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企業・団体向け サービス ミーティング・イベント バーチャル株主総会(ハイブリッド型バーチャル株主総会/バーチャルオンリー株主総会)

新型コロナウイルスの影響によりリアルなコミュニケーション活動が難しい今、ハイブリッド型バーチャル株主総会をすでに実施、検討される企業様も多いのではないでしょうか。JTBグループでは、長年お手伝いさせていただいてきた「リアル株主総会」のノウハウを生かし、インターネット等の手段を用いたバーチャル株主総会(ハイブリッド型バーチャル株主総会/バーチャルオンリー株主総会)をサポートいたします。

バーチャル株主総会とは

取締役や株主等が一堂に会する物理的な場所で株主総会(リアル株主総会)を開催する一方で、リアル株主総会の場に在所しない株主がインターネット等の手段を用いて遠隔地から参加/出席できる株主総会をハイブリッド型バーチャル株主総会といいます。ハイブリッド型バーチャル株主総会の法的・実務的論点を整理するにあっては、株主総会への関与が法律上の「出席」として扱われるか否かによって、「ハイブリッド参加型バーチャル株主総会」と「ハイブリット出席型バーチャル株主総会」に分類をしています。また、バーチャルオンリー株主総会は、産業競争力強化法において、会社法の特例として、「場所の定めのない株主総会」に関する制度が創設され、上場会社において、開催が可能となりました。

リアル株主総会

取締役や株主等が一堂に会する物理的な場所において開催される株主総会。

インターネット等で議決権行使を事前に行うことも含みます。

 

ハイブリッド型バーチャル株主総会

会場での「総会運営対応」から視聴者に届ける「配信」までを一貫体制で支援(部分的な対応も可能)

ハイブリッド型バーチャル株主総会

ハイブリッド参加型
バーチャル株主総会

リアル株主総会の開催に加え、リアル株主総会の開催場所に在所しない株主が、株主総会への法律上の「出席」を伴わずに、インターネット等の手段を用いて審議等を確認・傍聴することができる株主総会をいう。

ハイブリッド出席型
バーチャル株主総会

リアル株主総会の開催に加え、リアル株主総会の場所に在所しない株主が、インターネット等の手段を用いて、株主総会に会社法上の「出席」をすることができる株主総会をいう。

バーチャルオンリー株主総会

物理的な会場を設けず(場所の定めのない)に開催する株主総会をいう。株主や取締役等が一堂に会する必要がありません。

参加型/出席型/バーチャルオンリーのメリットと留意点

ハイブリッド「参加型」バーチャル株主総会

メリット

  • 遠方株主の株主総会参加・傍聴機会の拡大。
  • 複数の株主総会を傍聴することが容易になる。
  • 参加方法の多様化による株主重視の姿勢をアピール。
  • 株主総会の透明性の向上。
  • 情報開示の充実。

留意事項

  • 円滑なインターネット等の手段による参加に向けた環境整備が必要。
  • 株主がインターネット等を活用可能であることが前提。
  • 肖像権等への配慮 (ただし、株主に限定して配信した場合には、肖像権等の問題が生じにくく、より臨場感の増した配信が可能。)

ハイブリッド「出席型」バーチャル株主総会

メリット

  • 遠方株主の出席機会の拡大。
  • 複数の株主総会に出席することが容易になる。
  • 株主総会での質疑等を踏まえた議決権の行使が可能となる。
  • 質問の形態が広がることにより、株主総会における議論(対話)が深まる。
  • 個人株主の議決権行使の活性化につながる可能性。
  • 株主総会の透明性の向上。
  • 出席方法の多様化による株主重視の姿勢をアピール。
  • 情報開示の充実。

留意事項

  • 質問の選別による議事の恣意的な運用につながる可能性。
  • 円滑なバーチャル出席に向けた関係者等との調整やシステム活用等の環境整備。
  • 株主がインターネット等を活用可能であることが前提。
  • どのような場合に決議取消事由にあたるかについての経験則の不足。
  • 濫用的な質問が増加する可能性。
  • 事前の議決権行使に係る株主のインセンティブが低下し、当日の議決権行使がなされない結果、議決権行使率が下がる可能性。

バーチャルオンリー

メリット

  • 物理的な会場の確保が不要で運営コストの削減が可能。
  • 物理的な会場で準備すべき手間がかからなくなる。

留意事項

  • 開催に当たって事前申請が必要。
  • 配信に関して最大限の注意を払うことが必要。
  • 物理的会場が無いことから、バーチャルオンリー型特有の株主対応について注意すべき点がある。
イメージ:質問・アンケート画面
イメージ:(出席型)議決権行使画面

実施フロー

6月総会実施の場合、実施までのご提案&ご決定プロセスをご紹介。

STEP0190日~60日前

プラン決定
  • 参加型・出席型
環境確認
  • 会場環境確認
  • 使用機材確認
お見積もり
  • 費用算出

STEP0230日前

株主告知
  • 株主各種告知
  • 問い合わせ対応開始
回線工事
  • 会場通信確保
  • 光回線工事

STEP03前日・当日

総会前日・当日
  • 前日リハーサル
  • リアル株主総会
  • バーチャル株主総会実施
  • 当日操作問合せ
  • 質疑受付

STEP04後日

総会後
  • 各種報告(ログ・アンケート)
  • 質疑回答のアップ(HP等)
  • 次回への提案

JTBができること

01プランニング

  • 基本方針/イメージの確認
  • 会場提案・下見調査
  • 配信用回線の確認
  • 予算案策定
  • 運営・演出・企画立案

02制作イベント実施

  • 運営計画作成
    (受付・誘導・役員対応・警備計画・会場設営・展示計画・記念品・交通・宿泊・その他必要事項)
  • 警備計画
  • 映像製作
  • 交通宿泊手配(顧問弁護士やスタッフ様用)
  • リハーサル(実際にテスト配信)
  • 当日運営・進行業務

03事後フィードバック

  • 次回に向けた運営時のフィードバック
  • 視聴ログの共有

バーチャル株主総会の導入をご検討されている企業様、また株主総会の開催にあたりお悩みの担当者様は、現状考えられる最善のサポートをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。


ホワイトペーパー(お役立ち資料)バーチャル株主総会のあり方 ~ハイブリッド型、バーチャルオンリーまで~

新型コロナウイルス感染症の流行により、大規模集会の自粛、また新しい生活様式に基づいたイベント実施が要請されている中、株主総会のあり方も大きく変化しています。本年6月には「産業競争力強化法等の一部を改正する等の法律」が公布され、バーチャルオンリー株主総会の開催が可能となりました。
本企画書は、まずは企業ご担当者様にご検討いただくための考え方などを記載したものです。ぜひ、一度ご覧ください。


ホワイトペーパー(お役立ち資料)【セミナー録画】JTBとコインチェックが考える株主総会の開催の在り方について ~リアルからバーチャルオンリー型まで実施事例のご紹介~

  • コロナ禍でのリアル会場での感染対策とは?
  • ハイブリッド型バーチャル株主総会の運営における注意点とは?
  • バーチャルオンリー型株主総会の準備から当日の様子とは?

日頃より開催方法について頭を悩まされている方に解決の糸口が見つかるよう、JTB、JTBコミュニケーションデザイン、コインチェックが実施事例をもとにコロナ禍における株主総会の開催の在り方について考えるセミナーを開催しました。(約60分)