イベントを企画することは、対象との間に新たな接点を創出することとなり、新規顧客の発掘など、さまざまな効果が期待できます。しかし、同時に企画書の作成が必要となるため、書き方が分からず悩んでしまうケースもあるのではないでしょうか。この記事では、イベント企画書の作成手順や記載項目、作成時のポイントも紹介します。企画書のサンプルもご用意しております。ぜひ、ご覧ください。
INDEX
イベント企画書とは
イベント企画書とは、実施したいイベントのアイデアについてまとめた書類のことです。社内の承認や関係者の理解、協力企業を募る際の資料として、イベント企画書を作成するケースが多いでしょう。これらの目的はアイデアを整理する意味もありますが、提案する相手に内容を伝え、理解・納得をさせる意味合いが大きいと言えます。そのため、誰が見てもイベントやプロジェクトの目的や内容が理解できるように、分かりやすく具体的にまとめることが大切です。
イベント企画書を作成する手順とは
イベント企画書を作成する際の手順を把握しておきましょう。ここでは、時系列的に作成の手順を解説します。
STEP01企画を練る
まずは、イベントの企画を練ります。その際には、現状分析からスタートします。自社の課題によって、開催すべきイベントの種類や設定すべき目標などは変わってきますので、社内外の要因なども含めて、どのような背景があるのか、何のためにイベントを開催したいのか、また自社がどのような課題を抱えているのかなどを明確にします。自社の現状についてしっかりと把握した上で、イベントの種類や企画の目的などを検討していきます。
STEP02企画書を作成する
自社の現状分析を行い、企画の目的やアイデアなどを練ったら、イベント企画書を作成し、アイデアを分かりやすくまとめます。イベント企画書に記載すべき詳しい項目については後述しますが、主にイベントを開催する目的やイベント概要、ターゲットなどを記載します。
また、イベントの目標やゴールも重要ですがそれだけで終わるのではなく、イベントの目標が達成された場合、どのようなメリットや効果が自社にあるのかも明確に記しておきましょう。
STEP03社内承認を得る
イベント企画書は、企画書を作成すること自体が目的ではなく、社内承認や関係者理解を得るために作成するものです。そのため、できるだけ専門用語は避けて、誰でも理解できるような一般的な用語を用いると良いでしょう。
また、画像や表などを使うなど、見せ方を工夫することも重要です。画像などを使うことで視覚的に内容を把握しやすくなります。一度で承認されないケースも多いのですが、めげずにブラッシュアップして企画の完成度を高めていきましょう。
イベント企画書の基本構成を紹介
イベント企画書を作成する際には、どのような構成で作成すれば良いのでしょうか。イベントの種類や規模によって企画書は異なりますが、基本的な構成は変わりません。企画書の基本構成は以下のとおりです。
- イベントのタイトル
- イベントを開催する目的
- イベントのゴール・KPI※
- ターゲットやペルソナ
- イベントの方針・概要
- 告知方法・宣伝方法
- 予算
- スケジュール
- 担当者・関係者の役割
重要達成度指標/重要業績評価指標
イベント企画書を作成する際には、少なくとも上記の記載は必須となるため、これらの内容を含めて作成します。
イベント企画書の書き方・記載すべき項目とは
イベント企画書を作成する際には、書き方や記載項目を把握することが重要です。以下では、イベント企画書の書き方や記載すべき項目を解説します。
項目01イベントの目的
イベント企画書でまず設定すべき項目は、イベントの目的です。どのような目的でイベントを開催するのかによって、イベントを構成する要素が変わります。そのため、最初に目的を設定します。
イベントの目的では、なぜイベントを開催するのか、どのような課題があってイベントを行うのかなどの理由を明確にすることが重要です。たとえば、自社の認知度を高めるために、広く・多くの人を集客したいなどのように、具体的な理由や目的を設定します。
項目02イベントのゴール・KPI設定
イベントの目的を明確にしたら、イベントのゴール・KPI設定を行います。ゴールや達成指標等が設定されていないと、イベントが成功したかどうかが分かりません。また、イベントの目的にあったゴールを設定することで、適切なターゲットや内容設定ができるようになります。ゴールの例としては、集客数や購入者数、問合せ数や再訪問者数などが挙げられます。
項目03ターゲット・ペルソナ
ターゲットは目標とする子規約のセグメントであるのに対し、ペルソナは中心となる架空の人物モデルのことです。イベントを行う際には、どのような人をターゲットにするのか、誰に対して実施するのかなどを考える必要があります。ペルソナを設定する際には、できるだけ具体的に設定します。
たとえば、ターゲット層を20代女性と想定します。ペルソナでは、都内で事務員をしており入社2年目、独身、趣味はゲームで休日は家にいることが多い、など具体的に設定して人物像をイメージしやすくします。
項目04イベントの方針・概要
イベント内容の詳細については、企画が採用された後にチームで決定していくケースが多いようです。そのため、イベント企画書に記載する内容については、イベントの方向性や概要を記載します。どのようなイベントを行いたいのか、どのような内容にするのかといったアイデアを、具体的かつ分かりやすく明示するようにします。
項目05効果測定の方法
イベントは開催して終わりではありません。イベントの効果測定を適切に行うことで、次回のイベントに活かしやすくなります。そのため、効果測定の方法について、あらかじめイベント企画書に記載しておきます。これにより、イベント終了後の作業がスムーズに進みます。
効果測定の方法としては、売上数や来場者数などの数値で測れる定量指数で確認する方法と、ブランド力や評価といった数値で測りにくい定性指数をチェックする方法があります。
項目06予算・内訳
イベントの運営には費用がかかります。イベント運営にどれくらいの費用がかかるのか、検討していきます。イベントを行う会場の費用はもちろん、運営スタッフの人件費や機材費などもかかります。必要なものを出し、費用総額や内訳などを記載していきます。
費用が多くかかりすぎていないか、無駄な費用がかかっていないかなどを確認して、必要な予算を洗い出します。その上で細かな予算を記載し、理解を得やすいようにします。
項目07スケジュール
イベント企画書では、スケジュールの記載も欠かせません。スケジュールは、イベント当日のタイムスケジュールだけではなく、準備期間を含めた長期間のスケジュールも併用します。たとえば、イベントが企画として動き出すキックオフの日程や、ゲストの確定、告知や宣伝の開始日、会場設営というように、イベントを行う上で重要度の高い項目の期日について明記しておく必要があります。
また、スケジュールを決める際には、余裕を持たせて組む必要があります。イベント準備の際に予期せぬトラブルやイレギュラーが起こるケースもあるため、スケジュールは詰め込みすぎないことが重要です。
項目08担当者・関係者の役割
イベントでは、イベント当日はもちろんのことイベント準備段階から多くの人が関わります。そのため、担当者や関係者の役割や配置なども記載しておきましょう。この際、組織図があると分かりやすくなります。組織図に指揮系統を明記しておくと、誰に指示を仰ぐべきかすぐに分かるため安心です。協力企業を募る際には、社内だけでなく社外の人員も組織図に含めましょう。また、各部門に責任者を設けると運営がスムーズになるためおすすめです。
企画書を作成するときのポイント
企画書を作成する際には、以下で紹介する5つのポイントを意識します。
早めに取りかかる
イベント企画書を作成する際には、できるだけ早めに取りかかりましょう。企画書は、ブラッシュアップしてより良いものに仕上げていくことが一般的です。一度企画書を提出しただけで承認されるケースは少なく、修正や改善を重ねていきます。修正や改善、再提出などを前提として早めに作成することで、より良い企画書になります。
分かりやすさを重視する
イベント企画書は社内承認や関係者全体の理解を得るためのものです。そのため、専門用語や業界の常識などはできるだけ避け、分かりやすさを重視します。分かりにくい企画書だと社内承認が得られにくく、イベントの準備や運営などにも支障が出るケースがあります。また、Word文書であれば箇条書きで端的に、PowerPointなら図や表を使うなど、形式にも工夫が必要です。
6W2Hをうまく活用する
6W2Hとは、以下のとおりです。
- why（なぜ）：イベントを実施する理由や背景
- who（誰が）：イベントの責任主体、関係者、協力者など
- whom（誰に）：イベントのターゲット やペルソナ
- what（何を）：イベント開催後に行動を促すため必要なコンテンツなど
- when（いつ）：時期や曜日、時間帯など
- where（どこで）：イベントの開催場所や会場 など
- how（どのように）：イベントの進行方法 など
- how much（どれだけ）：イベントの予算 など
6W2Hのフレームワークを活用することで、情報の抜けや漏れが防げるようになります。
参考資料を用意する
イベント企画書には、参考資料を添付すると良いでしょう。たとえば、スケジュール表や収支表などです。イベントによるメリットや利益などを企画書に記載するだけでは根拠が弱く、社内承認が得られない可能性もあります。そのため、納得が得られるように客観的な資料を用意し、根拠に基づいた説明をすることが重要です。
自社らしさを忘れない
イベント企画書を作成する際には、自社らしさやオリジナリティを忘れないようにします。同タイミングで同業他社がイベントを開催するケースもあります。同じようなコンテンツでは思うように集客できないため、自社だからこそのオリジナリティのあるコンテンツを考えましょう。自社ならではの独自性をイベントに取り入れることが重要です。
イベント企画書作成に役立つサンプル
イベント企画書のサンプルは以下よりダウンロードいただけます。
まとめ
今回はイベント企画書についてお届けしました。イベント企画書は、実施したいイベントのアイデアや内容などについてまとめたものであり、社内承認を得る、協力企業などを募る際の資料として非常に重要なものです。イベント企画書を作成する際には、現状把握をしてから企画書を作成することが大切です。これにより、開催するイベントの種類や内容などを絞り込みやすくなります。
この記事で紹介した、イベント企画書の書き方や記載すべき項目を参考にし、イベント企画書のポイントを押さえながら作成してみてはいかがでしょうか。
