物価上昇や宿泊施設における人材不足、訪日外国人数の増加により国内宿泊単価が高騰しており、今後もしばらく続く見通しであることをご存知でしょうか？企業においても「宿泊規定の金額では予約が取れない」「出張規定を超えてしまうが良いか」といった声やお問い合わせが出張者から人事部や総務部、購買部など出張管理担当部署に多数寄せられているのではないでしょうか。
実際にJTBビジネストラベルソリューションズ（以下JTB-CWT）へも出張管理部署の担当者から「出張規定の変更するために日本国内の都市別の平均価格が知りたい」「他の企業はどのような対応をとっているのか教えて欲しい」といったような解決策を検討するためのご相談が増えています。ビジネストラベルマネジメントを専門に扱うJTB-CWTが考える更なる国内宿泊単価の高騰への備えをご紹介します。
「宿泊規定」を改訂するのは今か？
国内宿泊単価の高騰に対して、出張規定に定められている宿泊上限金額の見直しを検討する企業は多く存在します。宿泊単価の高騰が一時的かつすぐに安定する場合は、宿泊上限金額を引き上げることが最適な解決策と言えるでしょう。しかし、宿泊単価が高騰・安定しないことが予想される未来や、一度引き上げてしまうと安いホテルが空いているにもかかわらず華美なホテルを利用する社員も想定され、出張経費の増加に繋がってしまうリスク、宿泊単価が下がってきた際に宿泊上限金額を引き下げることが難しくなってしまうなど、短期間で再度改定が必要となり得る対策は避けるべきでしょう。
「出張規定」は変えずに「出張ガイドラインの設定」を
では、どのような対策を取るかですが、「出張ガイドラインの設定」による特例措置を用意するのはいかがでしょうか？ 具体的には、宿泊上限金額内で予約できない場合の許容範囲(政令指定都市は11,000円、東京23区内は13,000円まで認めるなど)、適用期間を明記した出張ガイドラインを社内掲示版で周知するという方法です。ガイドラインという方法であれば、出張者は宿泊予約の柔軟性が増し、企業は必要以上の経済的リスクを冒さず宿泊費の運用が可能となります。出張管理担当部署も「ガイドライン」であれば、内容の変更・終了が行いやすいため、企業、管理者、出張者3方にとって適した運用となることでしょう。
出張ガイドラインの運用に必要なこと
「出張ガイドライン」とすることで柔軟な対応が可能となりますが、内容の変更・ガイドラインによる運用を終了することを決めるためには、自社の国内宿泊単価の推移を定点観測するための環境構築も重要です。
例えば、前述のJTB-CWTが提供する出張手配システム『B+PLUS』を活用することで、宿泊費用（その他航空券等も）の可視化、蓄積したデータによって自社の宿泊平均単価を知ることが可能です。データの中には、領収書ではわからない具体的な予約プラン名も含まれており、QUOカード付きなどの換金プランでの予約有無のチェック機能として出張者に対する抑止効果としても作用します。また、『B+PLUS』では宿泊実績データに基づいたレポートが参照できるため、カラ出張（宿泊）防止といった旅費の透明性確保にも寄与します。
定額支給から実費精算へ
宿泊費用を定額で支給している企業において、出張者による立替負担の増加、仮払い/概算払いの事前旅費申請、領収書による出張精算が必要となるケースが増えて来ているのではないでしょうか？また、経理部門においても仮払い/概算払いの経理処理、領収書の確認・保管による工数が増えているのではないでしょうか？お互いの作業工数を削減するためにも、定額支給から実費精算への変更、出張ガイドラインによる運用への切替えを検討する良い機会ではないでしょうか。
まとめ
国内の宿泊単価の高騰により、企業の出張管理を担当している部門では早急な対応が求められているのではないでしょうか。今後予想される更なる宿泊単価の上昇に備えて、宿泊費を実費精算としている企業は「出張ガイドラインの設定」「宿泊手配を含む出張費用のデータ化・可視化」に取り組んでみてはいかがでしょうか。また、宿泊費用を定額支給している企業の場合は、実費精算への切替えを検討してみてはいかがでしょうか。
