自社でイベントを開催する場合、経費や人件費などのさまざまな費用がかかります。イベント費用をできるだけ抑えたいと考えている企業の担当者の方も多くいるのではないでしょうか。この記事では、イベント開催にかかる費用を補てんできる補助金について紹介します。補助金制度を申請する方法や手順、注意点なども紹介していますので、ぜひご覧ください。
INDEX
イベント開催で利用できる補助金とは
補助金は、さまざまな目的で企業が利用できる制度です。以下では、具体的にどのような制度なのかを紹介します。
補助金とは
イベント開催で利用可能な補助金とは、企業が主催するイベントを対象に、開催にかかった費用の一部を補てんしてもらえる制度のことです。対象となるイベントの一例としては、自社の商品・サービスの展示・宣伝などを目的にしたイベントや、社外の人も参加できるイベント、数社が合同で主催するイベントなどが挙げられます。
ただし、フリーマーケットや物産展などの物品販売を目的とするイベントは対象外のこともあります。補助金制度は政府だけでなく、各自治体でも取り組まれています。補助金を利用する場合は、制度を管轄している公的機関や自治体の窓口に申請を行う必要があります。
補助金額・補助率とは
補助金制度では、あらかじめ上限額や補助率が定められています。補助率とは、補助金を計算する際に用いられる比率のことです。たとえば、小規模事業者持続化補助金の場合、補助金として受け取ることができる上限額は50万円までで、補助率は3分の2となっています。補助金額を事前に把握しておくために、補助金の上限額と補助率を確認しておくことをおすすめします。
補助金と助成金の違い
政府や各自治体では、補助金制度のほかに助成金制度に取り組んでいます。補助金と助成金は、事業者をサポートするために返済が不要な金銭を支給するという面では似ていますが、違いがあります。
補助金は給付が約束されていない
補助金は、受給資格や条件を満たした上で審査に通った企業のみが対象です。ただし、申請をして審査に通れば、すべての企業が補助金を受け取れるわけではありません。補助金制度はコンペ形式で給付する企業を決定するため、申請する企業数が多いと倍率が高くなります。申請・審査を経て受け取った補助金は、基本的に返済の義務はありません。
助成金は受給資格・条件を満たせば支給される
助成金の対象者は、受給資格や条件を満たしたすべての企業です。助成金を受け取った企業に返済の義務はありません。返済が不要なのは、補助金と共通する点です。助成金は申請したすべての企業に支給されますが、補助金は申請してもコンペに選ばれた上で審査を通過しなければ支給されません。
イベントの開催にかかる費用相場
企業がイベントを開催する際、どのくらいの費用がかかるのか、補助金の対象になる経費項目を紹介します。
イベント開催にかかる費用
イベント開催に必要な費用は、運営・告知にかかる費用や出展料、ブースの装飾費用などです。運営・告知にかかる費用は、手段によって異なります。例えば、イベントの告知をメールで済ませる場合は費用がかかりません。案内状を郵送する場合は、印刷代や郵送費が発生します。ブースの出展料の相場は20～60万円程度、装飾を施す際にかかる工事費の相場は60～100万円程度です。
補助金の対象に入る経費
補助金の対象になる経費項目は、申請を出す補助金制度によって異なります。対象となる経費以外の費用を申請しても、補助金を受け取ることはできません。一般的なビジネスイベントに利用できる補助金で対象となる経費は、大きく分けて展示会の参加費用と販売促進費の2種類です。具体的には、会場の使用料や展示装飾にかかった経費、オンラインイベントの出展料などが挙げられます。
イベント開催に利用できる補助金の申請方法
企業がイベント開催の際に補助金制度を利用する場合、電子申請と書面での郵送による2種類の申請方法があります。電子申請による申請方法を選ぶと、オンライン上で補助金の申請手続きが行えるため、書面による郵送よりもスムーズに手続きができます。書面で郵送する場合は、窓口の事務局に提出するのが原則です。
補助金の申請方法の詳細は経済産業省のホームページや、募集期間中に公開されている公募要領で確認できます。
補助金制度を利用する流れ
補助金制度への申請から補助金の支給までの流れを、4つのステップに分けて紹介します。
STEP01管轄の役所へ申請の手続きを行う
まずは、経済産業省や自治体のホームページにアクセスし、申請可能な補助金制度の公募を探します。申請したい補助金制度が見つかったら公募要領の内容に従い、申請書を含む必要書類の一式を作成して窓口の事務局に提出します。提出時に必要な書類は、応募申請書と事業計画書、経費明細書、事業要請書などです。
STEP02審査・補助金額の決定
申請書の提出後は、所管官庁や事務局で補助金を支給する企業を決定するための審査が行われます。審査に通過した企業は補助金の交付が決まります。その後、事務局から審査を通った企業宛てに、申請可能な金額が記載された決定通知が届くといった流れが一般的です。審査の際に申請できる補助金額が決まるため、必ずしも申請した金額が100％支給されるとは限りません。
STEP03事業完了報告書の作成・提出
申請したイベントの開催は、補助金の交付決定日以降でなければ事業を開始できません。さらに、イベント開催の終了後は、事業完了報告書を所管官庁に提出する必要があります。官庁では事業完了報告書をもとに確定検査を実施し、書類に不備がないかの最終チェックが行われます。万が一、書類に不備があると補助金が支給されないため、書類の記載漏れなどを事前に確認することが大切です。
STEP04請求書の提出・補助金の振込
官庁による確定検査を経て、実際に支給される補助金額が決定します。その後、事務局から補助金額の確定通知が申請企業に郵送されます。確定通知を受け取った企業は、所定の様式に沿って請求書を作成し、事務局へ書類を提出しなければなりません。請求書の提出をもって、所管官庁から企業に対し、確定した補助金が支給される流れになっています。
イベント開催において補助金を利用する際の注意点
企業がイベント開催にあたり補助金を申請する場合の注意点について、紹介します。
イベント開催に必要なコストは自社で用意しておく必要がある
補助金の交付は、イベント実施後のタイミングが多く、後払いが原則です。また、補助金制度の申請から補助金が企業に支給されるまでにかかる期間は、1年程度と言われています。そのため、支給された補助金を当てにしてイベント開催に補てんすることはできません。また、申請しても応募数が多い場合、補助金を受けられない可能性があるため、イベント開催にかかる費用は自社で用意することが大切です。
申請しても補助金をもらえない場合がある
補助金制度は税金を財源としており、あらかじめ設定された予算に達すると、募集期間中でも打ち切られる場合があります。また、申請手続きをしても審査を通過できないと、補助金は支給されません。さらに、事業開始の前後に実施される審査や確定検査によって給付するのか、補助金額をいくらにするのかが決まるため、満額を受け取れない可能性があります。
まとめ
補助金は、イベント開催にかかる費用を政府や各自治体に補てんしてもらえる制度です。補助金の交付を受けられれば、イベント開催にかかる費用を抑えられます。補助金は、原則として返済不要ですが、さまざまな種類があり、仕組みが異なります。また、補助金が支給される場合でも、すべての費用を賄えるわけではないため、イベント開催を効率よく運営することが重要です。イベントを開催するにあたって、なるべく費用を抑えたいという担当者の方は、ぜひ補助金を受けることを検討してみてはいかがでしょうか。
最後に、ビジネスイベントマネジメントという考え方を紹介します。ビジネスイベントマネジメントとは、キックオフミーティングを含む企業で開催されるイベントを統合的に管理し、コスト削減やサービスの品質向上などの実現を目指すために、企業全体のビジョン・事業戦略のゴール達成につなげる取り組みの総称です。近年、注目を集めている考え方です。ビジネスイベントの担当の方は、ぜひご覧ください。
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