イベントの目的を明確にする

イベントを企画する際には、以下の点を踏まえることが重要です。

具体的な目的を設定する

イベントの目的を具体的に設定することで、企画の方向性が明確になります。目的の例として「新規顧客の獲得」「ブランドの認知度向上」「既存顧客のロイヤリティー向上」「新製品やサービスのプロモーション」などがあります。

目的を限定する

目的をできるだけ絞り込むことで、企画を立案しやすくなります。また、目的は担当者だけではなく、運営に携わる協力会社にも周知しておくことが重要です。

イベントのターゲットを設定する

ターゲットを設定する際には、具体的なターゲット像を設定しましょう。参加者ごとに興味・関心が異なるため、具体的なターゲット像を想定し、その興味や関心に合わせた内容を提供することが重要です。ターゲットを不明確なままの計画でイベントを進めると、誰にも響かないイベントになるおそれがあります。

一般消費者向けのイベントでは、年齢や性別、年収、職業などをさまざまな項目からターゲットを絞りますが、企業向けのイベントにおいては、参加者の業種や役職、会社の規模や売上高、ビジネスモデルなどをもとに検討します。

イベントに参加することで得られるメリット明示する

イベントへの参加により得られるメリットを明示することで、参加者の関心を引きつけ、より強く参加意欲を高めることが可能です。具体的にメリットを示すことで、参加者にイベントへの価値や利点を深く理解させることにもなります。

企業や専門の業界が開催するイベントでは、専門的な情報や業界の最新トレンド情報を得ることに加え、業界内の人脈拡大や新たなビジネスチャンスの創出の機会があること等、多くのメリットがあります。ワークショップやセミナーにおいては、スキルや知識の習得や、新しいアイデアの発見があるかもしれません。

このように、イベントのメリットの明示は参加者が参加する価値を感じ、参加者数の拡大や満足度向上につながります。また、参加者がイベントに興味を持ち、積極的に参加する意欲を高めるための重要な施策である、とも言えます。イベントのメリットを明示する場合は、具体的な文言を設定し、打ち出すポスターやバナーがある場合は、訴求文言として入れ込むのも効果的です。

「6W2H」で考えるのがおすすめ

イベント運営において、「６W２H」を用いて物事を考えることは、必要な要素を網羅的に考えるのに有効です。その内訳は以下のようになっています。

Who(誰)

主催者、参加者、スタッフなど、関係者の確認と役割の明確化が必要

When(いつ)

開催日時の選定とスケジュールの調整が重要

Where(どこで)

開催場所の選定と会場の手配が必要

What(何を)

イベントの内容やプログラム、アクティビティの決定がポイント

Why(なぜ)

イベントの目的と意義を明確化、参加者のモチベーションの高揚にもリンク

How(どのように)

イベントの運営手順や実施方法、予算編成等を計画

How much(いくらで)

イベントの予算や費用の見積もり、資金調達方法を考慮します。

With whom(誰と一緒に)

協力会社やパートナー、スポンサーとの協力関係の構築が重要です。

このなかでも「What(何を)」は特に重要です。参加者に提供するコンテンツや価値を考えることはイベントの成功にも直結するからです。

参加者が何を提供され、どのような体験や知識を得られるのかを明確にすることは、参加者の期待値を高め、イベントの話題性拡大や参加者数増加につながります。

イベントのコンテンツ事例

著名人を講師やゲストに招いてのイベント

よくある企画として、著名人やインフルエンサーを講師やゲストに招くものがあります。例えば、ある商品の販促活動を目的としたイベントの場合、インフルエンサーによるユーザー代表としての登壇などもその一つです。有識者、元プロスポーツ選手などを招くことで、イベントに第三者目線といった観点や、権威付けといった特殊性を付与できます。

参加型・体験型イベント

参加型や体験型のイベントも人気です。例えばARアプリを使用した脱出ゲームや謎解きイベント、宝探しイベントなども開催されています。これらのイベントは参加者が主体的に参加できるところが人気の理由です。
国籍に関係なく日本文化に興味を持つ人に向けて、日本文化体験ツアーを行ったイベントもあります。他にも、開催時期に合わせて同時にまちフェスを実施するなど、さまざまな工夫が考えられます。

来場者同士での交流型トークイベント

来場者同士のコミュニケーションを重視するイベントもあります。来場者によるその場での意見発表や、特定テーマについての来場者同士での議論など、さまざまな企画があります。自社サービスの満足度を高めるために、サービス利用者をターゲットにしたイベントも増えています。サービス提供者は来場者の意見を利用者の生の声として収集できるとともに、来場者自身も他のユーザーがどのようにサービスを利用しているかが分かるなど、さまざまにメリットがあります。

日程を決める

イベントの開催に適した日程は、ターゲットによっても変わります。会社員がターゲットの場合は、土日祝日のお昼頃にイベントを開催することで、来場がしやすくなります。もしも平日に開催する場合は、18時以降に開催することで、仕事を終えてからの参加が可能です。イベントの性質上、業務として来場するケースが多いと考えらえる場合には、日中に開催が参加者には好都合です。

イベント会場を予約する

会場選定や確保は、来場者数に見合った大きさかどうかがポイントです。また、会場の場所も、イベントの参加者数に大いに影響します。たとえば子育て世帯をターゲットとする場合は、ショッピングモールや住宅街の付近で会場を設定することで、対象者が来場しやすくなります。開催地や会場を決める際は、以下の資料をお役立てください。

開催地・会場選定77のヒント

アンケートを用意する

参加者に対してアンケートを実施すると、イベントの目的を達成できたか、主催者の意図や目的が正しく伝わったかどうかを確認できます。10段階で回答するなど結果を数値化できるよう工夫すると、結果がわかりやすくなります。またアンケートの結果は以降のイベントへの反映や、商品開発やサービスに盛り込むなど、将来や企業活動に役立てることが可能です。

管理ツールを導入する

効率よくイベントを管理するために、管理ツールの活用もおすすめです。MA（マーケティングオートメーション）ツールは、ターゲットとなる見込み客の抽出に役立ちます。CRM（顧客管理）システムは顧客情報を管理するツールで、既存顧客がターゲットのイベントにおいては特に効果を発揮します。また、MAツール、CRMシステムと連動するイベント管理システムもあります。管理ツールにつきましては、以下もご参照ください。

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当日の運営マニュアルを作成する

イベントに関わる全ての関係者に対して必要な情報をもれなく共有するためには、綿密な運営マニュアルが必要です。また、トラブルが起きた際の適切な対応方法もマニュアルに記載します。記載すべき項目や作成時の注意点などは、後ほど詳しく紹介します。

告知・PRする

社外向けのイベントなら、メールマガジンやポータルサイトへの広告掲載、SNSの投稿などで大々的に告知・PRします。ターゲットに合った媒体の選定が、効率的な告知・PRのポイントです。社内向けのイベントなら、社内サイトへの掲載、全社メールでの配信などを行います。

受付

参加者を待たせずスムーズに案内するためには、参加者数を考慮した人数を受付に配置します。氏名を確認してパンフレットを渡すなど、作業量も考慮した受付人数の配置がポイントとなります。
イベントシステムの活用により、非接触・少人数のスタッフでの受付対応も可能です。イベント会場への経路を確認のうえ、シンプルな案内方法も考えます。

進行台本の準備

進行台本とは、プログラムを時系列に記載したものです。音響や照明のタイミング、司会者のナレーションなども記載しておくとよいでしょう。

司会者などのリハーサル

進行担当者が、司会者や登壇者などに対して段取りを説明します。当日、会場でリハーサルをして初めて発覚する問題もあるため、事前に社内などで練習をしていたとしても、会場でのリハーサルは欠かさず行いましょう。

機材・音響・照明の確認

パソコン、プロジェクターなどの機材は予期せぬトラブルが発生する場合もあるため、入念に動作を確認しましょう。音響や照明などを会場側に依頼する場合は、事前にタイミングなどをすり合わせておきましょう。当日に初めて段取りを伝えるのではなく、進行台本を事前に確認してもらうことが大切です。

トラブルの想定

発生しやすいと考えられるトラブルは、事前に対応フローを用意するなど、運営マニュアルに加えておくほうが安心です。
不測の事態にも臨機応変に対応できるよう、できるだけ多くのトラブルを想定することが大切です。また、複数のトラブルが同時起きてもしっかりと対応できるよう、複数の対応窓口を用意しておくと安心です。