サービス
閉じる ✕
閉じる
学校・教育機関向け
自治体・行政機関向け

企業・団体向け トレンドレポート 集客の3大鉄則 思わず「参加したくなる」イベントをつくる!

2020.03.10
ミーティング・イベント
会議・イベント運営

迫るイベント開催日。伸び悩む申込リストを見て、ため息をつく前に

イベントの運営に携わる方なら、「ひとりでも多くの方に参加していただきたい」と願うのが自然な気持ちではないでしょうか。しかし、自由意志で参加をつのる社外向けのイベントの場合、集客に苦戦しているという声を聞くことも少なくありません。

時間をかけてイベントを企画し、満を持して告知をしたが、なかなか申込が伸びない・・・。イベント開催日が近づいているのに定員割れのまま・・・。なんとか参加者が集まって安心していたものの、当日フタを開けてみれば欠席者や途中退席者が出て、目立つ空席・・・。

申込リストや当日の会場を見てため息をつく前に、3つの鉄則を押さえて効果的な集客を実践しましょう!

01 勝負は申込期間の前から始まっている! 集まりやすい『アクセス・会場・開催日時』を設定する

ターゲットとゴールを明確にし、アクセスと居心地の良い会場を選ぶ

会場選びは集客に直結します。たとえば、参加者を全国から集めるイベントの場合は、ターミナル駅・空港からのアクセスを考慮。遠方から当日移動される方も多いことを想定して、開催時間も午後にするなどの配慮が求められます。

また一方で、有名な歴史的建造物などでイベントを行う「ユニークベニュー」をはじめ、少々遠くてもわざわざ足を運んでみたくなる会場もあります。

「どんなターゲットに集まってもらいたいのか」「どこで開催するのがよいのか」「なぜその場所なのか」を初期検討の段階から考え、ゲストのみなさまが参加しやすい会場、参加したくなる会場を選定していきます。

休憩も会場内で完結させ、途中退席を防ぐ

せっかく会場に足を運んでくださった参加者が途中で退席しないようにするためには、あえてセッション中に抜け出せない、会場周辺にはあまり何もない会場を設定するという考え方もあります。

イベント終了まで会場を出ずに完結できるよう、会場内でのリフレッシュメントの提供や休憩スペース、電源付き作業スペースなどを多めに設置します。

会場を下見して、参加者の導線や運営メンバーの動きをイメージする

会場の下見も大切です。最寄り駅から会場施設までの道程を辿りながら悪天候の場合も想像する。駐車場の有無を確かめる。施設内のエントランスから会場場所までとなる導線を確認し、途中退席させないための工夫が施せるかを検討するなど、参加者と運営者、それぞれの視点で想像していきます。

できると思っていたことが施設のルールでNGになったり、想定外のコストが発生したりしないか、運営側のイメージと会場側の乖離もできるだけ早い段階で埋めておきます。

期末は集客に苦戦しがち?参加しやすい開催時期と曜日を選ぶ

3月や9月など、大手企業の期末が集中する時期は、集客に影響を与えやすく、多忙な時期につき、キャンセルも発生しやすくなるため、イベント内容によっては開催時期をずらしたほうが得策といえます。

「曜日」については、BtoBイベントの場合、ターゲットによって2つの考え方があります。

日常業務の中で情報収集を目的としてセミナーに参加する業界に向けたイベントでは、土日は避けて「平日開催」を。ただし、月曜日と祝日明けの平日は避けるのが基本です。

一方で、ドクターなど医療従事者向けのイベントなど、平日に日常業務が抜けられない職業の方をターゲットにする場合、開催は土日に集中させます。ただし、3連休の開催は原則NG。土曜日の場合は、前日診療が終わり、翌日移動することを想定して開始時間は午後に。日曜日の場合は、その日中に各自帰路につけるよう、終了時間に配慮します。

競合のイベントを回避するか、誘客を狙うか
競合他社の動向も調査する

競合他社や同業他社のイベントが開催される日は、ターゲットとする参加者がかぶるため原則避けるほうが無難です。

ただし、東京ビッグサイトのような大規模な会場でターゲット層が被る大型展示会が開催されている場合、あえて同じ日にイベントを当てて、そこからの誘客を見込むという戦略もあります。こうしたケースでは、大型展示会場からアクセスしやすい立地やタイミングを狙います。

また、参加意欲はあっても「当日どうしても都合がつかず来場できない」という方のために、事後配信できるレポート記事や資料または、ライブ配信を用意することで、ひとつのイベントを通じてより多くの人との接点を生み出すことができます。

02 登壇者や企画で、集客力を生み出す! 魅力的な『コンテンツ』を用意する

参加して得られるベネフィットを、明確に伝える

そのイベントに参加して、どんな価値を得られるのか?どんな体験ができるのか?想定するターゲットに自分ごと化してもらうために、モノではなく、どんな「物語」を持ち帰ってもらえるのかを明確に伝えます。

こうした内容を、プログラムのタイトルや概要文にしっかりと入れて、集客時のプロモーション(広告やメール)でのメッセージをはじめ、WEBサイトのランディングページ、会場内の看板や配布資料など、さまざまな媒体を活用しながら伝えていきます。

どんな課題を解決してくれるのか、参加者の視点に立って伝える

参加者のみなさまは、何か解決したい課題があって、会場に足を運ばれています。イベントにかかわる告知は、自社からの一方的な宣伝に陥らず、参加者の立場になって発信を行うことが大切です。

業界や職種など、セグメントごとにイベントの案内を出し分けたり、そのイベントがどんな課題に対してどんなソリューションを用意しているのかをご案内したり、ターゲットとする参加者が求めるものに合わせて、コミュニケーションを組み立てていきます。

メールなどで案内を送る場合は、想定できる課題が解決できるということをメールタイトルと本文上部に大きく記載しましょう。

集客力のある魅力的なゲスト講演者を招く

イベントのテーマに合わせて、その分野において豊富な学術的知識を備えた有識者や業界の一線で活躍されている方をゲストとして招くことで、イベントの質の向上、さらには集客力の強化を見込むことができます。

また、有名人や、いま旬な人、普段はなかなか話を聞くことのできない人などをゲスト講演者として招聘するのも有効な集客施策です。

業界内で著名な人、コメント力の高い人に複数登壇してセッションしてもらい、「この人とこの人の話なら聞いてみたい!」と興味関心を引きつけたり、人気アナウンサーにMCを依頼したり。魅力的なゲストと、そのゲストを活かしたプランニングは、強い参加動機を生み出します。

特別感・限定感のあるユニークな参加特典を用意する

参加した人だけが得られる特典を用意することも、イベントへの興味や満足度を高めることにつながります。

たとえば参加特典として、講演された著名人の本が無料でプレゼントされる、または割引で買える。出展ブースを回ってスタンプラリーをした方に抽選で旅行券や宿泊券が当たるなど、参加者に喜んでいただける特典を企画してみてはいかがでしょうか?

JTBのプランニング事例~学会専用るるぶ~
その土地ならではの情報を、学会で講演される先生からご紹介いただくというかたちで「学会専用るるぶ」を作成。座長参加型のオリジナルコンテンツとして当日配布し、好評をいただきました。

他では得がたい「体験」も、プレミアムな参加者特典になる

新商品を手にとってもらえる体験ブースや、新規性・希少性の高い次世代テクノロジー(VR体験や4K/8K、音響システム、コンセプトカー)を体験できるコーナーなど、モノを配るのではなく、参加者特典として「体験」を提供するイベントも魅力的です。

海外では、来場者へのホスピタリティとして会場内にマッサージを受けられるスペースや、アクティビティのための専用スペースを設けているイベントも見られます。

また、COO、CTO、CIO向けなどエグゼクティブに特化したプログラムも特別感の醸成につながります。例えばCIO向けであれば、業界が違えど必要な最新情報の共有をラウンドテーブル形式で行ったり、別会場で実施することもあります。

03 同じイベント内容でも、伝え方・伝え時で結果は変わる! 適切な『タイミング』で告知する

社内外のデータベースやメディアを活用して、メールを配信する

自社のデータベースを活用してメールでイベントを告知するだけでなく、スポンサー企業・協力企業にも社内データベースを活用し、メールを配信していただいたり、関連媒体が運営するメルマガにターゲット絞ってピンポイントに配信したり、メールを使った集客は欠かせない施策のひとつになっています。

社内の見込み客データのなかでも、相手を特定できていないが「イベントに興味関心がありそうな」人や、相手を特定できているが「興味関心があるかどうかわからない」人など、さまざまなセグメントで切り分けることができると考えられます。イベントの内容や集客状況にあわせてメールを出し分けることも必要です。

バナー広告やSNSで、イベント内容にフィットしたターゲットを狙う

「メールを一斉配信したものの、今ひとつ反応が薄い」。そんな場合、イベント内容や規模によっては、ターゲットの属性を絞り込んだ運用ができるバナー広告を活用するのもひとつの方法です。イベントによって得られる価値が、端的にターゲットに伝わるように、タイトルや文言を検証しながら運用していきます。

また、今やインターネットユーザーの多くはSNSを通してニュースを入手しています。SNSでもユーザーの興味関心や年齢層、地域などを選んでターゲットを絞り込んだ広告運用が行えるため、活用するのも効果的です。

情報を出し分けて、期待感を高める

イベント情報を一度に開示するのではなく、あえて出し分けることで期待感を募らせていくアプローチもあります。

いわゆる「ティザー」と呼ばれるプレ告知からはじまり、「あの著名なゲストの登壇が決定!乞うご期待!」→「こんなゲストも登壇決定!」→「豪華ゲスト陣の全容とスケジュールを発表!」というように、参加者をしっかり惹きつけながら、煽るように期待感を高めていく。

引きとなる強力なコンテンツがあることが前提となりますが、成功すればイベント開催前から強いエンゲージメントを育むことができます。

リマインドメールは、1ヶ月前、2週間前、1週間前、3日前、前日

申込登録をいただいた方に確実に会場を運んでいただけるように、歩留まりを高めるための施策も大切です。

たとえば、開催日の3ヶ月前から登録をスタートする場合、リマインドメールを送るタイミングは1ヶ月前、2週間前、1週間前、3日前、前日をひとつの目安としてみてください。

日や複数会場をまたいでの開催であれば、イベント初日にアナウンスを入れたり、SMSを使って会場の混雑状況や天候情報を伝えるのも効果的です。

申込者の情報をオンライン管理。事務局のアウトソーシングも

参加者の登録情報はシステムで一元管理することが一般的になってきました。ポイントは、登録者管理リストはひとつにすること。共同加工できるデータをひとつだけ用意し、複数人で事務局を対応していてもわかるように、いつだれが何をしたか変更履歴や対応履歴が見えるようにします。

また、スピーディな対応とノウハウが求められる事務局業務をプロにアウトソーシングするという選択肢もあります。


JTBでは、イベントの目的やターゲットにあわせた会場探しから、魅力的なコンテンツのプランニング、参加者さまと主催企業さまをつなぐ事務局業務まで、総合的なサポートをとおしてイベントの集客を後押しし、お客さまとともにイベントの成功を目指しています。

本記事に関するお問い合わせ、ご相談、ご不明点などお気軽にお問い合わせください。

関連サービス・ソリューション

JTBでは、様々なソリューションを組み合わせることで、それぞれのお客さまにあった課題解決⽅法をご提案いたします。