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企業・団体向け 事例 Withコロナ時代の大規模会議スタイルの開催 “京都コングレス2020”にて、安心・安全かつ効果の最大化を実践

OFF-LINEとON-LINEのハイブリッド型開催に加えて、徹底した感染症対策で感染リスクを極限まで低減化して開催されました。

写真はイメージ
開催背景

京都コングレスは、当初2020年4月開催予定でしたが、コロナ感染拡大により2021年3月に開催延期となりました。JTBでは宿泊及び輸送業務を担当しましたが、コロナ禍における大型国際イベント開催に際して、主催者や開催地の関係者からは、これまでの実績に裏打ちされたノウハウの徹底活用はもちろんのこと、感染症対策も含めたニューノーマル環境下での国際会議スタイル確立に大きな期待が寄せられていました。

京都コングレスについて

国連犯罪防止刑事司法会議(コングレス)は、5年に一度開催される犯罪防止・刑事司法分野における国連最大の国際会議で、事務局は、国連薬物・犯罪事務所(United Nations Office on Drugs and Crime(UNODC))が務めています。コングレスでは、犯罪防止・刑事司法分野の専門家が、世界の犯罪防止・刑事司法分野の諸課題について議論しつつ、その知見を共有し、コミュニケーションを図ることで、さまざまな分野における国際協力を促進し、より安全な世界を目指して協働することを目的としています。

会期
2021年3月7日(日)~12日(金)
会場
国立京都国際会館
主催
国連薬物・犯罪事務所 / United Nations Office on Drugs and Crime(UNODC)
実施まで

当初想定では国連本部・加盟国のハイレベルや閣僚、政府関係者を含めた約3,000名を迎える予定でしたが、感染拡大により参加者の多くはオンラインから参加するハイブリッド型での開催となりました。

その開催スタイルの目的を十二分に理解し、徹底した感染症対策がニューノーマル化における日本のレガシー創出に繋がるという意識の下、参加者だけではなく、当日運営に関係するスタッフ(JTB社員、運営ディレクターなど)についても、会議開催の約2か月前から隔離されたオフィススペースを準備し、PCR検査も定期的に実施するなど、スタッフ間での感染リスクを極限まで低減させるよう努めました。

交通については、関西空港・伊丹空港~京都市内宿舎、京都市内のすべての移動について感染対策を施した専用車両の配置を、宿泊については、ハイレベルを中心にフロア貸切等を行うなど、ニューノーマル下での国際会議開催の感染症対策基準を確立すべく、徹底した対策を実施しました。

課題
  • 徹底した感染症対策と参加者満足度の両立
  • ハイレベル含めたVIPへの対応、的確な輸送・宿泊計画を通じた関係者の会議目的達成への支援
具体的実施事項 01

以下は対策の一部です。より詳細な対策実行をご要望の場合はお問合せください。
お問合せはこちらから

感染対策の基本行動指針

  事前準備(一部抜粋) 当日運営(一部抜粋)
組織マネジメント/運用ルール
  • スタッフの職場/行動ルールの徹底
  • エビデンス(検査結果)確保
  • バックアップチーム含めた要員体制の確保
  • 行動範囲の抑制
  • エビデンス(検査結果)確保
備品/設備の管理
  • 3密回避、消毒徹底を中心とした職場整備
  • 執務スペースの確保
  • 現場における防塵マスクの着用
宿泊施設への協力依頼
  • 一般客との接点を無くすための導線確保/貸し切り等の各種要請
  • 一般客との導線を完全分離(入口、チェックインフロア、客室など)
  • フロア貸切による安全性担保
輸送機関への協力依頼
  • 車両仕様変更の要請
  • 感染対策実施車両の優先使用
  • 車内の衛生環境整備
具体的実施事項 02

入国管理

感染対策ポイント(関西国際空港)

  1. 感染者の水際による発見と入国阻止(外務省)
  2. 陰性が証明された方への速やかな車両誘導
  3. 関係省庁ーJTB間における手続き進捗の情報共有と連携
  4. 入国後2週間の隔離措置を輸送・宿泊で実現するオペレーションの開始
具体的実施事項 03

送迎管理

シャトルバス
  1. 定員の1/2に制限した乗車管理
  2. 換気
  3. 消毒(運転手が乗車するお客様の手に一人ずつ消毒液を散布)
  4. ドライバー席周りはビニールシートで被う
  5. 日本人(日本在住の外国人含む)の乗車禁止(完全に外国人専用)
専用車(感染対策改造車)
  1. 運転席と座席の間は隔壁を設置し、空気の流れを完全に遮断
  2. 運転席と座席間の意思疎通は車内通話(運転席側はスピーカーとマイク)
  3. 座席の天井からは赤外線による消毒を実施
  4. 座席にはビニールシートが張られ、ひと拭きで消毒が可能
具体的実施事項 04

運営上での感染症対策の徹底

その他全体運営に関する対策

事前準備 当日運営
  • 3段階事前登録の実施
    1. 参加者リスト、氏名の国連への提出
    2. オンラインシステムによる参加の登録
      免許証番号や、パスポート番号などを登録
    3. 国連に事前提出のリストと照合、国連が最終承認
  • 参加者、関係者にはPCR検査の陰性証明を必須条件
  • FFP2(EUR基準)又はN95(US基準)の防塵マスクの配布
  • 医療スタッフの常駐(エリア内3箇所)
  • 無料PCR検査の提供
  • 当日の参加登録は一切不可
  • 入場ゲートを一箇所に集約(検温、金属探知機、ボディチェック)
  • 会場エリアを、参加属性ごとに入場の制限コントロール実施
法務省との様々な問題解決のため、打ち合わせブースの設置
会場内の運営本部 -密の回避のため、空間の広い場所に本部設置(京都国際会館4階)-
具体的実施事項 05

滞在中のゲストへの配慮とおもてなし

おもてなし例01 海外からの参加者だけの「専用スペース」をホテル内に確保

専用玄関(宴会玄関)
専用フロア(地下2階)への案内
専用フロア(地下2階)のチェックインカウンター

感染対策のポイント

海外からの参加者と国内の一般客とは導線、フロアを完全分離。一般客への告知も徹底し、分離導線への協力を依頼。

おもてなし例02 宿泊施設での「Shopping Delivery」サービスの提供

外出の制限されている海外からの参加者にしてShopping Delivery などのサービスを提供。 平常時に比べた何かとストレスの多い海外からのストレス軽減に最大限配慮。

Shopping Delivery サービス専用デスク
購入商品の引き渡しもデスク上で実施
カンファレンスを振り返って

ハグ・握手なし、ドアノブも肘を使って開閉、さらには昼食は1人で、会食も自粛し、観光も禁止されるというコロナ前には考えられない環境下。少しでも海外からの参加者のストレスを和らげることを最大のミッションとして、政府関係者の方々とも連携しながら、最大限のサポートを続けました。

そうした徹底した対策により感染者を一人も出さなかった事はもちろんのこと、外出の制限されている海外からの参加者にしてShopping Delivery などのサービスを提供するなど、細部に至る満足度にも徹底的に拘り、主催者が会議の本質目的(Substantial)達成に集中出来る環境を整えることができたことは、何を置いてもかけがえのない成果でした。

この貴重なノウハウを活かし、ALL JTBでニューノーマル環境下でのコンファレンス・スキームの確立に邁進しています。

会期中、特に配慮した感染症対策

本事例のメインソリューション

関連サービス・ソリューション

JTBでは、様々なソリューションを組み合わせることで、それぞれのお客さまにあった課題解決⽅法をご提案いたします。