自社でイベントを開催する場合、経費や人件費などのさまざまな費用がかかります。イベント費用をできるだけ抑えたいと考えている企業の担当者の方も多くいるのではないでしょうか。この記事では、イベント開催にかかる費用を補てんできる補助金について紹介します。補助金制度を申請する方法や手順、注意点なども紹介していますので、ぜひご覧ください。
INDEX
イベント開催で利用できる補助金とは
補助金は、さまざまな目的で企業が利用できる制度です。以下では、具体的にどのような制度なのかを紹介します。
補助金とは
イベント開催で利用可能な補助金とは、企業が主催するイベントを対象に、開催にかかった費用の一部を補てんしてもらえる制度のことです。対象となるイベントの一例としては、自社の商品・サービスの展示・宣伝などを目的にしたイベントや、社外の人も参加できるイベント、数社が合同で主催するイベントなどが挙げられます。
ただし、フリーマーケットや物産展などの物品販売を主目的とするイベントは対象外のこともあります。 補助金制度は国のものだけでなく、各都道府県や市区町村といった地域単位でも独自に実施されています。特に地域活性化を目的とした補助金では、その地域ならではのイベントが対象となるケースも多いため、自社のイベント開催地での制度を重点的に調べることが重要です。対象となる事業も、単体のイベントだけでなく、関連する商品開発やプロモーション活動を含めた「イベント等事業」として幅広く認められる場合があります。補助金を利用する場合は、制度を管轄している公的機関や自治体の窓口に申請を行う必要があります。
補助金額・補助率とは
補助金制度では、あらかじめ上限額や補助率が定められています。補助率とは、補助金を計算する際に用いられる比率のことです。たとえば、小規模事業者持続化補助金の場合、補助金として受け取ることができる上限額は50万円までで、補助率は3分の2となっています。補助金額を事前に把握しておくために、補助金の上限額と補助率を確認しておくことをおすすめします。
補助金と助成金の違い
政府や各自治体では、補助金制度のほかに助成金制度に取り組んでいます。補助金と助成金は、事業者をサポートするために返済が不要な金銭を支給するという面では似ていますが、違いがあります。
補助金は給付が約束されていない
補助金は、受給資格や条件を満たした上で審査に通った企業のみが対象です。ただし、申請をして審査に通れば、すべての企業が補助金を受け取れるわけではありません。補助金制度はコンペ形式で給付する企業を決定するため、申請する企業数が多いと倍率が高くなります。申請・審査を経て受け取った補助金は、基本的に返済の義務はありません。
助成金は受給資格・条件を満たせば支給される
助成金の対象者は、受給資格や条件を満たしたすべての企業です。助成金を受け取った企業に返済の義務はありません。返済が不要なのは、補助金と共通する点です。助成金は申請したすべての企業に支給されますが、補助金は申請してもコンペに選ばれた上で審査を通過しなければ支給されません。
補助金と助成金を利用するメリットとデメリット
補助金と助成金を利用するメリットには、返済不要であること、企業の資金負担を軽減できることが挙げられます。一方で、デメリットとしては、補助金の場合は競争率が高く、申請が通らない可能性があることや、助成金でも受給条件を満たさなければならないことがあります。利用する際は、これらのメリットとデメリットを十分に理解し、申請の手続きを進めることが重要です。
イベントの開催にかかる費用相場
企業がイベントを開催する際、どのくらいの費用がかかるのか、補助金の対象になる経費項目を紹介します。
イベント開催にかかる費用
イベント開催に必要な費用は、運営・告知にかかる費用や出展料、ブースの装飾費用などです。運営・告知にかかる費用は、手段によって異なります。例えば、イベントの告知をメールで済ませる場合は費用がかかりません。案内状を郵送する場合は、印刷代や郵送費が発生します。ブースの出展料の相場は20～60万円程度、装飾を施す際にかかる工事費の相場は60～100万円程度です。
補助金の対象に入る経費
補助金の対象になる経費項目は、申請を出す補助金制度によって異なります。対象となる経費以外の費用を申請しても、補助金を受け取ることはできません。一般的なビジネスイベントに利用できる補助金で対象となる経費は、大きく分けて展示会の参加費用と販売促進費の2種類です。具体的には、会場の使用料や展示装飾にかかった経費、オンラインイベントの出展料などが挙げられます。
具体的な費用削減の方法
費用削減の方法としては、オンラインプラットフォームを利用してイベントを開催することで会場費を削減する方法や、SNSを活用して告知を行い広告費を抑える方法があります。また、地元の企業と連携することで、共同のプロモーションを行い、参加費用を分担することも効果的です。これらの方法を活用し、できる限りコストを抑える計画を立てることが重要です。
イベント開催に利用できる補助金の申請方法
電子申請の方法
電子申請では、各自治体や政府の専用ウェブサイトから必要な書類をダウンロードし、オンラインフォームに記入して申請します。電子申請の利点は、書類の郵送が不要であり、手続きが迅速に進められることです。申請する際は、電子署名が必要な場合もあるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
書面での郵送方法
書面での申請は、必要書類を印刷し、所定の宛先へ郵送する方法です。郵送申請の際は、書類に不備がないか、必要な情報が全て揃っているかを再確認することが重要です。郵送状況を追跡できるよう、簡易書留などを利用することを推奨します。
申請時の注意点
申請時には、申請書類の内容を正確に記入し、必要な添付書類を全て揃えることが求められます。不備がある場合、審査が遅れる可能性があるため、慎重に確認することが重要です。また、申請が承認されるまでの期間を考慮し、余裕を持ったスケジュールで準備を進めることが成功の鍵となります。
補助金制度を利用する流れ
補助金制度への申請から補助金の支給までの流れを、4つのステップに分けて紹介します。
STEP01管轄の役所へ申請の手続きを行う
まずは、経済産業省などの国の機関や、イベント開催地の自治体のホームページにアクセスし、公募中の補助金制度を探します。申請したい制度が見つかったら、公募要領を熟読し、事業計画を具体的に練り上げることが採択の鍵となります。なぜなら、補助金の審査では、イベントが単なる開催で終わらず、将来的な事業化につながるか、地域にどのような好影響を与えるかといった点が重視されるためです。計画書には、そうした将来性や社会的な意義を明確に盛り込む必要があります。 そのうえで、応募申請書や事業計画書、経費明細書といった必要書類を作成し、事務局に提出します。
STEP02審査・補助金額の決定
申請書の提出後は、所管官庁や事務局で補助金を支給する企業を決定するための審査が行われます。審査に通過した企業は補助金の交付が決まります。その後、事務局から審査を通った企業宛てに、申請可能な金額が記載された決定通知が届くといった流れが一般的です。審査の際に申請できる補助金額が決まるため、必ずしも申請した金額が100％支給されるとは限りません。
STEP03事業完了報告書の作成・提出
申請したイベントの開催は、補助金の交付決定日以降でなければ事業を開始できません。さらに、イベント開催の終了後は、事業完了報告書を所管官庁に提出する必要があります。官庁では事業完了報告書をもとに確定検査を実施し、書類に不備がないかの最終チェックが行われます。万が一、書類に不備があると補助金が支給されないため、書類の記載漏れなどを事前に確認することが大切です。
STEP04請求書の提出・補助金の振込
官庁による確定検査を経て、実際に支給される補助金額が決定します。その後、事務局から補助金額の確定通知が申請企業に郵送されます。確定通知を受け取った企業は、所定の様式に沿って請求書を作成し、事務局へ書類を提出しなければなりません。請求書の提出をもって、所管官庁から企業に対し、確定した補助金が支給される流れになっています。
イベント開催において補助金を利用する際の注意点
企業がイベント開催にあたり補助金を申請する場合の注意点について、紹介します。
もらえなかった場合の想定と事前準備の重要性
補助金や助成金を受けられなかった場合に備え、事前に自己資金を確保しておくことが重要です。また、複数の資金調達方法を検討し、万が一の事態に備えておくことが企業の安定につながります。申請の結果が出るまでの期間も考慮し、計画的に資金繰りを行うことが求められます。
補助金が課税対象になる場合の考慮事項
補助金を受け取った場合、その金額が課税対象となることがあります。特に、事業所得として計上される場合には、適切な税金の申告が必要です。税務処理については、税理士など専門家に相談し、適切な対応を行うことが重要です。
不正受給を防ぐための対策
不正受給を防ぐためには、事業内容を偽らず、正確な情報を提供することが求められます。また、提出する書類には、必ず証拠となる資料を添付し、信頼性を高めることが重要です。内部監査を行い、社内のチェック体制を整えることも、不正を未然に防ぐために有効です。
まとめ
イベント費用を抑えたい担当者の方は、補助金の利用を検討されてはいかがでしょうか。補助金は、イベント開催にかかる費用を政府や各自治体に補てんしてもらえる制度です。補助金の交付を受けられれば、イベント開催にかかる費用を抑えられます。補助金は、原則として返済不要ですが、さまざまな種類があり、仕組みが異なります。そして費用を抑えたい担当者の方にもう1つ知っていただきたいのが、イベントにおけるコスト削減を含む考え方である「ビジネスイベントマネジメント」です。
ビジネスイベントマネジメントとは、キックオフミーティングを含む企業で開催されるイベントを統合的に管理し、コスト削減やサービスの品質向上などの実現を目指すために、企業全体のビジョン・事業戦略のゴール達成につなげる取り組みの総称です。
近年、注目を集めている考え方なので、ビジネスイベントを開催する企業は、ぜひご覧ください。
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