令和2年4月7日、新型コロナウイルス感染拡大により政府は首都圏を中心に7都府県の緊急事態を宣言。その日を境に、人が集まる大規模イベント・セミナー・講演会は軒並み中止・延期となりました。社内における会議やミーティング、講座といった少人数規模の集まりもオンライン配信に変更して実施されるなど、企業ごとに感染防止を理由に工夫がなされることになりました。

「安全面を確保するのが先決だから、しかたないか」と、苦渋の決断を強いられる企業担当者も少なくないでしょう。コロナ禍において、企業が実施するミーティング・イベントの方向性も転換期を迎えています。今回の記事では、企業のミーティング・イベントの主催者が現在どのように考えているのか？今後、自社のミーティング・イベントをどのようにしていくのか？JTBの調査報告レポートから、Withコロナのミーティング・イベント・セミナーの在り方を考えます。

コロナ発生後のイベント実施状況（主催側の視点）

緊急事態宣言を経て、全国で自粛ムードが一気に広まりました。日常生活はもちろん働き方にも大きな変化が起き、企業内のテレワーク推進は拡大しています。こうした背景から、BtoB間のセミナーやイベントも大きな転換期が迫っています。株式会社JTBは、企業のミーティング＆セミナー需要に関する市場調査を2020年6月に実施しました。このレポートから、ウィズコロナが日常となる時代において、BtoB間のミーティング、イベント、セミナーをどう開催・運営していけばよいのか、ヒントを探っていきましょう。

開催/中止・延期それぞれの理由は？

緊急事態宣言後の4～5月中は、約7割がイベント等を中止または延期しました。その理由として最も多かったのは「感染リスクが高い」という内容で、コロナウイルスへの感染対策に関わる要因による延期・中止が上位を占めています。

緊急事態宣言から半年以上経つ現在でも、学生寮や高齢者施設などでクラスターが発生するなど、集団感染が後を絶たない状況です。やはり、不特定多数が集まるイベントでは大規模クラスター発生の恐れがあるため、感染リスクはイベントの中止や延期を決定する大きな要因と言えるでしょう。

そんな中でも中止せず開催を行うイベント主催側にはどんな理由があるのでしょうか。イベント主催者の25.5％が「参加者とのコミュニケーションが必要と感じるため」と回答しました。つまり、オンライン開催では成り立たず、参加者との対面コミュニケーションにイベントの意義があるといったイベント特有の背景が存在し、参加者への十分な感染症対策を前提に開催を決めたという声が挙がりました。

緊急事態宣言解除後の6月以降、主催者の5割以上が実地開催またはオンライン開催を行う方向に変りつつあります。実地開催とオンライン開催で主催者側の考えに違いがあるのでしょうか。

実地開催の質問「企業・団体が主催する会議・イベントを実地開催する場合の条件は？」に対し、「感染対策が整ったら」と回答した人は29.6％、「第2波、第3波がこなかったら」が27.7％、「新型コロナウイルスの終息宣言が出たら」が24.8％という結果に。オンライン開催を決めた理由の最も多かった回答は、「感染する心配がない」で33.8％でした。イベント主催者側がオンライン開催へシフトするもう一つの要因は、「社会的にオンライン化が進んでいるから」というものでした。

ウィズコロナと言われる今後の日常では、対面でのリアルイベントは縮小せざるを得ない見方が強いですが、一方でオンライン開催では活発な議論や円滑な交流が難しいとされるイベントもあります。例えば、ワークショップやハッカソン（IT・ソフトウェア開発分野のイベント）といった双方向のコミュニケーションを要する参加型イベントもその一つです。

対面のコミュニケーションには自分の意図を明確に伝えたり、相手の意図をしっかり読み取れたりする利点があります。今後は、社内・社外のイベントではオンライン適正度とともに、コミュニケーション課題も視野に入れて、ハイブリッドイベント（オンラインと実地で併催すること）も念頭に置いて実施を検討してはいかがでしょうか。

来年以降の開催方式について

次年度以降のイベントの開催方式について、「オンラインやハイブリッド開催に移行する可能性はあるか」の質問には、社外向けイベント担当者の約50％が高いと回答しました。「可能性が高い/やや可能性が高い」と回答した理由には、「参加者、受け入れ地域などの賛同が取れない」「費用面からも来年も継続する可能性が比較的高い」など、これからはハイブリッド型が当たり前になってくるという時代背景を含んだ理由が多い傾向にありました。反対に、「可能性が低い/やや可能性が低い」の回答理由は、「初期費用と運営能力の有無が心配」「PC環境が整っていないところもある」といった内容でした。

Q18今後、企業や団体が主催する会議・イベントの実地開催は、オンライン開催へ変わっていくと思いますか。(n=618)

また、「今後は実地開催からオンライン開催へと変わっていくと思うか」に対する回答を業種別に見ると、約6割がオンラインへ変わると答えました。中でもIT・通信業界（75.4％）、住宅・不動産業界（66.7％）が高い傾向にあり、オンラインへの切り替えの可能性が高いことがわかりました。「変っていくと思う/やや変っていくと思う」と回答した理由を見ると、「圧倒的な利便性とセキュリティーの両方を満たす」「リモート会議の手法が普遍的になり、会議の定番スタイルになっていくと考えられる」とあり、実地開催のままだとする回答理由には、「年配者も多いので、オンライン等は難しそう」と、オンラインへ対応できない高齢者がユーザーにいるという背景を踏まえた内容が目立っていました。

イベント運営者が知りたい参加者の参加意向

緊急事態宣言の解除後、オフラインイベントも徐々に開催されました。しかし、業務上の都合によりイベントなどへ参加を求められた場合、参加者自身はどう思うのでしょうか。テレワーク制度のありなしによって実施開催とオンライン開催で参加への意向が違うか、見てみましょう。

参加者としての参加意向について

Q21仮に、担当業務上の都合で来週行われる会議・イベントへの参加が求められた場合、あなたは参加したいと思いますか。（%）（n=618）

テレワーク制度がある企業と制度がない企業に勤める方へアンケートを行ったところ、実地開催と比べてオンライン開催への参加意欲が高いことがわかりました。実地開催への参加希望と回答した理由を見ると、「オンラインでは臨場感が伝わらないから」「コミュニケーションを深めるためにはオフラインが向いている」など、体験価値やコミュニケーションが理由だとする声が挙がりました。反対に、「参加したくない」と回答した人は、感染リスクが懸念であるという理由でした。

オンライン開催への参加希望と回答した理由では、「内容によってはオンラインでも目的達成できる」と会議やイベントで達成すべき目的に対して、オンラインは効率的であるとの見方が強い傾向にありました。対して否定的な回答を見ると、「オンライン開催で効果が出るとは思えない」と、会議やイベントで解決すべき議題や求める効果が期待できないという理由が目立ちました。

まとめ

これまで通りにイベントを実地開催するか、またオンライン開催するか、それともハイブリッド開催がベストなのかは、業界によって検討する判断基準が異なることは間違いありません。また、イベントの特性や開催エリアなど複合的な要因によっても基準が変わるでしょう。コミュニケーションの質が問われる参加型イベントにおいては、双方の情報伝達のしやすさなども検討しなくてはいけません。

今後は、ニューノーマル時代に沿ったイベント開催方法を模索していくことが求められます。しかし、実地とオンラインのハイブリッドイベントを行う際は、ノウハウがなかったり人手が足りなかったりといったことで現場が困る事態も予想できます。そんなときは、イベント運用を業務委託するという選択肢もあります。イベント運用サービスを利用することでさまざまな課題を見える化し、対応スタッフの負担を軽減できます。

「自社が行うイベントやセミナーがハイブリッドに適しているかどうか知りたい」という方は、下記の実施チェックリストを利用して、ハイブリッド開催における注意点やリスクについて事前に把握しておきましょう。