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企業・団体向け WEBマガジン「#Think Trunk」 オンラインイベントを企画するメリットは?社内・社外の企画例、手順やポイントも解説

2021.07.14
ミーティング・イベント
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会議・イベント運営

新型コロナウイルス感染症の流行を受け、オンラインイベントを実施する企業が増えています。ここでは、オンラインイベントの必要性やメリット、企画に必要な準備についてお届けします。社内外を対象としたオンラインイベントの種類、運営する際のポイントなども解説します。貴社のイベントの成功にお役立てください。

オンラインイベントとは?

オンラインイベントとは、オンラインで開催するイベントです。社内向けとしては、社員総会・入社式・内定式・懇親会・研修・表彰式などが挙げられます。社外向けとしては、株主総会・展示会・戦略発表会・代理店表彰式・セミナー・会社説明会などがあります。

オフラインイベントとの違い・それぞれの特長は?

「オンラインイベント」の特長は以下のとおりです。

  1. 場所を問わず参加できる
  2. 多くの情報を提供できる
  3. 開催費用を節減でき、その分を他の施策に再投資できる

次に「オフラインイベント」の特長です。

  1. 主催者や参加者とコミュニケーションを取りやすい
  2. 「体験」による満足感を得やすい

オンラインイベントは、場所を選ばず参加できるという点が一番の特長です。一方、オフラインイベントは臨場感がポイントで、主催者や参加者の熱量を伝えやすいのが特長と言えます。

なぜ今、オンラインイベントの企画が必要とされるのか?

新型コロナウイルス感染症の影響により、会議やイベントなどのオンライン開催が増えました。オフラインイベントは、感染状況によって中止や延期せざるを得ない場合がありますが、オンラインであれば開催可能です。物理的な移動が制限される状況下になっても、企業活動を止めるわけにはいきません。その際に有効な手段がオンラインの活用です。すでに多くの企業が顧客や社員との接点づくりに有効な手段であることに気づいています。最近では、感染対策を考慮した条件つきでのイベント開催や、一部オンラインを併用したハイブリッド型も見られます。今後は、オンラインとオフライン、ハイブリッド型を戦略的に選ぶ時代になると考えられます。

オンラインイベントを企画するメリット

オンラインイベントを企画するメリットについて、主催する企業の立場から見ていきます。

全国や海外からも参加してもらえる

Web会議システムを活用すると、全国各地から、ときには海外からもオンラインイベントに参加してもらえます。社内イベントであれば、育児や介護など外出が難しい社員でも、在宅で参加することが可能になります。

参加者数の増加が期待できる

オフラインイベントでは、会場の規模にあわせ参加人数の上限を決めねばなりません。その点、オンラインイベントでは、基本的に収容人数に制限はありません。開催場所への移動時間を節約でき、拘束時間を短くできる点からも、参加者数の増加が期待できます。

リアルタイムで参加者の反応が得られる

Web会議システムのチャット機能やアンケート機能を使えば、参加者の声を収集可能です。オンラインイベントは、オフラインイベントよりも投稿のハードルが低いとされていることから、リアルタイムで質問や感想を受け付けやすい手法だと言えます。

新たな顧客にリーチできる可能性がある(社外向けイベント)

物理的な距離や人数制限がネックとなりイベントへの参加を断念していた人も、オンラインなら参加可能です。多種多様な人がオンラインで参加できることから、企業として出会いが増え、新規顧客の開拓が期待できます。

コミュニケーションが活性化する(社内イベント)

コロナ禍でテレワークが増えた企業は多く、社内のコミュケーション不足が懸念されています。貴社ではいかがでしょうか?オンラインイベントを開催すると社内コミュニケーションの活性化を図れ、社内の風通しがよくなり、社員のエンゲージメントの向上が見込めます。

会場費などのコストが抑えられ、他の施策に再投資できる

オフラインのイベントでは、会場費・人件費・交通費・食事代などがかかります。対してオンラインイベントの場合は、配信するための設備とスペースさえあればイベントを開催できます。オフラインでかかっていたコストを抑えることで、オンラインイベントの演出や、その他の施策に再投資することができます。

オンラインイベントの企画を進める手順・必要な準備とは?

オンラインイベントをスムーズに企画するための、手順や準備物を紹介します。

01イベントの目的・ゴール・KPIを設定する

まずはイベントの目的・ゴールを設定することが大切です。目的とゴールが決まるとイベントの内容を企画しやすくなります。また、KPIも設定しましょう。KPIとは目的を達成できたか判断するための指標です。参加者数や参加者の満足度、イベント後に質問や申し込みをした人数などの目標値を事前に決めます。

02参加してほしい人(=ターゲット)を決める

どんな人にイベントに参加してほしいのか、ターゲットを設定しましょう。性別や年齢・居住地・従事する業種や職種・役職などを具体的に絞り込んでいきます。

03コンテンツ(内容・予算・形式・配信方法など)を決める

ターゲットを想定し、イベントの内容を決めましょう。配信方法はライブ配信か事前収録か、形式は参加型かセミナー型か、アーカイブは必要かなどを検討します。また、著名人を招くようなオンラインイベントを開催する場合は予算確保も必要です。全体の予算も設定しておきましょう。

04開催日時・配信場所を決める

開催日時を決め、コンテンツの内容から必要な要素を挙げ、逆算してスケジュールを立てます。撮影・配信場所、必要な機材などを検討しますが、社内で準備が難しければ外部の会社へのアウトソースも検討しましょう。特に社外向けのイベントの場合は、外注することをおすすめします。

05集客方法を決める

オフラインイベントと同様に、オンラインイベントでも集客が必須です。社内であれば、社員やそのご家族、社外であれば既存顧客や新規顧客への告知方法を考えます。参加者数を高めるための宣伝・告知の内容や手段、時期などを決めましょう。SNSでの告知や企業のホームページへの掲出、デジタル広告などさまざまな手段が考えられます。

社内向けオンラインイベントの企画例

オンラインイベントについて、社内向けの企画例を紹介します。貴社の目的に応じて参考にしてください。

社員総会

社員総会とは、全社員が参加し情報や目標・成果などを共有し合うイベントです。チャット機能や投票機能を活用すれば参加者の反応を確かめつつ進行できます。また、多くの社員のスケジュールをあわせる点においても、オンラインは有効です。

入社式・内定式

入社式・内定式は新入社員と役員が主に参加し、入社への意思を確認し、企業風土を感じてもらう目的で開催されます。オンラインの入社式・内定式を開催すると、新入社員に歓迎する気持ちを伝えられます。最近では、キャリアを考える一つの場として入社式を開催する企業もあります。

表彰式

オンラインならば遠方の受賞者も無理なく参加できます。また受賞者本人だけではなく、社員全体のモチベーションアップにもつながります。ご家族も一緒に視聴する企業もあります。会社側としては、自社が求める人物像を、画面越しに多くの社員に伝えられる点もメリットです。

オンライン懇親会(ランチ会)

懇親会は業務の話は抜きで、社員の親睦を深めるために開催されます。オンラインならばさまざまな部署の人と交流しやすく、リモートワークで発生しがちな孤独感が和らぎます。社員同士の親睦を深めるためにゲームを行うのも効果的です。オンラインでも可能なものとしては、人狼・謎解き・クイズ・絵しりとり・ビンゴなどが挙げられます。自宅から参加する場合は家族の参加も可能です。

オンライン研修・合宿

研修や合宿は、業務にかかわる内容や、基本的なビジネスマナーを指導するために開催されます。オンラインならばリアルタイムで質問ができるほか、移動の手間がないためスケジュールをあわせやすい点もメリットです。

社外向けオンラインイベントの企画例

次に、社外向けのオンラインイベント企画例を紹介します。貴社の目的に応じて参考にしてください。

株主総会

株主総会には株主や企業の取締役、監査役などが出席し、経営状況や事業方針の伝達、審議などが行われます。オンラインを活用した株主総会としては、「ハイブリッド型バーチャル株主総会」と呼ばれるものがあります。取締役や株主等が一堂に会する物理的な場所で株主総会(リアル株主総会)を開催する一方で、リアル株主総会の場に在所しない株主がインターネット等の手段を用いて遠隔地から参加・出席することを許容する形態です。そして2021年6月、産業競争力強化法が改正され、オンラインだけで株主総会を開催することが可能となりました。今後、オンラインを活用した株主総会が一層増えていくと思われます。

【関連情報:ソリューション紹介】

ハイブリッド型バーチャル株主総会

展示会・新商品PRイベント

展示会・新商品PRイベントは、顧客との大事な接点です。コロナ禍によって、オンラインでの開催が増えました。Webというバーチャル空間で行うため、国の垣根を越えた大規模展示会や、オフラインでの展示会とオンライン展示会を同時に開催するなど、新たな形の展示会も行われています。より多くの顧客に自社の魅力をアピールでき、参加企業にかかわるデータの収集も容易にできるなど、デジタルマーケティングとの親和性が強いのがポイントです。

オンラインセミナー(ウェビナー)

オンラインセミナーは、外部の講師などを呼んで開催する勉強会です。自社の製品やサービスの紹介と組み合わせるものもあります。オフラインと違いオンラインのセミナーには人数の制限が基本的にありません。また、複数回開催してもコストを抑えられるため、多くの人にセミナーに参加してもらえます。また録画しておけば、繰り返し配信することも可能です。チャット機能やアンケート機能で、参加者の反応を確認しながら進行できるのもオンラインセミナーの魅力です。

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ビジネスイベントのオンライン開催をサポートするデジタルプラットフォーム『JCD Event Platform』

オンラインイベント開催時の注意点

オンラインイベントを無事に開催するための準備やセキュリティ面について紹介します。

配信環境を整える・事前テストを行う

イベントの内容や規模によっては、専用のインターネット回線が必要な場合もあります。またオンラインでは、配信中に音声や映像トラブルが発生する可能性があります。事前に配信環境をチェックしましょう。当日のトラブルに備え、対応できる社員やサポートの方法も決めておきましょう。

セキュリティ面に注意する

オンラインイベントは、自宅などオフィス以外からでも参加可能です。社内向けのように機密性の高い内容は、視聴場所を指定するなどセキュリティ面への配慮が求められます。

リマインドをする

オンラインイベントは、気軽に参加できる点が魅力である一方、忘れられてしまう可能性もあります。イベントの開始時間・入室可能時間・URLや注意事項などをイベント開催前にリマインドとして送り、参加率を高めましょう。

オンラインイベントを成功させるためのポイント

オンラインイベントを成功させるための工夫や運営側の当日の役割のポイントについて紹介します。

POINT01参加者が飽きないコンテンツづくりを意識する

オンラインイベントはオフラインイベントと比べると空気感を味わいにくく、参加者は集中を保つことは困難です。参加者の離脱を防ぐには、内容やタイムテーブルについて工夫が必要です。チャット機能やアンケート機能を活用したり、こまめに休憩を入れるなどしましょう。

POINT02文字情報は詰め込みすぎない

投影スライドは、文字情報を入れすぎないようにしましょう。また、文字の大きさにも注意が必要です。スマートフォンで閲覧すると、表示される文字がかなり小さくなるためです。イベント内容によっては、視聴デバイスについても案内が必要になってきます。

POINT03運営側の役割分担を事前に決めておく

登壇者(出演者)が複数いる場合は、進行役、参加者への対応役など役割を明確に分担しておくと当日の進行がスムーズです。進行マニュアルを作ることをおすすめします。社員のみでの運営に不安があれば、運営、サポートなどを外部に発注することも有効です。

POINT04視聴画面や待機中画面を工夫する

オンラインイベントでは画面から多くの情報を得るため、視聴画面を工夫しましょう。たとえば、登壇者の背景を統一すると、参加者はコンテンツに集中しやすくなります。また、開始前や休憩時間中の画面にこだわると、参加者に行き届いているイベントだと感じてもらえます。


まとめ

オンラインイベントは、さまざまな目的で開催されますが、主催する企業にとって大いにメリットがあります。これまでは、緊急回避的にオンラインイベントを実施してきた企業が多いと思いますが、これからは戦略的にオンライン、オフライン、ハイブリッド型を活用していく時代です。イベント成功には、まずは目的とゴールを設定することが重要です。オフラインで実施していたイベントであれば、どんな目的で開催していたのか、どのような人を対象にしていたのか、効果が出ていたのかを検証することが第一歩です。そのうえで、参加者目線でコンテンツを検討していきます。また配信環境や事前準備、セキュリティ面にも注意が必要です。貴社でも社員や顧客との新たな接点として、オンラインイベントを検討してみてはいかがでしょうか。


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