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企業・団体向け 事例 中央委員会初のオンラインイベント開催!次につながる第一歩

大手企業労働組合 様

本当はリアルで開催したい、でも今はオンラインでやるしかない、という状況に追い込まれて実施した中央委員会。開催まで残された時間は3か月。入念に打合せ、リハーサルを重ねながら、多くの課題を乗り越えて本番を迎え、次回オンラインイベントへの自信にもつなげた成功事例をご紹介いたします。

中央委員会
背景

毎年、全国から東京に集まりリアルで開催してきた中央委員会。新型コロナウイルス感染拡大の影響でリアル開催が難しい状況になり、2020年8月中旬頃、ZOOMを使ったオンライン形式にかたちを変更して開催を決定。例年であれば、1年前には会場を決定し、準備を進めてきたことを、11月の開催まで残り3か月。限られた時間の中で、前例のないオンライン開催に向け様々な問題を想定しながら、本番当日まで手探りでの開催となりました。

課題
  • オンライン開催という前例のないスタイルでの開催で、何をどこまですればよいのか正解がわからない。
  • Web環境が整備されていない地方を含めた13会場の通信環境整備。
  • 新型コロナウイルス感染症対策の実施。
実施した感染症予防対策
  • 検温の実施
  • ソーシャルディスタンス(席と席の間隔を空ける)
  • 休憩事の消毒作業(マイクなど)
  • 1時間ごとの換気
準備日・当日のスケジュール

11月24日(火) 準備日

12:00 映像チーム会場入り

カメラ映像、音響、照明、ZOOM2回線・配信用ネット接続

15:00 各地本会場とZOOM接続チェック
16:00 リハーサル

各会場とのやり取り、13地本拍手音など

18:00 リハーサル終了

労組本部とのZOOM接続チェック

18:30 本部との接続チェック終了
19:30 終了

11月25日(水) 本番日

8:00 各地本会場とZOOM接続チェック
9:00 各会場にて地本ごとに打合せ
10:00 開場
10:30 ~ 18:00 中央委員会
18:00 撤収作業開始
19:30 終了

多くの課題を抱えながら、綿密な打ち合わせとリハーサルのもと、本番ではスムーズに進行することができました。「照明、音声、カメラの位置など、今回の実施により改善点が明確になったので、この経験を来年2月開催予定の全国大会で活かしていきたい。」といった前向きな感想や、「初めてのオンラインの開催で不安もたくさんありましたが、まずは無事に終わってよかった」という安堵の声が聞かれました。オンライン開催では、リアル開催と比較して臨場感が伝わりにくいといった声もあり、少しでもリアルに近づけることは次回以降の大きな課題ですが、まずは今後に向けての第一歩を踏み出すことができました。

導入効果

全国13会場をつないだ初のオンラインでの中央委員会でしたが、オンラインだからこそ、より参加者に伝わりやすいようにと執行委員全員が想いを1つにすることができました。また、遠方の参加者にとっては、移動の負担も軽減され、本来であれば参加が難しかった人も参加できるといったメリットもわかりました。離れた会場をつないだからこそ、いつも以上に一体感の大切さを感じられた中央委員会になりました。

おすすめポイント

コロナ禍において浸透し始めたオンラインイベントですが、これからはオンラインのメリットを押さえ、戦略的に活用することが大きなポイントとなってきます。一緒に課題を乗り越えながら、新たなスタイルへ向けての第一歩となるようサポートいたします。ぜひ貴社のイベントでもご検討ください。

担当者コメント
中央委員会初のオンラインイベント開催!次につながる第一歩
虎ノ門第四事業部 鈴木 康則
虎ノ門第四事業部 鈴木 康則

お客様も私自身も初となる大規模なWEB会議でした。事前に想定される問題点などをあげて検討をしましたが、それでも実際に本番を迎えての気づきが多数ありました。コロナ禍だからこそ体験できた案件であり、大変勉強になった案件でした。来年更に大規模なWEB会議を開催します。今回学ばせていただいた事を、次回へきちんと活かし、お客様満足度を更に上げられるよう努めていきたいと思います。

本事例のメインソリューション

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