政府が脱ハンコ・ペーパーレス・キャッシュレス化を推進する中、企業規模を問わず、ニューノーマル時代にマッチした経費精算システムを検討する企業が増えています。JTBの法人向け出張手配システムなら、豊富な種類のチケット予約から経費精算まで出張に必要なすべての業務をワンストップ対応。「テレワーク」「ペーパーレス」「キャッシュレス」の実現をサポートします。
出張手配・経費精算におけるこのようなお悩みはありませんか？
- 出張者各自がバラバラにチケットを手配しており、手配内容を把握できていない。
- 出張者が対応する仮払い・立替精算処理、経理担当者が対応する出張者への振込処理の負担が大きい。
- 経費精算にかかる手間や時間が多く、つい後回しにしてしまう。
当社では、ＪＴＢグループがこれまで携わってきたリアルなサービス（旅行、出張、カード）とＩＴの融合による、斬新なソリューションを提供しております。法人向けの各種サービス（飛行機、新幹線、ホテル）が手配できる上、お支払はパッケージツアーも含め法人一括請求払いとなり、出張者の立替負担がなくなります。また、出張チケットの手配内容は精算時に自動で紐付けされ、出張状況の見える化によりガバナンス強化にもつながります。
2つのソリューション
01出張・経費管理ソリューション『J’sNAVI NEO』
～出張の全プロセスをシステム化。ワークフローによる申請から予約・承認・精算・会計計上までを可能にするシステムによりペーパーレス・キャッシュレス・チケットレスを同時に実現～
J’sNAVI NEOは、経費精算ワークフローと出張のオンライン手配システムが一体化した、SaaS型出張総合経費精算クラウドです。日ごろの近隣交通費や交際費等の経費の精算・支払が可能なのはもちろん、国内や海外の出張申請や手配・精算・支払にも活用いただけるオールインワンの経費精算ソリューションです。これ一つでこれまで分散されていた作業や情報を一元管理できることで、更なる業務の効率化・省力化が可能となります。お客様の課題により経費精算機能・出張手配機能を切り離してお使い頂くことも可能です。
「J’sNAVI」シリーズは1990年代後半からリリースし、長年に渡り多くの企業課題に寄り添い、個別カスタマイズで多くの細やかな機能を開発してきました。パッケージ化した現モデルの「J’sNAVI NEO」においてもその多くの機能を踏襲してご提供しています。
J’sNAVI NEOの特長
■ あらゆる経費精算に加えて出張手配も
J’sNAVI NEOは「経費精算システム」と出張時のチケット手配を行う「チケット手配システム」を併せ持ちます。出張時の経費はもちろん、経費全般の精算・一元管理が可能。経費精算機能・チケット手配機能を切り離して利用することも可能です。
■ 日常の経費申請や精算に便利な機能を搭載
コーポレートカード明細の取り込みや交通系ICカードの取り込み、運賃検索ソフトとの連携、スマートフォン対応など、日常の経費申請や精算にも利用でき、CSVによる会計ソフトとの連携も可能です。
■ 電子帳簿保存法対応でテレワーク・ペーパーレス化に貢献
J’sNAVI NEOは電子帳簿保存法に対応した経費精算システム(JIIMA認証取得済）です。タイムスタンプ付与や検索機能などを搭載しており、テレワークの促進やペーパーレス経費精算を実現できます。
■ 出張時のチケットの一括手配が可能。代金は会社に一括請求
飛行機・新幹線・ホテルなど各種出張関連サービスの一括手配が可能。それぞれの請求は同社が取りまとめて一括請求するため、出張手配に関する現金や領収証のやり取りは一切なく、キャッシュレス・ペーパレス運用が実現可能です。出張者の手間の軽減や旅費立て替えの負担を軽減するだけでなく、上司・経理担当者のチェック業務の負担も軽減します。
■ 入力ミス軽減や不正防止
精算時にコーポレートカードやチケットの利用実績データをそのまま反映させることができるため、入力ミス軽減や不正防止にも繋がります。
■ 出張手配の内容もしっかり管理
「出張手配は完了したものの承認を得ていない」場合や、「承認を得た後に手配内容を変更した」場合、出張者や承認者にアラートを配信する機能を持っています。また、管理者は出張申請ワークフローで手配内容を確認可能。手配内容の見える化により出張者の意識改革に繋がり、出張経費の節減効果が期待できます。
旅費・経費精算システム「J’sNAVI NEO」は航空券、新幹線、宿泊などの出張手配から旅費・経費精算までワンストップで提供し、業務効率やコスト削減を実現するソリューション。会計システムやERPシステムとのデータ連携のご要望にも対応します。
J’sNAVI NEO の導入効果（業務効率化・出張旅費削減）
経費精算業務をシステム導入で効率化。経費精算業務に充てていた時間が会社全体で【179時間／月】も縮小できます。また、法人価格の適用が可能になる等のメリットで出張旅費が【282万円／年】も削減できます。
導入事例
電機メーカーA社 ユーザ数約15,000名（グループ21社利用）
グループ全体の経費精算方式の統一と、バックオフィスのシェアード化
導入後の状況
全ての立替経費の支払処理をJ’s NAVI経由に一本化することで、経費関連業務を集約。経理組織のスリム化が実現。
【実績例】経費関連業務を年間工数約27,584時間、61％カット
会計期間の短縮化に対応するため、会計システムの入れ替えと同時にJ’s NAVIを導入したのですが、グループ会計の効率化が促進され、連結決算も スピードアップされました。
システムに対応して、グループ各社の経費ルールを統一。勘定科目も再編しましたが、その際経理知識がない社員の使い勝手を考慮。仕様が統一されたため、グループ間の異動が多い社員も改めて入力業務を学ぶ必要がなくなり、負担感が軽減されました。また、メーカーの場合は出張旅費も製造間接費になったりするケースがあり、一般社員には理解できませんが、J’s NAVIではその辺の工夫もあります。
一般社員にとって大きなメリットは、経費精算の承認状況がわかること。承認履歴が一目瞭然なので、どこで承認が止まっているのかがわかります。 上司のところで止まっていたら、上司を「早く承認してください」と突っつけばいいんです（笑）
シェアードサービス部門（BPO）を地域毎に設置して連携を実現。各社、各部門における領収書のチェック・管理・保管等、経費関連業務の迅速化が実現しました。
02ワークフロー連携可能な出張手配サービス『J’sNAVI Jr.』
～既にご利用中またはご検討中のワークフローシステム、旅費経費精算システムに連携。使い慣れた申請画面から、出張手配もできるように～
国内・海外の出張を知り尽くしたJTBだからできる、出張手配システムです。既にご利用中のワークフローや経費精算システムと連携できる為、出張の申請、手配、精算等の出張関連業務を大幅に効率化します。
導入事例
食品メーカーB社 ユーザー数約3000名
ワークフローシステム連携で、出張データの可視化と一元管理がより便利に
導入前の状況
もともとBzitサービスを利用していました。 社内で経費立替用のワークフローシステムと併用利用していましたが、出張データと、出張申請書の関連付けをする為に、Bzit側の出張番号をワークフロー側に社員が手入力し、経理部門が両方のシステムのデータの突き合わせ作業を行うため、EXCELでマクロを作成し、手作業データ集約をしていた。出張者および経理部門ともに煩雑な作業が発生し、負担が大きくなっていました。
導入後の状況
出張者の番号入力作業、経理部門でのEXCELでの手作業ともに改善され、データの可視化、一元管理がよりしやすくなりました。
ワークフローシステムとの連携で、かならず手配時に出張申請を必須とする運用にし、上司がチェックできるようにしました。結果として現場部門での旅費削減についての意識が高まり、効果が出始めています。
会計システム（ERP）にも連携し、会計システムへのデータ入力や、支払処理も楽になりました。