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企業・団体向け WEBマガジン「#Think Trunk」 オンライン表彰式のやり方とは?演出のアイディアや工夫を事例から紹介!

2022.07.14
ミーティング・イベント
人材・組織力強化
売上拡大・販売促進
従業員満足(ES)向上

会社に貢献した社員や代理店を称賛し感謝を伝える表彰式。これまで多くの企業で実施されてきました。しかし、コロナ禍により延期や中止を余儀なくされた企業も多いのではないでしょうか。「企業と社員」や「企業と代理店」の大切な接点である表彰式ですが、オンライン上でも開催することが可能です。この記事では、オンラインによる表彰式を検討している企業の担当者に向けて、オンライン表彰式を実施するうえでのポイントや手順などを企業の事例とともにご紹介します。

オンライン表彰式とは?

オンライン表彰式とは、オンライン上で行う表彰式で、すべてオンラインで実施するケースと、リアルとオンラインのハイブリッド型で実施するケースがあります。オンラインで開催するため、会場に多くの人が集まることはありません。従来ではあり得なかった、自宅からの参加が可能となります。

開催する企業が増えている

新型コロナウイルス感染症の広がりにより、大人数で集まることが難しい状況になっています。そのため、人と人との接触が少ないオンライン表彰式の需要が高まっています。

従来のリアル開催の表彰式との違い

オンライン表彰式のメリットとしてあげられるのは、どの場所からでも表彰式に参加できるうえ、家族も一緒に参加できるという点です。家族に自分の活躍について知ってもらえるよい機会になるでしょう。

また、オンライン表彰式は運営側の負担軽減というメリットもあります。会場に配置するスタッフも少ない人数で運営でき、人件費や会場費なども削減できるケースもあります。

一方、デメリットとしては、臨場感を感じにくい点があげられます。大勢の人の前で表彰され、その場で直接祝ってもらうことができない、多くの参加者のリアクションを感じにくいというのが主な理由です。

表彰式を行う目的と効果

表彰式には、どのような目的があり、どのような効果があるのでしょうか。詳しく解説します。

【効果1】社員と会社の関係性の構築につながる

社内で表彰式を行うと、社員は自分の成果を会社や仲間から認められ評価されたと感じます。これにより、自社と社員や、社員同士の信頼感が増す効果が期待できます。また表彰式に、内定者を参加させることもおすすめです。内定者が自社についての理解を深め、入社後のビジョンを持ちやすくなります。

【効果2】社員のモチベーション向上につながる

表彰式は、会社が受賞者の仕事ぶりを褒める場です。普段の仕事のなかで成果を褒めていくことも大切ですが、社員にとって日々のルーティーンとは別の場所で特別に認められる機会も効果的です。社員は「表彰式で表彰される」ということが目標となり、モチベーションが向上します。

【効果3】受賞した社員から知識を得られるというメリットがある

表彰式では、なぜ受賞できた理由を解説すると効果的です。どうしたら受賞できるのか、ほかの社員にヒントを与えられます。またどのような工夫をしてきたのかなどナレッジを共有することで、結果として、どのようなスキルを身につければよいのか、どのような努力をすればよいのかを知るきっかけとなり、ほかの社員のスキルアップにもつながります。

2020年7月、JTBでは「インセンティブを科学する」と題して、企業のインセンティブ担当者を対象にオンラインセミナーを開催しました。本資料は、セミナー参加者のアンケート回答をまとめたものです。各社のインセンティブ実施状況と実施内容、インセンティブに求めるものや課題感についてご紹介させていただきます。こちらもご覧ください。

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オンライン表彰式を行う方法

オンライン表彰式はどのようにして行うのか、具体的な方法を解説します。

ZoomなどのWeb会議ツールを利用する

オンライン表彰式では、ZoomなどのWeb会議ツールを利用するのが一つの方法です。社員が共通のツールを用意し、自宅のパソコンなどから表彰式を視聴します。進行は運営側のパソコンで行います。なお、ツールによって同時視聴参加人数が変わります。この記事では、Zoomを使用した場合を例として解説します。

オンライン表彰式の開催を支援してくれる会社に依頼する

オンライン表彰式をどのようにして開催してよいのか分からない場合は、専門の会社に依頼してみるのも一つの方法です。専門の会社には通信回線や音響、画面の設定、演出についてのノウハウがあります。トラブルが起きた際に対応してもらえるのも大きなメリットです。

オンライン表彰式を行う際の工夫のポイント

オンライン表彰式を行う際には以下のようなポイントがあります。これらを考慮して開催すると、成功につながりやすくなります。

POINT01多くの社員に参加してもらえるように事前に周知する

オンライン表彰式を成功させるためには、多くの社員の参加が必要です。社員には事前にいつどのような表彰式を開催するのか、しっかりと周知しておきましょう。特に、ノミネート者には、どのような内容でノミネートされているのか伝達することは必須です。

POINT02参加意識を高めるための工夫をする

オンライン表彰式は自宅などから参加するため、参加意識が下がりやすいというデメリットがあります。そのため、参加者がただ見ているだけではなく、能動的に参加できるような工夫が必要です。Zoomの機能を使い、参加者に拍手やコメントなどリアクションを促したり、ゲーム性のあるコンテンツを取り入れるなどして、全員が参加意識を持てるようにします。

POINT03臨場感を出すような仕掛けをする

オンライン表彰式では、参加者が臨場感を味わいにくいと言われます。Zoomでは、バーチャル背景機能で自由に背景を設定できるので、臨場感を演出できるように背景を変えてみるのも一つの方法です。また前述の通りチャット機能を使用して、参加者全員がコメントできるようにしたり、受賞者以外も画面に映る、インタビューする、受賞発表のタイミングで受賞者の画面に切り変え、サプライズとして発表するなど、さまざまな工夫が考えられます。

POINT04ビデオ機能のオン/オフを適宜案内する

表彰式では、ノミネートされている人が他の社員に祝ってもらえるという点も大事です。そのため、視聴者の顔が見えると効果的です。無理強いをすることはありませんが、参加者が要所要所でビデオ機能をオンにするなど事前に決めておき、案内できるとよいでしょう。

POINT05効果音やBGMを使用する

オンライン表彰式でも臨場感を演出できるように、バーチャル背景に加え効果音やBGMの使用がおすすめです。社内向けであっても、許可をとっていない楽曲は使用できません。使用する音楽は著作権フリーのものを使用するか、購入するようにします。

POINT06所要時間は従来の式よりも短めに設定する

オンライン表彰式は自宅からの参加となるため、集中力が切れやすい傾向があります。小さな子どもがいる家庭では途中で離脱する人もいるでしょう。そのため、従来のリアル開催の表彰式よりも短い、1時間程度での開催がおすすめです。

オンライン表彰式を行う際の注意点

オンライン表彰式を行うにあたって、以下の点に気をつけると成功に近づきます。

システム上の注意点

配信トラブルにつながる可能性があることを出来るだけ回避

オンライン表彰式は通信環境等にトラブルが起こると開催中止になりかねません。通信環境や機材に問題が起こると、声が届かない、画面がフリーズするなどのアクシデントが起こる可能性があります。通信が安定しやすい有線LANを使用する、データ通信量が少ない低画質送信にするなどの対策が必要です。

配信システムの設定に注意する

使用する配信システムの設定にも気をつけなければなりません。参加が多い場合、雑音が発生しやすいため、必要に応じて音声のみオフにするなどの周知が必要です。参加者が誤って操作をして退出してしまう可能性もあります。オンライン表彰式の最中はパソコンをあまり操作しないように案内するといった対応も必要です。

進行上の注意点

非受賞者にも共感してもらえるような表彰式にする

非受賞者の中には、参加の意義をあまり感じていない方もいるかもしれません。そのため、受賞しない参加者にも共感してもらえるように、リアルタイムでお祝いコメントを投稿してもらう時間を設けるなど工夫をするのがおすすめです。

受賞発表後は、受賞者にすぐに注目が行くような声掛けや演出をする

受賞発表しただけでは、受賞者が特別感を味わいにくいため、受賞発表後は参加者が受賞者に注目するような演出をするのがおすすめです。例えばZoomであれば、誰か一人を注目させるスポットライト機能を活用するという方法があります。

オンライン表彰式の実施手順

次に、オンライン表彰式の事前準備から当日までの手順について解説します。

事前準備

自社ですべて行う場合、配信ツールやパソコン、カメラなど必要な機材を用意します。受賞者を決定し、それに準じてプログラム内容はもちろん、司会や撮影者など必要な担当者を決めていきます。専門の会社に依頼する際は、随時相談しながら進めていくのがおすすめです。開催前には社員への周知や、当日の流れを把握するリハーサルが必要となります。

当日の手順

機材やツールの設定が、きちんとできているのか最終確認を行ったのちに配信を始めます。リハーサルの通り、あらかじめ決めていた内容に沿って進行します。当日の流れの一例は以下の通りです。

当日の流れ(一例)

  1. オープニングムービー
  2. 各種あいさつ
  3. ノミネートされた人の発表
  4. 受賞者の発表
  5. 表彰
  6. 受賞者のコメント
  7. 非受賞者からのお祝いコメント
  8. 締めのあいさつ

これはあくまで一例です。実際は、自社に合った流れを検討する必要があります。こちらにオンライン表彰式などのハイブリッド型イベントの実施ポイントをまとめました。実施チェックリスト~入門編~もついています。ぜひ参考になさってください。

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オンライン表彰式の開催・演出事例

実際に行われたオンライン表彰式の事例をご紹介します。

A社事例

A社は参加者が多いため、300名まで参加できるZoomのビジネスアカウントを使用しています。音声を発しなくても反応できるボタンを活用し、表彰式に能動的に参加しているようにしました。各部単位でできるものは朝会で発表するなど、オンラインとオフラインの両方を活用しています。

B社事例

映像はZoomで配信し、会話やお祝いコメントはSlackで行う、という2つのツールを組み合わせて開催しました。チャットは普段使用しているSlackを用いたことで、スムーズな会話が可能となりました。

C社事例

オンライン表彰式で事前に録画したドキュメンタリー映像を流しました。受賞までの道のりを流すことにより、どうして受賞に至ったのか伝えるとともに受賞者と非受賞者が感動を分かち合えるような演出としました。

D社事例

自宅からの参加はどうしても参加者意識が薄れてしまうため、全員の顔をスクリーンに写しだすことにより、一体感の演出に成功しています。収録はテレビスタジオで行い、受賞者だけに来てもらうという方法を採用しました。

E社事例

オンライン表彰式では参加者同士が離れて参加するため、孤独感を感じるかもしれません。そこでE社ではオリジナルの背景を用意し、参加者にその背景を使用するようお願いしました。全員が同じ背景になることにより、まるで同じ場所にいるような感覚になれる演出になっています。

F社事例

オンライン表彰式ならではの演出として、サプライズ中継を行いました。当日普通に働いている人のところへ、突然カメラとともに訪れ受賞を告げるというかたちです。サプライズ演出と受賞を喜ぶ様子をリアルに伝えられるメリットがありました。


まとめ

新型コロナウイルス感染症の影響により、表彰式の開催を諦めていないでしょうか。オンライン表彰式にすれば、感染症対策をしながら表彰式が可能です。オンライン表彰式ならではの演出もあるので、自社に合った表彰式を検討してみてはいかがでしょうか。

JTBではオンライン表彰式の企画・運営のサポートも行っています。オンラインでのミーティングやイベント関連のノウハウを提供しています。最後に、ニューノーマルに対応したハイブリッド型イベントの実施ポイントをまとめた資料をご案内します。実施チェックリスト~入門編~もついています。ぜひ参考になさってください。


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