 文書の電子化 / 執務環境 / 教育
STEP05試験導入
STEP06効果測定
STEP07本格導入
出典：知りたい人のQ&Aリモートワーク導入クイックガイド｜日本リモートワーク協会
リモートワークの目的を明文化して働き方改革を社内に浸透させる
以上のようなプロセスを経てリモートワークを導入しても、なかなか社内で浸透しないことも。その原因は、従業員がリモートワークを感染症対策、あるいは単なる一時的な労働環境の変化としか見ていない点にあります。
この状況を避けるためには、企業全体でリモートワーク導入を「ニューノーマル時代の働き方改革」としてとらえましょう。ワークライフバランスの実現や生産性の向上、組織の一体感の醸成を目指し、企業と従業員が持続的に成長する取り組みや施策を行う必要があります。
あるグループ企業の事例
国内の大手総合化学メーカーの例を取り上げてみましょう。同社は、経営トップをはじめ全社をあげて働き方改革に取り組んでおり、その一環として従業員のワークライフバランスの向上、生産性の向上、優秀人材の確保、非常時の事業継続力向上を打ち出しています。そして、その目標を達成するための手段として「リモートワーク」を推進。同社では育児、介護などの事由を問わず、週に2日、月8日までリモートワークを利用できると規定しています。このようにリモートワークの目的を明確に示すことで、従業員は、この働き方をどのように活用すべきか、どうしたら生産性を向上させられるかを能動的に考えられます。
まとめ
リモートワークを一時的なブームに終わらせず、「自社にとって働きやすい職場とは何か」という企業理念の根幹にもかかわる問いを立て、深く考えてみましょう。「働きやすい職場づくり」を推進することは、従業員と企業の双方にメリットをもたらします。リモートワーク導入をきっかけに従業員の働き方の多様性に対応し、ワークライフバランスを実現できる職場環境を整えてみませんか？
