記者発表会は新しい商品やサービスを告知するための有効な施策の1つです。記者発表会を成功させるためには、事前の準備を徹底すること、効果的なプレスリリースを打ち出すことが重要となります。この記事では、記者発表会の概要や準備の方法、プレスリリースの作成方法や注意点を紹介します。また記事の最後には、開催に役立つ「開催地・会場選定77のヒント」の資料も掲載しております。ぜひ、ご覧ください。
記者発表会とは
記者発表会とはメディアに対して、企業の新製品や新サービス、今後の事業展開などを発表する場のことです。世間に広く知ってもらいたい情報がある場合は、記者発表会を行うことでメディアを通じて多くの人に届けられる可能性があります。記者発表会の内容がメディアに載せられるかどうかは、各メディアの判断に左右され、話題性が高いものほど露出も多くなります。
記者発表会と記者会見の違い
記者発表会に似た単語として記者会見がありますが、この2つでは発信者のスタンスが違っています。記者会見はメディアや世間からの要望を受け、特定の事実を発表する受動的なもの。一方、記者発表会は前述したように、企業が世間に知ってもらいたい内容を、世間の声やメディアの要望とは関係なく能動的に公表するものです。
記者発表会の準備
記者発表会の準備について紹介します。
STEP01開催日程の決定・会場の選定・下見・予約
まずは開催の日時を決め、その後に会場を決定します。メディア関係者が比較的集まりやすい日程は、平日の午後です。会場を選ぶ際は、WEBなどで情報収集した後に、実際に足を運んで下見することがおすすめです。
会場を選ぶ際のポイントは、広さが十分にあるのか、記者発表会に必要な設備を備えているのか、アクセスの良い立地であるのかなどです。また、発表内容のイメージに合った会場を選ぶことも重要となります。
STEP02企画書の作成・プレスリリースの作成・配信
次に企画書を作り、プレスリリースの作成と配信を行います。プレスリリースとは新商品や新サービスなどの情報を、ニュース素材として利用しやすいように文書としてまとめたものです。
企画書のポイントは独自性や話題性、時事性のいずれかをフックにし、メディアに取り上げられやすい情報を盛り込むことです。タイトルやキャッチコピーを工夫し、印象的な記者発表会にすることが重要となります。
STEP03発表者や司会者を決める
記者発表会の内容がある程度固まれば、次は発表者や司会者を決定します。発表者はメディアに向けた説明を行う重要な役割で、企業の責任者が担当することが一般的です。メディアに正確な情報を発信し、質問にも対応できることが求められます。
司会者は全体の進行を取り仕切ります。発表や質疑応答での時間管理を担う大切な役割です。多くの場合、司会者としては企業の広報担当者や、プロの司会者、フリーアナウンサーなどが選ばれます。
STEP04メディアの誘致
次にメディアの誘致のための案内状を送ります。案内状の記載項目は、記者発表会の開催日時や場所、主旨、出欠の確認や締切日、窓口への連絡先などです。
招待の主な方法はメールやFAX、電話、オフィスへの持ち込みなどで、メディアの特質に応じて適した送り方を選ぶことが重要です。記者発表会の開催日の2週間前までには、案内を送っておくと良いでしょう。
STEP05記者発表会後のアフターフォロー
記者発表会を開いたからといって、その内容が必ずしもメディアに掲載されるわけではありません。記者発表会は開催後のアフターフォローも大切です。来場したメディアへのお礼連絡や自社サイトなどで報告を行います。また来場したメディアが記者発表会の内容を掲載しているか、新聞や雑誌、番組などを確認することも必要です。掲載されている場合はお礼や感想を送ることで、メディアとの連携を作るきっかけにもなります。記者発表会の効果を測定し、ブラッシュアップしていくことも必要です。
プレスリリースのメール作成のポイント
プレスリリースのメール作成のポイントを紹介します。
STEP01送信者と件名を書く
プレスリリースのメールを作成する際は、誰からのメールなのか分かる送信者名と、本文の主旨が一目で読み取れる件名にすることが大切です。メディア関係者の元には、1日に数百件以上ものメールが届くと言います。届いたメールはすべて目を通されるとは限らず、送信者と件名によって開封するかしないか、振り分けられる場合もあります。メールを送る際は送信者と件名を分かりやすく明記することで、メディア関係者の目に止まる可能性が高まります。
STEP02簡潔な文章を意識して書く
簡潔な文章を意識して書くことが、プレスリリースのメール作成では重要です。メールの文章は短めに書くよう心がけ、一行35字以内に留めておくと読みやすくなります。
メールには、いつ・誰が・何をするのかを明記しましょう。また、プレスリリースのメールには添付ファイルをつける場合も多いですが、ファイルを開かなくてもメールを読むだけで、およその内容が分かるようにしておくことが大切です。
STEP03プレスリリースのファイルを添付する
詳細を添付ファイルとして送る場合は、容量を小さくして開封の負担を減らしておくと、受け取る側への配慮となります。
添付ファイルの形式としては、デバイスやOSに左右されず、ファイルサイズを小さくしやすいPDFがおすすめです。Gmailをはじめとするメールサービスには、検索対象にPDFが含まれるものもあり、後からでもプレスリリースを探し出しやすくなります。
プレスリリースの注意点
プレスリリースの注意点を紹介します。
情報の正誤をチェックする
プレスリリースを出す際は、情報の正誤をチェックすることが大切です。誤った情報を発信してしまうと、企業としての信用を失いかねません。プレスリリースを配信する前に、記載した情報に誤りがないかきちんと確認することが大切です。同時に、自社製品・サービスを過度に褒めるような書き方や、誇張表現を避けることも求められます。
送付先の都合に配慮する
送付先の都合に配慮することも、プレスリリースを送る際に大切なことです。プレスリリースを配信する場合には、受け取り側の担当ジャンルを考慮し、まったく担当外の情報を送信してしまわないよう注意する必要があります。
プレスリリースをメディア関係者の目に留まりやすいタイミングで送ることも大切です。メールを見てもらいやすい時間帯としては、10時～11時台、14時～15時台頃が狙い目と言われています
BCCを使って一斉送信をする
プレスリリースの注意点の1つは、メールを一斉送信する際にBCCを使うことです。BCCなら他の受信者にお互いのアドレスが見えませんが、CCで送ってしまうと送信先のすべてのアドレスが表示され、個人情報の流出につながります。送信する際は「一斉送信のため、BCCでお送りしています。」と付け加えることで、悪い印象を与えずに済みます。
記者発表会を成功させるポイント
記者発表会を成功させるポイントを紹介します。
POINT01個別質疑応答の対応を準備する
記者発表会を成功させるためには、個別質疑応答の対応を準備しておくことがポイントです。記者発表会の間に質疑応答の時間があっても、終了後に個別での質疑応答が行われる場合があります。
想定される質問に対しての、回答をあらかじめ準備しておくことで、実際の質疑応答でもスムーズに対応可能です。メディアによっては想定外の質問を意図的に尋ねる可能性もあるため、柔軟に回答できるよう練習することがおすすめです。
POINT02メディアに取り上げてもらえる曜日・時間帯を選ぶ
記者発表会については曜日や時間帯も重要となります。メディア関係者が集めた情報を実際にメディアに取り上げるためには、15時頃までに原稿としてまとめることが必要です。
記者発表会の当日に発信内容をメディアに掲載してもらうには、13時頃までに発表会を終え、夕方の配信に間に合わせることが求められます。金曜・土曜や祝日の前日に記者発表会を開くと、翌日が休日となるため、メディア掲載までにタイムラグが生じやすくなります。
記者発表会の事例紹介
記者発表会の事例を紹介します。
EVになってもポルシェ！を京都のこんなところで体感！日本初の試乗会
ポルシェ初のEV「タイカン」の記者発表会・メディア向け試乗会。EVでも“ポルシェらしさ”を感じるタイカンをまずは肌で感じてほしい！と、ポルシェの「初めて」の場に選ばれたのは古都・京都。比叡山ワインディングロードのカーブを気持ちよく走行しながらタイカンらしさを味わう、そんな日本初となるメディア向け試乗会を開催しました。
まとめ
今回は、記者発表会についてご紹介しました。記者発表会は新製品・サービス・事業などをメディア関係者に発表する場です。企業は広く発信したい情報がある場合、記者発表会を開くことでメディアを通して世間に周知することができます。メディアからの要望に応じて開く記者会見は受動的なものですが、記者発表会は企業が自ら実施する能動的なものです。成功のためには、事前の準備、そして効果的なプレスリリースの作成が必要です。またご紹介した事例のように、伝えたいメッセージに応じて、開催場所や日時、内容を検討するのが成功のポイントです。ぜひ、貴社でもマーケットへの効果的なPR の場として、記者発表会を実施してみてはいかがでしょうか。
