新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけとして、テレワークを実施している企業が多くなりました。その結果、オンラインで社内イベントを開催するケースも増えています。この記事では、社内イベントの企画担当者に向けて、オンラインで社内イベントを開催する方法についてお届けします。
オンラインで社内イベントを行う重要性とは
新型コロナウイルスの影響によりテレワークやリモートワークが増えました。しかし、テレワークには、社員同士のコミュニケーションが希薄になりやすいという問題があります。オンラインでも実施できる社内イベントを開催すれば、社員同士のコミュニケーションを促せるでしょう。交流が深まると、業務でも連携しやすくなり、会社への帰属意識も高まります。帰属意識の向上は、会社に貢献しようという意識を高めます。
オンラインで社内イベントを行うメリット
社内イベントをオンラインで実施すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、具体的に解説します。
費用の再配分で、より効果的なイベントにできる
社内イベントをオンラインで開催する場合、オフラインとオンラインの違いから必要な費用に違いが出てきます。たとえば、オフラインでは会場や機材を手配するための費用がかかります。開催場所によっては、参加者に交通費を支給しなければなりません。しかし、オンラインなら不要になります。その分を企画費や制作費などに再配分することが可能となり、それにより、効果的なイベント実現にむけて、さまざまな工夫が可能となります。
参加率向上が期待できる
オンラインイベントは、開催時間さえスケジュールを空けておけばどこからでも参加できます。拘束時間も比較的短いため、多くの人に参加してもらえる可能性があります。一方、オフラインイベントでは、移動や宿泊など、1回のイベントのために長時間を費やさなければならない場合もあります。
多拠点の交流が可能になる
オンラインイベントはどこからでも参加できるため、部署内だけでなく各拠点同士の交流も可能です。たとえば、拠点が全国や世界各地にある企業でも全員で集まることができます。同じ企業で働いていても、離れている拠点とは普段なかなか顔をあわせる機会がありません。そのような企業でも、オンラインイベントなら交流が可能です。
01 オンラインイベント事例 エンゲージメント
オンラインイベントの目的は、大別すると「エンゲージメント向上」「知識・スキル向上（研修）」「社員間コミュニケーションの促進」の3つに分けられます。まずは、企業と社員のエンゲージメント向上のための事例をご紹介します。
オンライン社員総会
社員総会は、経営層から社員に対して、会社のビジョンや戦略、年間の方針を伝える大切な場です。これまでは、オフラインで開催していた企業も多いと思いますが、Web会議ツールなどを使用することでオンラインでも開催が可能になります。社長をはじめとする経営層のプレゼンテーションをリアルタイムで配信。チャット機能を活用すれば、リアルタイムに社員からの質問を受け付けることも可能です。また育児などオフラインでは参加が叶わなかった社員も、オンラインであれば参加できるかもしれません。
オンライン表彰イベント
会社に貢献した社員を称える表彰イベント。営業部門を中心に行っている企業が多いかもしれません。オンラインを活用することで、これまで受賞者のみの参加だった表彰イベントを全社員参加に切り替えたり、受賞者のご家族も参加できるようにするなど、イベント自体をリニューアルが可能です。コロナ禍で社員と企業の接点が減る中、企業としての「想い」を伝える表彰イベントは、アフターコロナにおいて価値が高まっていくと考えられます。
02 オンラインイベント事例知識・スキル向上（研修）
知識・スキルの向上（研修）にオンラインを活用するのも一つの方法です。
オンライン合宿
企業のなかには、泊まりがけで研修を実施しているところも多いと思います。新型コロナウイルスの感染が心配される今、オンライン合宿にも注目が集まっています。あらかじめ日時を指定し、自宅から研修に参加してもらいます。Web会議システムを活用すれば、オンラインでもワークショップ形式の研修も実施できます。
（例）4コマプレゼンテーション研修
参加者がそれぞれ4コマ漫画を作り、発表を通してプレゼン力を鍛えるというユニークな研修もあります。自分自身の体験や考えなどをテーマにすると、自己開示の場にもなります。ほかの社員の意外な一面を知るきっかけにもなり、コミュニケーションの促進も可能です。数人が集まれば開催でき、大掛かりな準備も必要ありません。
03 オンラインイベント事例 社員間コミュニケーションの促進
オンラインイベントでは、社員同士のコミュニケーションも促進できます。ここでは、社員間コミュニケーションを目的としたオンラインイベントの企画例を紹介します。
オンラインランチ会
オンラインランチ会の目的は、社員同士の交流です。画面を通して話しながら食事を楽しみます。お昼の時間に行うので、勤務日に開催することができます。企業によっては、オンラインランチ会のために手当を支給しているところもあります。メンバーを部署関係なく無作為に選べば、社内のさまざまな人とつながるきっかけにもなるでしょう。共通の話題がない場合は、あらかじめテーマを設定しておくとランチ会での会話が弾みやすくなります。
リモート懇親会
画面を通して会話をしながらお酒を楽しむリモート懇親会もおすすめです。すでに多くの方が経験されていると思います。ただし、大人数では話しにくいため、テーマごとにあらかじめルームをわけるなど工夫が必要です。あらかじめ参加者の自宅に軽食やおつまみを送付しておけば、参加者同士の会話のきっかけにもなり、一体感も感じられます。懇親会中にゲームを開催するとさらに盛り上がるでしょう。
息抜きミーティング
息抜きミーティングとは、仕事の話を禁止して雑談だけをするイベントです。趣味の話やプライベートの悩みなど、話題は自由に設定できます。息抜きミーティングを行うとコミュニケーションのハードルが下がり、仕事で関わる際に話しやすくなります。あえて業務中に取り入れたり、ほかのオンラインイベントに組み込んだりするのがおすすめです。
イベント時に使えるゲーム・プログラムを紹介
オンラインイベントを企画する時には、さまざまなアイデアが欲しいと思います。ここでは、オンラインイベントで活用できるゲーム・プログラムを紹介します。
ジェスチャーゲーム
ジェスチャーゲームは、あるテーマについて1人が身振り手振りで表現し、何を伝えたいのかをほかの参加者が当てる定番のゲームです。咄嗟の行動が出る場合も多く、仕事中とは異なる一面も見られます。参加者同士の親睦を深められます。
超接写クイズ
超接写クイズは、対象物をWebカメラに近づけて写し、写しているものが何かほかの参加者が当てるクイズです。少しずつ対象物をWebカメラから離していくと、ヒントを出せます。事前に準備していなくてもできるため、話題が尽きた時にも楽しめます。オンラインだからこそできるゲームと言えます。
Good&New
Good&Newは、24時間以内に自分が感じたよかったことや新しいことを探して発表するゲームです。1人ずつ話す時間を設けるため、オンラインイベントでなかなか積極的に話せない人でも楽しめます。それぞれの参加者の個性が出て、意外な一面を垣間見ることができるかもしれません。口を挟まず最後まで聞くというのがルールです。傾聴力も鍛えられます。
オンラインビンゴ
オンラインビンゴは、オンライン用にビンゴをアレンジしたゲームです。ビンゴカードをPDF化し、あらかじめ配布しておきます。ビンゴアプリを活用すれば、すぐに抽選が可能です。離れていてもほかの人が近くにいるような感覚でビンゴを楽しめます。
オンラインで社内イベントを行う際の注意点
社内イベントをオンラインで開催するうえでは、気をつけたいこともあります。具体的な注意点について解説します。
事前にツールや配信環境を確認する
オンラインイベントで使用する機器は、あらかじめ状態をチェックしておきましょう。通信環境はもちろん、マイクやカメラなどの調子が悪ければ、参加者は不満を持ちやすくなります。参加者のなかにはオンラインでのやり取りに慣れていない人もいるため、事前に説明の場を設けると親切です。
時間やスケジュールを工夫する
オンラインイベントはどこからでも参加できますが、時間やスケジュールはきちんと調整する必要があります。なるべく多くの人が集まりやすい日時を設定しましょう。またオンラインイベントは、オフラインイベントに比べて、参加者の集中力が途切れやすいというデメリットがあります。そのため、途中で休憩を入れたり、開催日を分けるなどの工夫も取り入れましょう。
参加者が楽しめる内容にする
オンラインイベントは気軽に参加できますが、その分、途中離脱も簡単にできます。参加者を離脱させないためには、疎外感をもたせないようにするのがポイントです。たとえば、チャット機能で双方向のコミュニケーションを取るなどが効果的です。また随所でクイズを実施すると、参加者も楽しみながら話を聞くことができます。
まとめ
オンラインイベントを開催する企業は増えており、工夫次第でさまざまなものを実施できます。コロナ禍によりテレワークが増え、オフィスに出社する機会は減りました。その分、「社員と企業」「社員と社員」のコミュニケーションは希薄になりやすく、エンゲージメントの低下が心配されます。貴社ではいかがでしょうか？エンゲージメントの低下は、組織としての仕事の生産性に影響を及ぼし兼ねないため対策が必要になってきます。そこで有効なのがオンラインイベントです。ぜひ、貴社でもオンラインイベントを活用して、社員のエンゲージメント向上や社員間コミュニケーションの促進を図ってみてはいかがでしょうか。最後に、オンラインイベントの事例をまとめた資料をご案内します。ぜひ、ご覧ください。
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