コロナ禍において、リモートワークが進み業務の電子化が一気に加速しました。今後、労働生産人口が減少する日本では、多様な働き方が認められる流れへと一層向かうことが予測され、テレワーク業務は引き続き、推進されていくでしょう。このような中、経理業務の効率化は欠かせないことの一つです。経理業務の電子化が進めば、例えば出張の経費精算のためだけに出社する必要はなくなりテレワークの推進につながります。しかし、経費精算業務の電子化がなかなか進まない企業、電子化は難しいと考えている経理担当者は少なくありません。経費精算の電子化は経理部門だけでなく、多くの部署との関連性が高く、多くのメリットをもたらします。本記事では、経費精算および領収書の電子化についてわかりやすくお伝えします。
経費精算の電子化がもたらすメリット
コロナ禍でテレワークが進む中、「経費精算のため」だけに会社に出勤し不便な思いをした人も多いのではないでしょうか。経費精算の電子化が進むと、経費の申請も承認も、テレワーク先からできるようになります。つまり、経費精算の電子化は、経理担当者だけでなく他部署の社員にも恩恵をもたらします。
電子化が進まない一因として、経理担当者は日々の業務が忙しく、新システムの導入に着手できないことが挙げられます。さらに、社内には慣れた業務フローを変更することに抵抗を感じる人も少なくありません。電子化のメリットを知ることは、社内の意識改革にもつながります。
電子化のメリット
経費精算の電子化がもたらすメリットは次の3点です。
01ペーパーレス化によるコスト削減
法人税法では帳簿書類を7年間保存することが定められています。領収書や請求書、経費精算書など経理関係の書類は膨大で、これを保管するには、相応の保管スペースを準備しなければなりません。倉庫の管理や、膨大な量の書類整理に頭を悩ませている担当者も多いでしょう。ペーパーレス化が進めば、経理関係の書類や保管場所に関するコスト削減につながります。
02電子化による作業効率化
領収書や請求書、経費精算書などが電子化されれば、書類の内容に応じたデータ検索が可能になります。今までは、大量の紙の中から必要な書類を探さなければなりませんでした。その手間が大幅に削減でき、作業の効率化につながります。
さらに、紙ベースの場合、社内便や直接手渡しといった書類の受け渡しが必要になります。しかし、電子化やキャッシュレス化を進めると、他部署社員の出張費などの経費精算に関してもオンラインで済ませることが可能となり書類の受け渡しが不要になります。経費精算のためだけに出社する必要はなくなります。
03安全性の向上
紙ベースのやり取りは、常に紛失のリスクをともないます。領収書を失くしてしまい経費精算できなかったという人もいるでしょう。紛失した場合は探すのに手間がかかります。また、火事や災害などによる書類消失のリスクもあります。
書類のデータ化により、これまでは当然のようにあった書類の紛失や消失のリスクを回避できます。万が一災害によってパソコンが壊れたとしても、クラウド上にバックアップデータが残っていれば問題ありません。不足の事態に備えるためにも、電子化に向けて取り組むことをおすすめします。
経費精算の現状と電子化が進まない理由
コロナ禍の影響もあり、加速度的にデジタルテクノロジーは進化しています。この折に初めてテレワークやオンラインでの業務を体験した人も多いでしょう。その一方で、経費精算の電子化は期待したほど進んでいません。調査結果からその理由をご紹介します。
経理業務の現状
株式会社ブラックラインが実施した「経理部門のDX推進にむけた実態と課題」に関する調査によると、経理部門のうち76％はリモートワークを実現していると答えています。一方で、83％がいまだに生産性に課題があると考えていることが明らかになりました。
この要因の一つに、経理にはなかなか生産性を上げられない業務が複数あることが挙げられます。具体的には、絶対に時期をずらすことができない、単体決算や連結決算です。短期間に集中して行わないといけないため、現状では生産性の向上が難しい業務です。
また、現金出納帳の管理や監査対応など、現地に行かなければ対応できない業務も今後生産性の向上が必要な業務だと考えられています。
出典：「経理部門のDX推進にむけた実態と課題」に関する調査
経理業務の電子化が進まない3つの理由
先述した調査によると、経理業務の電子化が進まない主な理由は次の3つです。
- 業務が月末や期末に集中して、分散できない
- 仕事の進め方が以前と変わらない
- 常態的に高負荷な状態で、新しいスキルやナレッジの習得に至らない
出典：「経理部門のDX推進にむけた実態と課題」に関する調査
経理業務においては、元来紙の領収書などを残すのは必須でした。そのため、紙を扱う業務が慣習として根強く残っています。電子化への変更に戸惑いや抵抗を感じる担当者は少なくありません。
特に経費精算においては従来通り、領収書や稟議書のやり取りを紙で行い、直接現金の受け渡しを行っている企業も多いでしょう。そのため普段はテレワークを行っている経理部以外の社員が、経費精算のためだけに出社しなければいけない、というような手間が生じているのが現状です。
しかし、長年の慣習であるため、この手間に深い疑問を感じていない人も多数います。さらに、多くの企業では経理部が常態的に高負荷な状態にあるため、新しいスキルを習得しながら電子化に取り組むほどの余裕を持つことができません。
この状況を打破するのは、経理部だけの力では難しいでしょう。上層部や他部署の社員も含めた多くの社員が経理の現状を把握し、意識を合わせて電子化を推し進めることが必要です。
経理業務電子化に必須！領収書の電子化を進めるには
法改正で紙の領収書が不要に
電子帳簿法の改正で、領収書の電子保存が可能になりました。施行当初は、電子データとして作成された帳簿書類のみが認められ、スキャンしたデータ保存は認められませんでした。そのため、企業側が帳簿類の電子データ化を敬遠し、期待したほどの導入が進まなかった経緯があります。
その後、徐々に緩和が進み、2016年にはスマートフォンで撮影した領収書の電子保存が認められ、2020年にはクレジットカードの利用明細書が事実上の領収書として認められています。
また、これまで電子化を行うには、あらかじめ所轄税務署長への承認申請が必要でした。しかし、2022年1月の電子帳簿保存法改正により廃止され、届出制へと変更されます。これを機に、電子化へのハードルが一気に下がることが期待されています。
領収書電子化に最適なシステム選び
紙の領収書をなくし、電子データ化するには、電子帳簿保存法に準拠したシステムを導入すると安心です。スムーズに電子化を行うには企業の規模や必要性に応じ、最適なものを取り入れるとよいでしょう。
ここでシステム選びのポイントを紹介します。
01税務署への申請手続きが行える
電子帳簿保存法に準拠したシステムを選ぶ際、まず税務署への申請手続きが行えるシステムかどうかをチェックしてみてください。データ入力から税務署への申請手続きまで一元化できるシステムを導入すると、経理業務にかかる時間や手間を、トータルで圧縮できます。
02コーポレートカードの利用明細データやキャッシュレスに対応
精算書にコーポレートカード利用明細のデータを取り込むことができるものが便利です。キャッシュレス対応の場合、紙の領収書受領が不要です。
さらに、パソコンだけでなく、スマートフォンでも利用できるものを選択すると、場所を選ばずに経理業務ができるメリットが生じます。
03システム上で既存の出張・経費規程を設定できる
経理電子化システムの中には、システム上に自社の出張・経費規程を設定することにより、規程外の精算を行うとアラートを表示させられるものがあります。
このようなシステムを選ぶと、入力時に規程外の精算を弾くことができ、これまで精算時に毎回行っていた規程チェックが不要になります。
04運賃検索ソフトとの連携
出張が多い企業の場合、社員は、出張精算の際、自分で運賃検索を行うことに手間を感じているのではないでしょうか。運賃検索ソフトと連携できるシステムを導入すると、出張や日々の交通費の精算が楽になります。
さらに、出張時のチケット手配と経費精算を同時に行うシステムを利用すると一段と利便性が高まります。
05今利用している会計ソフトとのデータ連携が可能
既に利用している会計ソフトと、多くのデータを連携できるものを選択するとよいでしょう。入力により生じる人的ミスの防止や作業時間の削減により、業務の効率化につながります。
経費精算を電子化した企業の実例
ここで、経費精算を電子化したA社の実例を紹介します。
国内大手の製紙業企業であるA社は、国内に社員1万名以上を擁しています。それまでは膨大な量の経費精算を紙ベースで行っていました。電子化以前まで採用していたのは、社員の申請を上長が承認、承認時に会計にデータを流す仕組みです。実際にお金を支払ったあとで領収書が経理部に回ってきます。これを経理部が事前データと領収書を突き合わせ、必要に応じて修正します。このフローは非常に手間で、人的ミスも頻発していました。
しかし、経費精算の電子化により、頻発していた人の手による入力ミスがなくなり、経理部のチェック時に生じていた確認・修正の手間も不要となりました。結果、業務負荷の大幅な軽減に成功しました。領収書の電子化により、書類や帳簿の検索性の向上にもつながっています。
また、カードと経費精算システムを連動させることで、キャッシュレス化を実現。さらに、社員にキャッシュレス化を根付かせることにより、電子帳簿保存法の対応がスムーズになるという相乗効果を発揮しています。
まとめ
日本では、労働生産人口の減少や多様な働き方を認めていく流れから、今後もテレワークが進むと予想されます。それにともない、経理業務も効率化が必要です。その有効な手段が経理精算の電子化です。
しかし経費精算の電子化は、いまだ期待するほどには進んでいません。その要因として、一定期間に集中する業務が多数あることや、経理部門の担当者が忙しく新しいシステムの導入を検討する余裕のない点が挙げられます。
現状を変えるためには、まずはコスト削減や業務の効率化などの点で、経理業務の電子化がもたらすメリットは大きいことを社員全員が認識することが大切です。
本記事でご紹介した5つのポイントを考慮し、システムやツールを導入することで、電子帳簿保存法に則した形で経理業務全般の電子化に取り組んではいかがでしょうか。
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すぐに大きくシステム変更をしたい会社はもちろん、大掛かりな変化に抵抗はあるものの、電子化にまず一歩踏み出したい企業にもふさわしいシステムです。ぜひ、活用してみてはいかがでしょうか。
