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企業・団体向け 事例 社員1万人以上の経費精算をデジタルで変えた「J’sNAVI NEO」

日本製紙株式会社 様

従来の経費精算システムの見直しに、チケット予約から経費精算まで出張に必要なすべての業務をワンストップで対応可能、オールインワンの経費精算ソリューション「J’sNAVI NEO」へ刷新。デジタルの力で経費精算業務の改善に成功した、1万人超の社員を擁する日本製紙株式会社様の事例をご紹介します。

背景

旧来のオンプレミス型※のシステム「J’sNAVI」の保守・サポート切れに伴い、経費精算システムのリプレースが必要でした。20年ほど利用し、トラブルや課題もなく信頼できるシステムだった点と、「J’sNAVI NEO」が経費精算だけでなく、チケットの手配までできるため、社員が航空券の料金などを立て替える必要がないという点が決め手となり導入に至りました。

オンプレミス とは、企業などの組織における情報システムの設置形態の分類で、自社施設の構内に機器を設置してシステムを導入・運用すること。

課題
  • 以前の仕組みは、社員の経費申請は上長確認のみで会計システムへデータが流れ、経理部門によるチェックは後日行っていたため入力ミスが多発。
  • 経理部門がチェックする際に、再度領収書などを確認して修正するなど、手間が発生。
  • 将来的に電子帳簿保存法対応をしたい。
  • オンプレミス型システムからクラウド型システムへのリプレースにあたり、基幹システムとの連携に不安があった。
導入効果

将来的な電子帳簿保存法の対応を見据えて、精算書に電子化した領収書を添付、デジタル化して保管することで書類や帳簿の検索性が向上しました。「J’sNAVI NEO」モバイルアプリの活用で、外出時でも出張や経費の承認業務が可能になりました。コーポレートカードや交通ICカードとの連携機能を活用して、更なるキャッシュレス化を実現しました。経費申請フローを改善し、業務負荷の大幅な軽減に成功しました。導入後、利用した社員様からは「導入前はいくつか課題や不安もありましたが、専門的な知識を持ったエンジニアが直接サポートしてくれたのでとても心強かったです」「今も問題なく稼働できています。J’sNAVI NEOで、柔軟なワークフローが設定でき、グループ企業ごとでの異なる運用ができています」といった声をいただきました。

「J’sNAVI NEO」の特徴
  • 出張時の経費はもちろん、経費全般の精算・一元管理が可能。経費精算機能・チケット手配機能を切り離して利用可能。
  • コーポレートカード明細や交通系ICカードの取り込み、運賃検索ソフトとの連携、スマートフォン対応など日常の経費申請や精算にも利用可能。
  • 電子帳簿法対応のシステム(JIIMA認証取得済)で、テレワーク・ペーパーレス化に貢献。
  • 飛行機・新幹線・ホテルなど各種出張関連サービスの一括手配が可能。キャッシュレス・ペーパレス運用が実現可能。出張者の手間の軽減や旅費立て替えの負担を軽減するだけでなく、上司・経理担当者のチェック業務の負担も軽減。
  • 管理者は出張申請ワークフローで手配内容を確認。手配内容の見える化により出張経費の節減効果が期待。
  • 精算時にコーポレートカードやチケットの利用実績データをそのまま反映させることができるため、入力ミス軽減や不正防止。
  • 出張手配は完了したものの承認を得ていないものや、承認を得た後に手配内容を変更したものがある場合、出張者や承認者にアラート通知。
おすすめポイント

経費精算のペーパーレス・キャッシュレス化、在宅勤務体制の実現、電子帳簿保存法への対応など、経理部門の業務に課題をお持ちの企業ご担当者様。航空券、新幹線、宿泊などの出張手配から旅費・経費精算までワンストップで提供し、業務効率やコスト削減を実現するソリューション「J’sNAVI NEO」の導入をぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。