オンライン総会とは、会場を設営し参加者が集まって行っていた総会を、オンライン上で行うものです。新型コロナウイルス感染症の影響により、大人数で集まることが難しくことから、オンラインで開催する企業が増えてきています。この記事は、オンライン社員総会を開催予定の担当者に向けて、オンライン社員総会のポイントをお伝えします。
オンライン社員総会の基礎知識
オンライン社員総会を企画・実施するにあたり、知っておきたい基礎知識について解説します。
オンライン社員総会とは？
オンライン社員総会とは、社員総会をオンラインで行うことです。社員総会のために社員が一カ所に集まらなくても済むため、感染症などによる延期・中止のリスクが少ないのが特徴です。新型コロナウイルス感染症拡大が長期化するなか、社員総会をオンラインで開催する企業が増えています。
オンライン社員総会で必要なツール
オンライン社員総会を開催するためには、配信側・受信側の双方にパソコン、インターネット環境、オンライン会議システムがそろっていなければなりません。オンライン社員総会は、Zoomなど通常使用しているWeb会議ツールでも開催できますが、参加人数や必要な機能によっては専用の回線やシステムが必要となります。
オンラインで開催するメリット
オンラインで開催する一番のメリットとしては、社員が会場に集まらなくても良いという点です。遠方の社員でも参加しやすいため、通常の社員総会よりも出席率を上げることができます。またリアルで開催する時のように広い会場を準備する必要がないなど、会場費の節減にもつながり、社員の交通費、飲食にかかる費用などの削減にもつながります。その分、演出など違った施策に投資することもできます。
オンライン社員総会を開催する目的
オフラインであってもオンラインであっても社員総会を行う目的は変わりません。社員総会を開催する意義や目的を解説します。
企業理念・ビジョンを共有する
社員総会は定期的に社員に企業理念やビジョン、経営層の考えなどを共有する場です。ビジョンを共有し、社員が目指すべき方向が明確になると、組織としての一体感が生まれます。この一体感は社員が協力して事業を発展させるうえで非常に重要です。社員にやる気が生まれ、自立的な行動が生まれやすくなります。特にコロナ禍で社員同士のコミュニケーションが薄れている今、企業理念やビジョンの共有の重要性は増しています。
社員のモチベーションを高める
社員総会で優秀な社員を表彰する企業もあります。その社員の実績や工夫など受賞の理由を社員総会で紹介すれば、社員が目指すべき人物像を示すことができます。多くの社員に受賞への意欲が生まれ、全体のモチベーションアップにつながります。
社内のコミュニケーションを活性化する
社員総会は普段会う機会がない部署や、拠点が違う社員とコミュニケーションを取れる場でもあります。社員が一堂に会することによりコミュニケーションが活性化し、社員同士が交流するよい機会になります。社内コミュニケーションが活性化すると、会社全体に一体感が生まれ、協力してよい結果を出そうという空気が生まれます。
オンライン社員総会を開催するまでの流れ
オンライン社員総会を開催するときには、以下のような手順で準備していきます。それぞれについて詳しく解説します。
01実行委員を設置する
一般的に総務・人事の部署が担当することが多いですが、社員総会を企画・運営するメンバーを広く社員から応募・選定し、実行委員会を設置する方法もあります。社員が実行委員を担うと、開催に奔走する様子を他の社員が目にするため、多くの社員に協力する意識が芽生えるといった効果が期待できます。
02社員総会の目的とゴール、全体のプログラムを決める
まずは社員総会の目的とゴールを決めます。そのうえで、当日どのような流れで開催するのか、全体のプログラムを決めます。挨拶は社長のほか誰に頼むのか、など具体的に詰める必要があります。それぞれのプログラムの時間配分を決め、進行スケジュールを作成します。
03入念な準備を行う
オンライン社員総会は事前準備が重要です。まずは配信環境に必要な機材を揃えていきます。登壇者が複数になる場合、規模に応じてカメラの台数も2台以上あったほうがよいかもしれません。安定したインターネット環境を構築するためには、無線Wi-Fiではなく有線でインターネットにつなげたほうが確実です。
04リハーサルを行う
当日と同じ流れを再現するリハーサルは必ず行いましょう。入念に準備したつもりでも、リハーサルをして初めて分かる問題もあります。機材は十分か、立ち位置はどこにするのか、プログラムの予定時間は適切か、などをチェックしましょう。
05本番当日はリハーサル通りに進行する
当日は、基本的にリハーサル通りに運営していきますが、突発的にトラブルが起こる可能性もゼロではありません。事前にトラブルが発生したときには誰が対応するのか、どうするのか、検討し運営側の全員に共有しておきます。
オンライン社員総会のプログラム事例
従来の会場参加型の社員総会ではなく、オンライン開催ならではの演出を紹介します。
参加型の表彰式を開催する
オンライン社員総会をただ見ているだけでは、社員の参加意識は低くなりがちです。受賞者にスポットを当てる、お祝いコメントを同じ部署の人に求めるなど、参加型の表彰式を導入してみてはいかがでしょうか。そうすることにより、社員総会への参加意識が高まる効果が期待されます。
ライブ配信と事前収録を組み合わせる
当日ライブ配信を流すだけではなく、事前に収録したVTRを活用する方法もあります。社内で働いている人の風景を録画して流すなどすれば、他の部署の理解も深まるでしょう。表彰式を同時に行う場合、受賞までの道のりをまとめたVTRやお客様からのコメントVTRを作成するのも効果的です。より感動的な受賞となり、受賞者以外の気持ちも高まります。
出演者を合成してその場にいるように演出する
映像を合成すれば、本当は一緒にいないのに同じ場所にいるように演出することが可能です。日本全国や海外にも拠点がある企業では、別の拠点の社員と会う機会はなかなかありません。映像だけでも一緒にいるように感じられれば、社員全体の一体感が高まるでしょう。オンライン社員総会のデメリットである参加者意識の低下といった問題も防ぐことができるかもしれません。
事前送付・グッズ配布で一体感を生み出す
事前におそろいのグッズを配布しておくと一体感を生み出しやすくなります。例えば、会の始めの乾杯用のシャンパンや、社員総会での表彰式で受賞した人が分かったときに使用するクラッカーなどです。社員総会のあとにオンライン懇親会を行う企業では、紙で作った王冠を全員でかぶった例もあります。
オンライン社員総会を成功させるポイント
オンライン社員総会は通常の社員総会とは少し異なります。そのため、オンライン社員総会ならではの成功ポイントについて解説します。
POINT01配信ツールに不慣れな参加者へのサポート体制を整える
オンライン社員総会では、専用の配信ツールを使用するケースもあるでしょう。初めてそのツールを使用する社員もいるかもしれません。使用方法が分からない社員のために事前に説明資料を配布したり、説明会を開催するのも一つの方法です。当日Wi-Fiが切れてしまい再接続できない、なぜか配信が見られないといった人のためにヘルプデスクを設置しておくのも対策の一つです。
POINT02リアルタイムに高揚感を味わえる工夫をする
オンライン社員総会は会場にいる臨場感を味わいにくいというデメリットがあります。そのため、投稿コメントを表示し、リアルタイムにさまざまな人の感想を読めるようにするなど、高揚感を味わえるような工夫が必要です。そのほか、BGMや背景を適時切り替える、カメラをオンにしてもらう場面をつくるなど、参加している感覚を高める工夫がポイントとなります。
POINT03期待感を持てるように事前周知を徹底する
オンライン開催の場合、会場に行く必要がないため、当日、総会への出席を忘れてしまう社員がいるかもしれません。そのため、オンライン上で社員総会を行うことについて事前の周知が大切です。社内SNSを活用する、ポスターを掲出する、各部署の朝礼などで伝えてもらうなど、運営側が情報を拡散するよう工夫します。
まとめ
昨今、コロナ禍により社員間の交流が減っていると言われており、ここに不安を感じる社員も多いのではないでしょうか？このような時だからこそ、企業のビジョンや戦略を共有する社員総会が重要なのではないでしょうか？オンライン社員総会であればコロナ禍であっても開催が可能です。ただ、オンラインだとリアルとは勝手が違うため、さまざまな工夫が必要です。しかし、「遠方からの社員も参加できる」「リアル開催だと参加が難しい社員も参加できる」など、オンラインだからこそのメリットもあります。貴社でもオンライン社員総会をうまく活用してみてはいかがでしょうか？
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