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企業・団体向け WEBマガジン「#Think Trunk」 ワークプレイス整備のポイントとは 多様な“働き方”を実現するオフィスづくり

2022.09.07
HR(Human Resources)
働き方改革
従業員満足

コロナ禍によって、働き方はますます多様化し、オフィスの在り方は大きく変化しています。従業員にとって、働く環境は重要な要素となり、企業も対応を迫られています。 しかし、コストや時間、ノウハウなどさまざまな課題が重なり、ワークプレイスの整備は実行しづらい状況もあるようです。そこで本記事では、ワークプレイス整備における重要性やポイント、そして、将来の姿をお伝えします。

今、企業が働く場所を変える理由

働き方や働く場所は、さまざまな要因が重なり多様化が進んでいます。その背景には、ダイバーシティへの対応の側面とコロナ禍による生活の変化が大きく関わっています。

ダイバーシティへの対応

少子高齢化による労働者不足、キャリアに対する考え方の変化、ビジネスのグローバル化など、様々な観点から、企業はダイバーシティへの対応が求められてきました。

「自分で選択できる柔軟な仕事場所」を求める社員。自分のペースで働ける環境を求める社員。育児と仕事が両立しやすい環境を求める社員。さまざまな考えをも持つ人がいる中で、これまでと同じ環境では多様な人材を受け入れることが難しくなっているのです。

コロナ禍で変化が加速

そして、働く環境が大きく変わったのが2020年のコロナウイルスによる生活の変化です。世の中で在宅勤務の流れが一般的になり、オフィスそのものの役割が問われるようになりました。結果、企業内部でオフィスの縮小・移転に関する話題が挙がるようになりました。

一方、資金力などの関係から、大企業と中小企業の間で隔たりが生まれ、二極化している実情もあります。現在は、地方自治体からの補助金等のサポートもあり、中小企業を含めた社会全体が、ワークプレイスの整備を検討しています。

現代の多様なワークプレイスの姿

働く環境や働き方が多様化してきているなかで、企業で取り入れられている代表的なワークプレイスの形態を紹介していきます。

島型レイアウト

長年、日本における企業のオフィスは、部署ごとにデスクをまとめた島型レイアウトが主流でした。従業員の席数や会議室の数を事前に算出し、数字で表せる必要スペースをもとにオフィスがつくられます。セットアップのしやすさやコスト面などから効率的にオフィスをつくることができ、またチームとしての一体感を生み出すことができます。

フリーアドレス、ABW

島型レイアウトからの変化として取り入れられることが多いのが、フリーアドレスやABWです。ABWとは、Activity Baced Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)の略で、仕事内容や気分に合わせて働く場所を自由に選べるワークスタイルです。近年オフィスは、コミュニケーションの場、発想の場としての役割が求められ、社員のモチベーションUP・生産性UPへと繋がる場づくりが求められています。オフィスのスペースを効率的に活用することで、コスト削減にもつながります。また部署や部門を超えてコミュニケーションの活性化、新たなアイデアの創出やチーム編成のしやすさにもつながってきます。

カフェ・フリースペース

モチベーション及びエンゲージメントUPのために、オフィス内にカフェ・フリースペースを設ける動きも広がってきています。お茶やコーヒーを飲みながら休憩するスペースとしてはもちろん、デスクエリアや会議室とは異なる空間にすることで、リラックス・リフレッシュ効果も見込めます。

サテライトオフィス、シェアオフィス、テレワークへの対応

コロナ禍によって、新しく登場してきたワークプレイスがサテライトオフィスです。都心部に本社を構えつつ、郊外にサテライト・シェアオフィスを構えることで、働き方改革や実労働時間短縮にも直結し、BCP(事業継続計画)の観点からも従業員はもちろん取引先やその先の顧客や消費者を守ることにつながってくるのです。アフターコロナのオフィスにおいては、テレコミュニケーションの需要の増加から、WEBミーティングを前提としたテレワークブースの設置も増えています。

今求められているオフィスとは

コロナ禍において、多くの人がオフィスに通勤しなくても仕事が出来ることに気付きました。決まったデスクで、決まった時間に働くという従来の姿では、新たな価値の創出が見込めません。

今まさに“会社に行く意味”が求められています。ワークプレイスとは、リアル接点の場であり、コミュニケーションの深化や新たな価値の創出が求められています。オフィスでしかできないことを考え、ワークプレイスに落とし込んでいくことが重要です。

事例から学ぶ、働く環境・人の変化

ここである企業(A社)のワークプレイス整備の例を紹介していきます。

A社は、入居しているビルの建て替え予定の話を受けたことから、本社機能の移転を検討していました。移転前のオフィスは複数のフロアに分かれており、フロア間の交流がほとんどありませんでした。また、書類の多さなどからオフィスの中が煩雑になっている状況も問題でした。

そこで、今まで分散していたフロアを統合してコミュニケーションの活性化を期待。無駄なスペースを削減し、多様な働き方を実現することで社員が満足できるオフィスの再構築をスタートしました。

目的達成に合わせたゾーニング・オフィス

移転後の空間は執務スペースとコミュニケーションスペースの2フロアに分割しました。

執務スペースは相互コミュニケーションの活性化を考え、1フロアに。そうすることで以前のオフィスよりも一人当たりの面積は狭く(約70%)なるものの、ペーパーレス化による書庫スペース、複合機スペースの削減と、在宅勤務を前提としたフリーアドレス化を図り、快適な空間になりました。

もうひとつのフロアには、接客・会議スペースと共にコミュニケーションとリラクゼーションを融合したコミュニティスペースを設置しました。そうすることで、多様な働き方の実現とインフォーマルなコミュニケーションを生み出す場所となりました。

目的達成度合いを高める設置機能

さらに、上記のゾーニングをベースに細かいレイアウトや設置機能・整備を進めていきました。オフィスの方向性が決まってから、勤怠管理や人事評価制度、個人収納物のルール化や書類のデジタル化などについて、移転後の運用を想定しながら制度設計の見直しを開始しました。書類削減に関しては、全社員に目的・方法と削減後の運用方法についてセミナーを実施して啓蒙活動とデジタル化の取り組みを推進しました。

二人三脚によるワークプレイス整備で目標達成へ

そして最終的には、社員が集中して執務に取り組めるスペース「こもルーム」、多様なコミュニケーションの形を実現するスペース「ブレストゾーン」、社員が仮眠できるリフレッシュスペース「ゴロんとシート」などを設置、役割と機能を明確にしたことで、目標達成に繋がるオフィスになりました。

本プロジェクトは、JTBアセットマネジメントが設計・開発を担当し、A社担当部署と綿密な計画を練ることで、スムーズな移行が実現できました。結果的に社員からは出社に対するモチベーションの向上など、ポジティブな声を聞くことができました。

ワークプレイス整備のポイント

ここからは、ワークプレイスを整備する際に、企業の担当者が注意すべきポイントを紹介していきます。

よく「オフィスのカタチを作り、変化させれば、働き方が変わるだろう」と考える人がいます。しかし、本来は「働き方を変える為に、ハードの変化(整備)」が必要なのです。働き方の変化の姿をビジョンとして描き、そのビジョンに合わせてワークプレイス整備を行うことが重要です。

ワークプレイスは企業の働き方そのものを形にしたものです。企業が社員に求める働き方はどのようなものなのか? オフィスがあるのは何のためか? 目的や目指すべき効果を明確にすることが最も重要なのです。

そして、忘れてはならないのが、システムや制度(就業規則)などのソフト面の整備です。

フリーアドレスやペーパーレスなどについて、従来の運用方法の改善を図らずに形だけの導入を行ってしまうと、かえって生産性低下や社員のモチベーションの減退につながってしまう場合があります。新たな運用方法を導入する場合は、社員への事前説明会などを実施し、目的の共有と意識の変化を促すことが効果を上げるためには必要です。

JTBだからできる、多様なサポート

JTBグループは、全国のJTB店舗をはじめ、宿泊施設や温泉施設などの空間デザインで培った様々なノウハウを活かし、オフィスデザインにも関わっています。JTBアセットマネジメントでは、各社の企業理念や経営戦略を理解し、従業員エンゲージメントや業務効率向上をデザイン設計・施工よりお手伝いいたします。ワークプレイスの整備にお悩みのご担当者様は、ぜひご相談下さい。


まとめ

本記事では、これからのワークプレイスの在り方についてお届けしました。以前のオフィスは「働くために来る場所」でしたが、世の中でリモートワークの流れが一般的になり、オフィスそのものの役割が問われるようになりました。結果、企業内部でオフィスの縮小・移転に関する話題が挙がるようになりました。今後は働く内容や目的に合わせ、オフィスに拘らずに「最適な場所を選ぶ」という真の意味でのABWの考え方が拡がっていくでしょう。リアル接点の場であるオフィスを経営戦略の手段の一つと捉え、企業としてどうありたいのか?どんな組織にしたいのか?オフィスでしかできない事は何なのか?を考え、ワークプレイスに落とし込んでいくことが重要です。

また、今後は新しいオフィスを作っていくのではなく、既存のストックの活用へシフトする必要があります。デジタル化が進み、ハイスペックなオフィス環境は不要となり、場所への縛りは緩くなっていくと考えられます。

これを機会に貴社でも、働く空間の最適化という観点から様々な空間の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

本記事に関するお問い合わせ、ご相談、ご不明点などお気軽にお問い合わせください。

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