リアルで開催してきた世界代理店会議が、新型コロナウィルスの影響で開催が困難になり、代案として急遽オンラインでの開催に踏み切ったものの、初の試みとなり課題は山積みでした。手探りの中で綿密な打合せを重ね、各国をオンラインで一つにつないだ事例をご紹介します。
- 背景
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世界代理店会議は、各国の販売代理店の方にメーカーの意思や方針を伝える大切な会議です。どうにか違うかたちで実施ができないかとご相談をいただき、オンライン開催のメリットや過去の実施事例等をご説明したところ、リアル会議に代わる内容としてオンライン会議での実施に至りました。
- 課題
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- オンラインでも、リアル開催と同様に、メーカーの意思や方針を理解してもらい、明確に共有できるのかどうか？
- 開催決定から本番当日までのスケジュールがタイトな中、よりリアル開催に近いものを提供できるのかどうか？
- 初めてのウェビナー使用方法やオンラインでのスムーズな進行方法
- 新型コロナウイルス感染症対策の徹底
- 実施内容
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開催決定から実施日まで限られた時間の中、綿密な打合せを重ね、うまく連携を図れたことで、初めてのオンライン開催を無事に終えることができました。
JTBのサポート
01実施日程と実施回数の決定
- 各国の時差を踏まえ、横浜ゴム様と相談しながら実施日程・回数を決定
02会場下見
- 事前に会場下見、配信プラットフォームの体験会を行ったことで本番のイメージ明確化をはかった
03収録準備
- 事前収録映像撮影にて、撮影場所の位置を四方向で変化させ、登壇者の異なる背景を作成
- 進行台本の作成、それに基づいたスムーズな本番の進行・配信
- 事前に用意した資料を、本番直前にご要望にあわせ臨機応変に編集
- バックパネルの手配・設置
04本番配信
- 本番配信時、回線をより万全な状態にするための簡易工事の実施
- 休憩時間に顔出しをするなど、懇親が図れるよう工夫
05新型コロナウイルス感染症対策
- 登壇者のマイクを一人一本用意
- マスク着用の徹底
- 開催時の様子
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- 導入効果
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オンライン開催により、リアルでは今まで参加ができなかった方など、より多くの方々の参加を可能にし、販売代理店の方にメーカーの意思や方針をしっかりと伝えることができました。リアル開催時と比較してコスト面も大幅に削減することができた分、今後も引続きオンラインで回数を増やして開催することも検討したいと、コメントをいただきました。
- おすすめポイント
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今までのようにイベントや会議を実施したいが、オンラインでの開催に不安をお持ちの企業担当者様。多くの方の参加を可能にし、費用面も抑えられる、といったオンラインならではのメリットを生かし、リアル開催に代わる新たなかたちのイベントとして実施を検討されてみてはいかがでしょうか。一つ一つ課題を解決しながらよりリアルに近づけるよう、新たなスタートへの第一歩をお手伝いさせていただきます。
ご相談当初、担当者様より「通常のウェブ会議と、業者へ委託するオンラインイベントは何が異なるか」お伺いいただきました。誰でも簡単にオンライン接続ができる時代、お客様に求められているものは何か考え、「通常の会議」ではない“会社”主催の「特別な会議・イベント」感の創出を目指しました。この度の世界代理店会議では、事前収録映像の背景、映像レイアウト・テロップ作成、バックパネル手配の他、リモート接続する方が、リアル開催時と変わらずなるべくストレスなく参加頂けるイベントを、横浜ゴム様と一緒に作成し、大きなトラブルなく本番も終えることができました。ニューノーマル時代のイベントのあり方は、まだまだ模索する部分がございますが、少しでもお客様のお役に立てるよう今後も尽力させていただきます。