さまざまな国・地域からの参加者の来日から離日までをしっかりサポートします。査証関連の書類の作成・送付はもちろん、参加者登録サイトの構築や運用、会場に到着してからのIDカードの発行など、参加者の管理に関わる業務を一括してお受けします。

会場の使用・設営計画（レイアウト）の策定はもちろん、看板や装飾、IT通信環境の整備まで会場に関わる事項をすべて行います。

予想される参加者数から必要な客室を確保。参加国・地域に応じた割り当て計画から参加者変更に伴う調整まで一括してサポート。輸送については、来日便・離日便に合わせた交通手段の手配はもちろん、開催中のホテル～会場間のシャトルバスの運営や専用車の手配などニーズに合わせた輸送・交通手段をご用意します。

大型コンベンションにおいて夕食会や昼食会などのお食事の時間も参加者同士の貴重なコミュニケーションの機会です。参加者のニーズはもちろんのこと日本らしさ、開催地らしさを活かしたプランを提案いたします。

（例）夕食会テーマ：日本の夏祭り

会場内またはホワイエに「本物の屋台」を設置し、夏祭りの雰囲気を演出します。飲食だけではなく、射的やお面、わた菓子などを配置し、日本のお祭りを感じていただく夕食会としてはいかがでしょうか。

当日の運営は業務が多岐にわたり、すべてのスタッフが統一された意志を持ち、各々の業務分野に応じた的確な対応が求められるとともに各所との連携が非常に重要です。私たちは、スタッフの担当業務を明確化し、優れた参加者対応、要所での語学対応スタッフの配置、各担当との連携により会議全体をサポートします。

報告書作成会議後の処理や各方面への迅速な対応も重要な事項の一つです。御礼状発送、参加登録最終報告、収支決算書作成等、事後のさまざまなアクションもきめ細かくサポートします。