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企業・団体向け 事例 BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)で、小児科専門医制度に関わる資格認定更新審査業務等の負担を軽減!

公益社団法人 日本小児科学会 様

BPOとは、Business Process Outsourcing の略で、ビジネスで発生する様々な業務を外部にアウトソーシングするという意味です。JTBはこれまで、多くの企業の旅行や社内外イベントを手掛けてきました。そこで培われた参加者管理などのノウハウを生かして、対応できる業務は多岐に渡ります。
公益社団法人日本小児科学会様は、小児科専門医制度に関わる資格認定更新審査業務等を、2022年3月から5ヶ年に渡り、JTBに業務委託されました。BPOを活用して、業務のご負担を大幅に軽減された事例をご紹介します。

背景

小児科専門医の資格は有効期限が5年間なので、5年ごとに更新手続きが必要です。そこで、公益社団法人日本小児科学会様は、約10年前から小児科専門医制度に関わる資格認定更新審査業務を外部委託していました。ところが、委託先が2022年3月で廃業になるということで困った末に、日頃から付き合いのあったJTBに相談しました。

課題
  • 旧委託先は紙ベースで対応しており、データがデジタル化されていないこともあり、作業が膨大で全容が把握できていないこと
  • 委託先には一定程度の医療の専門知識が求められること
  • 個人情報を扱うので、信頼できる委託先であること
実施内容

小児科専門医の資格は有効期限が5年なので、5年ごとに更新が発生します。資格の更新には、小児科医としての勤務実績の他、セミナーを受けて単位を取得する事も必要です。

01資格認定更新審査業務

  1. 毎年2月に資格認定更新審査対象者に案内の郵送(案内総数:約3,500~4,000件)
  2. 書類の受付(受付総数:約3,000件)※更新しない方もいらっしゃる為
  3. データ入力、リスト作成作業
  4. 更新審査書類のチェック(資格の更新に必要な勤務実績とセミナーの単位の確認)
  5. 書類不備等連絡
  6. データをまとめて、小児科学会の上の組織「日本専門医機構」へ報告

02事務局の代行業務

  1. 専任スタッフ2名+ヘルプ要員の確保
  2. 専用電話設置・管理(平日10時~17時)
  3. 専用FAX設置・管理
  4. 専用メールアドレス設置・管理
  5. マニュアル作成
  6. その他各種問合せ対応
導入のスケジュール

2021年

5月 日本小児科学会様よりJTBに相談
6月中旬 JTBより日本小児科学会様へご提案
7月末 JTBへの業務委託決定
10月 旧委託先との引継ぎ開始

2022年

3月 JTBの業務開始/旧委託先の業務終了
今後のスケジュール

業務委託内容については、JTBグループの株式会社JTBビジネストランスフォーム(JBX)と連携して行い、年度毎にマニュアルを更新し、段階的に発展させる計画です。

【助走期】1年目(2022年)

年間通じて小児科学会様より指導を仰ぎながら全体業務を把握・理解する

【自走期】2年目(2023年)

基本的な業務は小児科学会様の指導を仰ぐことなく業務を遂行する

【改善期】3年目(2024年)

全て書面で行っている業務を、Webに移行できないか洗い出しを行う

【試行期】4年目(2025年)

洗い出しを行った業務を一部Webにて試行する

【完成期】5年目(2026年)

Webにて集約可能な業務は完全移行を行い、次期5年を見据えた改善を行う

導入効果

JTBの業務は2022年3月から始まりましたが、緊密な準備を経て、旧委託先からの業務をスムースに引き継ぐ事ができました。業務委託いただいている5年間を段階的(助走期、自走期、改善期、試行期、完成期)に発展させる計画なので、初年度は順調な滑り出しです。

これまで以上に丁寧な事務局対応を行い、小児科学会様と相互に相談・議論を重ねながら、より良い事務局の運営を目指しています。

今後は、年度毎にマニュアルを更新し、業務受託内容における改善点を洗い出し、Webを中心とした時代に即した体制構築・申込み受付スキームを段階的に発展させていく構想です。

担当者コメント
BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)で、小児科専門医制度に関わる資格認定更新審査業務等の負担を軽減!
東京中央支店  中里 昂太
東京中央支店  中里 昂太

私自身がMICEの運営等で長年ご担当をさせていただいており、お気軽にご相談いただける関係性を築いておりました。
その中で本件について旧委託先がなくなってしまうため、委託先を検討しているとお問い合わせをいただきました。
ご相談いただいた際に、ヒアリングを重ねていくとJTBのネットワークを活用することで業務効率を図り、より良いご提案ができるのではないかと考えました。
JBXと連携の上、複数年かけてスキームを簡素化できる旨をご提案を行い、ご用命をいただきました。
2022年は初年度のため年間の業務を把握することに傾注し、今後は複数年かけて現在のスキームをデジタルを活用しながら、事務局様及び申請者の方のご負担軽減ができるよう努めてまいります。

関連サービス・ソリューション

JTBでは、様々なソリューションを組み合わせることで、それぞれのお客さまにあった課題解決⽅法をご提案いたします。