「For Others, With Others（他者のために、他者とともに）」を基本理念に掲げ、学生の約8人に1人が外国人学生というグローバルなキャンパス環境で、「世界に開かれた大学」として成長を続けている上智学院様。これまで、年間約5,000件の出張を全て紙書式で運用し、人事局は出張申請の受付から、領収書や旅費請求のチェック、旅費精算書の作成まで全て手作業で行い、膨大なマンパワーと時間が必要でした。また、必要書類も多く、人事局のデスク脇はいつも大量の書類であふれ、書類紛失のリスクが内在していました。そこで、業務の効率化、ペーパーレス化の実現に向け、J`s NAVI NEOの導入を決定いただきました。

業務効率化・ペーパーレス化

年間約5,000件の出張を、出張申請・出張報告・旅費計算を全て紙書式で運用。
→人事局は出張申請の受付から出張報告の確認、領収書と旅費請求のチェック、旅費計算、旅費精算書の作成・配布を全て手作業で行い、膨大なマンパワーと時間が必要。

書籍紛失リスクの回避

外部資金を使った出張もあり、出張の妥当性や実在性を証明するための書類も必要。
→人事局のデスク脇にはいつも大量の書類があり、書類紛失のリスクが内在。

• 大学特有の承認ルートや特殊な予算管理に対応できる点。
• フレキシブルにカスタマイズが可能な点
  →画面に表示される文言を大学独自の用語に変更、注釈を加えることも可能。
• 申請時に入力した内容をそのまま精算書の起票時に反映でき、再入力の手間を省ける点。
• 書類の添付機能や電子承認によりペーパーレス化が実現できる点。
• コストパフォーマンスに優れているという点。
• JTBのシステムという安心感。

• 出張時の経費はもちろん、経費全般の精算・一元管理が可能。
  経費精算機能・チケット手配機能を切り離して利用可能。
• コーポレートカード明細や交通系ICカードの取り込み、運賃検索ソフトとの連携、スマートフォン対応など、日常の経費申請や精算にも利用可能。
• 電子帳簿法対応のシステム(JIIMA認証取得済）で、テレワーク・ペーパーレス化に貢献。
• 飛行機・新幹線・ホテルなど各種出張関連サービスの一括手配が可能。
  キャッシュレス・ペーパレス運用が実現可能。
• 出張者の手間の軽減や旅費立て替えの負担を軽減するだけでなく、上司・経理担当者のチェック業務の負担も軽減。
• 管理者は出張申請ワークフローで手配内容を確認。
  手配内容の見える化により出張経費の節減効果が期待。
• 精算時にコーポレートカードやチケットの利用実績データをそのまま反映させることができるため、入力ミス軽減や不正防止。
• 出張者や承認者にアラート通知。
• 出張手配は完了したものの承認を得ていないものや、承認を得た後に手配内容を変更したものがある場合、出張者や承認者にアラート通知。
• 導入時に専属SEが付き、「導入トラブル即応体制」を整備。数回にわたる訪問など手厚いサポートあり。

ペーパーレス化を実現できたことが一番の変化で、これまでの紙・押印文化を脱却する大きな一歩となりました。以前は大量の書類が積み重なっていたデスクがJ`sNAVI NEO導入により、領収書以外のほとんどの書類を電子化でき、人事局担当者と出張者の双方の書類の保管にかかる手間やコストを大幅に削減することができました。

これまでの紙運用では学内便で申請書のやりとりをしていたため、承認者が不在で申請が途中で停まったり、申請ミスによる差戻しにより、平均一週間ほど時間がかかってしまうことがありました。ペーパーレス化の結果、リモートで出張精算ができるようになり、決裁までのスピードも格段に上がり、期限を超過してしまうケースもほとんどなくなりました。

また、人事局の担当者に余力が生まれたことで、出張の妥当性と実在性をより深堀することができるようになりました。大学では国や企業からの外部資金を使った出張も多く、不正利用は絶対にあってはならないため、J’sNAVI NEOを導入したことで、ガバナンスをより強化できたことも大きな成果でした。

様々な制約が多く、いまだに紙書式・押印文化から脱却できないとお悩みの方も多いかと思いますが、一つずつ紐解いていくと、そのほとんどがデジタルに置き換え可能であることに気づきます。紙で処理していることをデジタル化するだけでなく、業務プロセスを併せて見直すことで、圧倒的な業務効率化とユーザビリティ向上を図ることができます。ほかの企業様・学校法人様がどのように運用しているのか、実際の事例をご紹介しながら、J‘ｓNAVI導入後の運用方法までサポートさせていただきます。
お気軽にご相談ください。

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