株式会社島津製作所様は、国内外に多数の拠点を持ち、グローバルに事業を展開されています。今回、在職25年を迎えた国内外の社員を対象に、京都で表彰式と祝賀式を開催することとなりました。コロナ禍で延期されていた3年分の対象者を一度に招待するという、これまでにない大規模な訪日イベントです。JTBは、これまでのインバウンド案件で培ったノウハウや企画から運営、情報管理まで一括でサポートできる全国・海外ネットワークを活かし、島津製作所様のご要望に寄り添いながら、安心・高品質なイベント運営を実現しました。
- 背景
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長年にわたり事業を支えてきた社員への感謝を伝えるため、在職25年表彰を毎年実施されていますが、コロナ禍の影響で海外拠点の社員が来日できず、表彰式の開催が延期されていました。今回、3年分の対象者を一度に招待することとなり、従来の規模を大きく超えるイベントとなりました。これまでJTBが対応したインバウンド案件の実績を評価いただき、ご相談をいただきました。
- 課題
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- コロナ禍で来日できなかった海外グループ企業の社員を一度に招待するため、宿泊先の確保や宿泊日数の調整、観光先の選定、出欠確認など、多岐にわたる業務が発生
- 社内システムだけでは対応しきれない業務が多く、外部の専門的な支援が必要
- 訪日イベントのノウハウが不足しており、参加者情報の効率的な集約方法を模索
- 多言語対応や海外との認識のズレを防ぐための仕組みが必要
- 事務局担当者の業務負担をできる限り軽減したい
- 実施内容
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行程
- 1日目午前
- 京都本社の見学ツアー
- 1日目午後
- 表彰式・祝賀式
- 2日目終日
- 希望者を対象に京都市内観光
（金閣寺、平安神宮、島津創業記念資料館など）
表彰式・祝賀式の内容
日程 2024年11月 場所 ホテルオークラ京都 参加者 在職25年を迎えた国内外の社員（過去3年分の対象者を含む） 目的 社員への感謝を形にするための表彰式と文化体験の提供 業務効率化に向けた取り組み
情報集約の効率化
英語対応のWebエントリーシステム「AMARYS」を導入。参加者情報の収集・修正・突合をアウトソーシングし、事務局の工数を大幅に削減。リアルタイムでの英語対応により、海外との認識のズレも防止。
システム活用
対象者の多様なニーズに対応できるよう、AMARYSの予約管理機能を活用し、継続的な運用を見据えた柔軟なシステム運用の構築。
企画から運営までの一貫した対応
祝賀式と観光を一つのツアーとして設計し、参加者の満足度を高めながらも、社内の工数を最小限に抑える運営を実現。
- JTBならではのサポート
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- 企画から運営、現場対応、情報管理までワンストップでサポート
- 英語対応や多様なニーズに応えるシステム活用により、事務局の工数を大幅に削減
- 全国・海外ネットワークと豊富な実績を活かし、初めての大規模インバウンド案件でも安心してお任せいただける体制を構築
- 導入効果
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事務局の業務負担を大幅に軽減し、スムーズな運営を実現。英語対応の情報集約システムにより、海外参加者とのやり取りもスピーディーかつ正確に進行しました。
参加者からは「本社を訪れることができて嬉しかった」「日本文化を体験できて思い出に残った」といった声が寄せられ、感謝の気持ちをしっかり届けることができました。
今後も在職25年表彰は継続される予定であり、回を重ねるごとにより効率的で満足度の高い運営を目指していきます。
3年分の対象者を一度にご招待するという初の試みで、当初は不安もありました。しかし、島津製作所様の「社員への感謝を形にしたい」という思いと、社員の皆様の「日本に行きたい」「本社を訪れたい」という気持ちを繋ぐため、総務部の皆様と連携しながら新しい取り組みに挑戦しました。
今後も在職25年表彰は継続される予定とのことなので、回を重ねるごとにより効率的で満足度の高い運営を目指し、常に思考を巡らせ、行動し、心を込めて運営の質の向上に努めてまいります。
