• 海外選手の情報集約や管理に不安がある。
• 入国時に必要な書類が国によって異なるので、対応が難しい。
• 海外選手の動きを一元管理したいが、効果的なやり方が分からない。

開催日程

2022年5月14日 (土) ～ 15日 (日)

大会名称

ワールドトライアスロンシリーズ（2022/横浜）
ワールドトライアスロンパラシリーズ（2022/横浜）

実施競技

エリート競技
エリートパラトライアスロン競技
エイジ（一般競技）

参加国

31の国と地域から参加
ドイツ、イギリス、アメリカ、オーストリア、スペイン、オランダ、フランス、バミューダ、ノルウェー、ベルギー、チリ、カナダ、ハンガリー、オーストラリア、スイス、イタリア、ルクセンブルク、ポルトガル、ウクライナ、ブラジル、マレーシア、エストニア、ギリシャ、南アフリカ、ニュージーランド、メキシコ、スロバキア、キルギスタン、香港・中国、セルビア、日本

開催場所

横浜市山下公園周辺特設会場（山下公園スタート・フィニッシュ）

国内外のトップ選手はもちろん、一般参加選手、大会運営スタッフをサポートさせていただきました。宿泊、送迎、荷物輸送、食事関連はもちろん、選手の事前練習の予約受付・管理、一般参加者用の特別プランの造成、大会運営ボランティア用の送迎バスなど、大会運営に関する業務をトータルでサポートしました。

① 海外選手の入国に際する情報集約

海外からの入国者約250～300名のパスポート情報やVISA申請先等の情報を集約。主催となる世界トライアスロンシリーズ横浜大会組織委員会・公益社団法人日本トライアスロン連合と連携し、スポーツ庁に提出。

② 海外選手の入国時必用書類の作成

入国時に提出が必要となる誓約書などを各国毎に作成し、送付。

③ 海外選手の入国管理

①で集約した情報を元に、受入れ責任者となる公益社団法人日本トライアスロン連合と連携し、フライト情報の変更等をスポーツ庁経由で外務省と共有。入国情報を本部と共有。

④ 空港到着後の選手輸送(往復)

海外入国者の空港⇔横浜間の送迎手配。
(片道当たり貸切バス十数台利用、リムジンバスやタクシーも併用しスムーズな送迎を実施)

⑤ 荷物運搬

④の選手輸送と合わせて、トライアスロン競技用の自転車(特にパラ選手の2名乗りなどの大型用)を、トラックなどを活用し横浜へ輸送

⑥ 練習会場⇔ホテル間のシャトルバス輸送

練習会場と、各ホテルを繋ぐシャトルバスの運行。

⑦ 練習申込システムの作成

AMARYS※を利用し、選手の事前練習申込管理。

⑧ 海外選手の宿泊手配

海外役員、選手/関係者(日本人含む)の配宿(4ホテルに分宿)並びに精算業務の実施。

⑨ 日本人選手の国内移動のチケット手配

一部の日本人選手の国内移動に関するチケット手配

⑩ スタッフの宿泊手配

大会にかかるスタッフ約300名(延べ約900泊)の宿泊手配。

⑪ ツアーデスク運営

外国人向けのツアーデスク運営(各ホテルに設置)。

⑫ 一般参加者向け大会出走権利＋宿泊のパッケージプラン販売

エイジ部門(一般参加者)の出走権の一部を預かり、宿泊とセットになったパッケージプランとして販売。

⑬ エイジ（一般参加者）向け特別プランの販売

通常の大会エントリー＋専用ラウンジなどを利用できる権利をセットにした特別プランを販売。申込受付をAMARYS※にて実施。

⑭ エイジ（一般参加者）部門の外国籍参加者のエントリー受付

⑧と同様、総参加枠の一部を預かり、外国籍参加者の申込受付実施。

⑮ 一般参加者向け宿泊申込サイトの作成

出走権保有者向けの宿泊プラン作成を作成。申込受付にAMARYS※を利用。

⑯ スポーツ推進委員のボランティアバス手配

大会運営にかかる市内各区からボランティアのボランティア輸送(2日間で計17区で運行)

AMARYS（アマリス）：ミーティング・コンベンションの参加者管理・受付業務の生産性向上をサポートするWebエントリーシステムです。詳細はコチラ

フライトやホテルの変更にも柔軟に対応頂き、送迎時やツアーデスクのスタッフのホスピタリティは素晴らしいと、海外からの参加者よりお褒めの言葉を多数いただきました。
組織委員会へは、参加者の国名・名前・フライト情報・ホテル情報等、大会運営に必要な情報を一元管理できるリストを常にアップデートした状態で共有頂くなど、きめ細やかな対応を頂き、スムーズな大会運営の実現に欠かせないパートナーとなって頂きました。

JTBは、多くの世界大会の運営をサポートしている実績があります。全国の支店の情報を共有し、経験と語学力を兼ね備えたスタッフが柔軟に対応するので、スムースな調整の実現が可能です。社内システムを利用しての情報管理、機密保持にも定評があります。海外からの参加者の日本滞在中のサポートをワンストップで実現します。国際イベントの実施を検討される際は、ぜひご相談ください。