「来年の総会、もっと満足度を上げたい」「運営の段取りが分からない」といった悩みを抱えていませんか。会場手配や企画など膨大な業務に追われがちですが、コンベンションは単なる大規模会議ではありません。知見を集約し、新たなビジネスやブランド価値を生み出す、極めて戦略的な機会です。
本記事では、運営の基本から実践的な7つの手順、デジタル技術を活用した最新形式まで、成功の条件を分かりやすく解説します。次のコンベンションをより高い水準で実施したい方は、ぜひ参考にしてください。
コンベンションとは？
まずは、コンベンションという言葉の定義と、似たようなイベント形式との違いについて整理し、その特徴を明確にしておきましょう。
コンベンションには4種類ある
コンベンションとは、特定の目的を持って開催される大規模な集会イベントの総称で、ビジネスイベント（MICE）の中核を担う存在です。その種類は主催者や目的によって大きく4つに分類されます。
| 種類 | 主な主催者 | 特徴や主な目的 |
|---|---|---|
| 学術系 | 大学・研究機関・学会 | 研究成果の発表や、専門的な知見の共有・議論 |
| ビジネス系 | 企業 | 自社製品のPR、販売促進、社員の意識統一（キックオフ）、顧客エンゲージメントの強化など |
| 政府系 | 政府・国際機関・自治体 | 国際的な課題解決や外交、政策決定の場（G7サミットや閣僚会合など） |
| 協会系 | 業界団体・組合 | 業界全体の動向共有、標準化の議論、会員同士のネットワーク構築 |
それぞれの形式で重視されるポイントは異なりますが、共通しているのは「情報の共有」にとどまらない点です。参加者同士の交流や、新しいネットワークの構築といった付加価値を生み出すことが、コンベンション開催の大きな意義となっています。
セミナー・シンポジウムとの違い
よく混同されるセミナー・シンポジウムとの最大の違いは、その規模と多様性にあります。これらが特定の専門テーマを比較的少人数で深く掘り下げるのに対し、コンベンションは複数の分野や業界から幅広い層の参加者が集まるのが特徴です。
また、プログラムの構成も異なります。コンベンションでは一方的な講演だけでなく、展示会や交流会、分科会などが複合的に組み込まれるケースが大半です。セミナーやシンポジウムよりも参加者同士の双方向性が高く、総合的な体験を提供するイベント形式であるといえます。
データで見るコンベンションの市場規模と経済的インパクト
コンベンションの開催は、主催者だけでなく地域経済にも大きな恩恵をもたらします。ここでは最新のデータをもとに、その影響力を確認しておきましょう。
約8,900億円規模にのぼる経済波及効果
ICCA（国際会議協会）によると、2024年の日本における国際会議の開催件数は428件となり、前年比約18%増となりました。国際会議はコンベンションの代表的な形式であり、世界7位という開催規模は、日本がビジネスイベントの開催地として高い評価を受けていることを示しています。
コンベンションはMICEの主要カテゴリの一つでもあるため、国際会議の増加はMICE市場全体の活性化にもつながります。観光庁の推計によると、2024年に開催されたコンベンションを含む国際的なビジネスイベント（MICE）が生み出した経済波及効果は約8,900億円にものぼるとされています。開催地での宿泊や飲食、会場利用など、幅広い産業にプラスの影響が広がっていることが分かります。
MICE参加者は一般観光客の約3倍を消費
とくに国際会議や企業イベントなどのコンベンション参加者は、宿泊日数が長く、会食・交通・サービス選択の単価も高くなる傾向があります。MICE全体でも、観光庁が公表する一人あたりの平均消費額は約67.8万円と、一般の訪日観光客の約3倍にのぼります。
コンベンションの誘致や開催は、単なるイベントの成功だけでなく、地域経済の活性化にも大きく貢献する取り組みといえるでしょう。
【実践編】コンベンション運営の戦略的7ステップ
ここでは、多くの国内外コンベンションで採用されている基本的な進行手順を7つのステップに整理し、開催担当者が全体像を把握しやすい形で紹介します。
STEP01目的の明確化と基本構想の策定
まずは、なぜコンベンションを開催するのかという「目的」を明確に定めることから始めます。ここがぶれてしまうと、後の判断に迷いが生じるため、ターゲットとなる参加者層や開催規模、そして成功を測るための重要業績評価指標（KPI）をしっかりと設定することが大切です。
基本構想は、プロジェクトチーム全員が共有すべき羅針盤のような存在です。「誰に」「何を」届けたいのかを言語化し、関係者全員で認識を合わせることで、一貫性のある企画運営につながります。
STEP02会場選定と技術インフラの整備
目的に見合った適切な会場を選ぶことは、参加者の満足度を高めるためにも重要です。アクセスの良さはもちろん、収容人数や会場の雰囲気、周辺の宿泊施設なども考慮して選定を進めるとよいでしょう。
また近年では、現地開催とオンライン配信を組み合わせたハイブリッド型も一般的になっています。会場の通信環境や配信設備の有無など、技術的なインフラが整っているかどうかも、会場選びの重要なチェックポイントとなります。
STEP03プログラム構成と講演者・参加者の調整
コンテンツは、集客と満足度を左右する最も重要な要素です。「誰が、どのタイミングで、どのようなテーマを語るのか」を可視化したプログラムボードを早い段階で作成すると、全体のバランスを調整しやすくなります。
登壇者の選定やスケジュール調整は時間がかかる作業ですので、早めの着手が肝心です。魅力的なテーマ設定と、参加者が飽きないようなリズム感のある構成を意識することで、最後まで熱量の高いコンベンションになります。
STEP04統合型登録システムの導入
参加者の登録管理や演題の受付、決済、宿泊手配などを個別に管理するのは大変な労力です。最近では、これらを一元管理できるCventなどの「統合型コンベンション管理システム」を導入するケースが主流になっています。
システムを活用することで、運営スタッフの事務作業を大幅に軽減できるだけでなく、参加者にとっても手続きがスムーズになるメリットがあります。情報の入力ミスや漏れを防ぎ、正確なデータ管理を行うためにも有効な手段です。
STEP05宿泊・交通を含めた参加者サポートとロジスティクス設計
コンベンションには遠方や海外からの参加者も多く含まれるため、移動や滞在のサポートが欠かせません。会場までの移動手段や宿泊先の確保など、ロジスティクス（物流・移動計画）を丁寧に設計することで、参加者のストレスを減らせます。
具体的には、事前に「参加者案内ガイド」や「交通・宿泊ガイド」を作成し、公式サイトや登録システムを通じて案内しておくと親切です。初めてその土地を訪れる人でも安心して参加できる環境を整えることが、ホスピタリティの向上にもつながります。
STEP06当日の運営体制とリスクマネジメント
開催当日は予期せぬトラブルが起こり得るものです。そのため、準備段階で詳細な運営マニュアルを作成し、緊急時の対応フローや指揮系統などの危機管理体制を整備しておくと安心です。
また、来場者の混雑緩和や動線の確保、セキュリティ対策、感染症対策など、安全面への配慮も重要です。スタッフ全員が役割を理解し、万が一の際にも冷静に行動できるよう、事前にシミュレーションしておきましょう。
STEP07事後フォローとレガシーの創出
コンベンションはイベントが終了したら終わり、ではありません。参加者へのアンケート実施や、講演動画のアーカイブ配信などを行い、今回の成果を次回の開催へとつなげていくことが大切です。
得られた知見やネットワークを一過性のものにせず、組織やコミュニティの資産として残していくこと。これを「レガシー（遺産）の創出」と呼びます。継続的な価値を生み出す仕組みを作ることで、コンベンションの意義はさらに深まります。
DX時代のハイブリッドコンベンション運営戦略
オンラインとオフラインを融合させたハイブリッド開催を成功させるには、従来の運営とは異なる視点での設計が求められます。
ハイブリッド開催に必要な技術環境と設計のポイント
ハイブリッド開催において最も大切なのは、「会場での体験」と「オンラインでの体験」を両立させることです。現地にいる参加者だけでなく、画面越しの参加者にも臨場感や一体感を感じてもらえるような工夫が求められます。
具体的には、高画質な配信機材の確保や、オンライン参加者が質問や投票で参加できるインタラクティブな機能の導入などが挙げられます。どちらの参加者も「置いてけぼり」にしない、シームレスな体験設計を目指しましょう。
統合型プラットフォームによる運営効率化
参加登録や演題受付、当日の配信、決済、宿泊予約といった多岐にわたる業務を別々のツールで管理すると、情報が分散してミスが起こりやすくなります。そのため、これらをひとつのシステムで完結できる「統合型プラットフォーム」の活用が進んでいます。
すべてのデータを一箇所に集約することで、リアルタイムでの状況把握が可能になり、運営の効率が劇的に向上するのがメリットです。参加者にとっても、ひとつのIDですべてのサービスを利用できる利便性の高さは大きな魅力となります。
AI・データ活用による参加者体験の高度化
デジタル技術（DX）の進展により、運営にAIやビッグデータを活用する動きも広がっています。例えば、参加者の興味関心に合わせておすすめのセッションを提案したり、行動データを分析して次回の企画に活かしたりすることが可能です。
こうしたデータ活用は、単なる業務効率化にとどまりません。参加者一人ひとりに最適化された体験を提供することで満足度を高め、コンベンション自体を価値ある「資産」へと進化させるための強力な武器となります。
外部パートナーとの戦略的連携で運営品質を高める
コンベンションは、企画・集客・会場運営・宿泊・交通・登録管理など、多くの要素が複合的に絡み合うプロジェクトです。そのため、主催者単独で全工程を担うのではなく、専門性を持つ外部パートナーと連携しながら進める体制が重要になります。
ここでは、主催者が活用できる主な外部パートナーの種類と、それぞれの強みを紹介します。
専門事業者（PCO）を活用するメリットと留意点
PCO（Professional Congress Organizer）は、主に学会・協会の会議運営を専門とする外部パートナーです。企画・演題管理・会場運営などに精通しており、大規模な学術系・国際会議では多くの主催者が活用しています。
ただし、PCOはあくまで「会議運営の専門家」であり、旅行・宿泊・交通の設計、企業イベントの演出設計、ハイブリッド配信の統合設計までは網羅しないケースも多くあります。イベントのスコープに応じて、PCOに適した領域や他のパートナーが適した領域を切り分けることが重要です。
M&E領域まで支援できる外部パートナーの活用
コンベンションでは、会議運営と同じくらい、参加登録・移動・宿泊・受付などの基盤設計が成功を左右します。たとえばM&Eにワンストップで対応しているJTBであれば、企画や会場運営、演出設計、ハイブリッド配信の統合設計まで一貫して支援できます。加えて、登録管理や交通・宿泊手配も包括的に任せられるため、会議以外の周辺領域をもまとめて最適化できるのが強みです。
PCOは会議運営に特化していますが、旅行会社であれば会議運営部分まで支援範囲を広げられるケースも多く、企画構成から当日の動線・滞在・配信までを総合的に設計できます。担当領域が分断されないため、特に国際会議や大型イベントでは全体最適がしやすく、運営負荷やリスクを大幅に減らせます。
コンベンションビューローとの連携メリット
開催地選びや地域との調整においては、自治体や観光協会などが運営する「コンベンションビューロー」を活用するのも効果的です。彼らはその地域での開催を支援する公的機関であり、会場や宿泊施設の紹介、助成金情報の提供などを行っています。
外部パートナーとコンベンションビューロー、それぞれの強みをうまく組み合わせることで、より円滑で地域に根差した開催が可能になります。地元の観光資源を活用した体験ツアーの企画など、参加者に地域の魅力を伝える機会も作りやすくなるでしょう。
コンベンション運営の成功事例
ここでは、実際にコンベンション運営に成功した企業や団体の事例をご紹介します。次回の開催に活かせるヒントとして参考にしてください。
カシオ計算機株式会社 様多国籍ゲストに対応し、ブランド理解を深めた国際ミーティング
カシオ計算機株式会社様が世界各地のビジネスパートナーを招いて開催した「CASIO SBP Meeting 2024」では、多国籍参加者に配慮した食事・言語・文化サポートと、複数拠点への移動設計が大きな課題でした。また、4年ぶりのリアル開催という状況下で、スムーズな運営と高い体験価値の両立が求められていました。
JTBは、Cventを活用した多言語対応の登録管理、資料アップロード、ハラル・ベジタリアンを含む食事手配、技術センター・記念館・懇親会をつなぐ交通動線の最適化をワンストップで支援。運営負荷を大幅に軽減するとともに、参加者がブランド価値を“現地で体感”できる環境を整備し、関係強化と理解促進というイベントの核心に貢献しました。
日系製薬メーカーX社 様学会共催セミナーの運営業務を最小化し、本業集中を実現
日系製薬メーカーX社様は、年間10回以上の学会共催セミナーを実施しており、学会事務局との連絡や、登壇医師との調整、交通・宿泊手配などが分散し、担当者の負荷が高まっている点が課題でした。新薬上市など本業の山場と重なる時期には、セミナー運営が大きなボトルネックとなっていました。
JTBは、趣意書の取得から申込書提出、案内チラシ制作、交通・宿泊手配、当日の運営マニュアル作成までを一括で代行。さらに学会後のアンケート分析まで包含することで、担当者が“医師との連絡・面談”というコア業務に集中できる体制を実現。運営品質と効率化を同時に満たすアウトソーシングモデルとして高く評価されています。
株式会社A社 様3,000名規模のハイブリッド開催で一体感とデータ活用を実現
株式会社A社様のキックオフイベントは、リアルとオンラインを組み合わせた3,000名規模の大型開催でした。テーマ「UPGRADING」にふさわしい体験価値の創出に加え、スムーズな参加者集約や、多様なプログラムをつなぐ運営設計が求められていました。特に、受付～表彰式～経営方針～懇親会へと続く動線管理の最適化が重要ポイントでした。
JTBは、CventによるQRチェックインで来場動線を可視化し、データを次回運営に活かせる形に整備。LED全面スクリーンの演出、AIナビ映像、キッチンカー導入など、リアル会場での体験価値も高めました。結果として、参加者の満足度が大幅に向上し、「企業としての進化」を体現するイベントとして高く評価されています。
コンベンションの未来展望｜サステナビリティとイノベーション
環境配慮とテクノロジーの進化が、コンベンションの在り方を根本から変えつつあります。
環境に配慮したサステナブル運営
環境負荷の低減は、いまや国際的なイベント開催においても避けては通れないテーマです。国内外からの招致条件として、SDGs（持続可能な開発目標）への対応が必須になりつつあります。環境に優しい素材を使うなどの配慮が、主催者の信頼性にもつながります。
具体的には、プログラムのデジタル化によるペーパーレス化の推進や、再利用可能な装飾資材の活用、フードロスの削減などが標準的な取り組みになりつつあります。また、例えばJTBでは、フードロス削減を支援する「ロス旅缶」や、カーボンゼロを目指す「CO2ゼロMICE」など、サステナブル運営を実践するための仕組みづくりにも取り組んでいます。
こうしたソリューションを取り入れることは、社会的な責任を果たすだけでなく、ブランドイメージの向上にも効果的です。
AI・データ活用による参加者体験の進化
技術面では、AIやデータ分析の活用がさらに進み、「参加者に最適化されたコンベンション」が現実のものとなり始めています。これまでのような画一的なプログラム提供から、個人の関心に合わせたパーソナライズされた体験への転換です。
例えば、AIが参加者の属性や過去の行動履歴をもとに、最適なビジネスマッチングを提案したり、興味がありそうな展示ブースへ誘導したりすることが可能になります。テクノロジーの力が、参加者一人ひとりにとってのコンベンションの価値を最大化してくれるのです。
コンベンションの成果を「一過性」で終わらせないために
これからのコンベンション運営で特に意識したいのが、「開催して終わり」にしないことです。終了後にいかにして価値を残し、次につなげていくかが問われています。
セッションの動画や資料をアーカイブとして提供したり、参加者限定のオンラインコミュニティを形成したりすることで、イベント期間外でも交流や学習が続く仕組みを作れます。これにより、コンベンションは単発の行事から、知見が蓄積され続ける「継続的なプラットフォーム」へと進化します。
よくある質問（FAQ）
コンベンション運営に関して、主催者から頻繁に寄せられる質問とその回答をまとめました。
Q1:コンベンション開催に必要な準備期間は？
開催規模や内容によって異なりますが、一般的な目安としては、国際会議であれば2～3年、国内の大規模な会議であれば1～2年、中規模なイベントでも6ヶ月～1年の準備期間が標準的だといわれています。
特に人気の会場は数年前から予約が埋まることも珍しくありません。また、初めて開催する場合やプログラムが複雑な場合は、さらに余裕を持ったスケジュールで動き出すことで、直前のトラブルを防ぎ、質の高い準備が可能になります。
Q2:ハイブリッド開催のメリット・デメリットは？
ハイブリッド開催の最大のメリットは、遠方の参加者も含めて集客を拡大できる点や、配信動画を事後に資産として活用できる点にあります。一方で、配信機材や通訳の手配などでコストが増加し、運営オペレーションが複雑になる点はデメリットといえます。
メリットとデメリットを天秤にかけ、開催の目的や予算に合わせて最適な形式を選択することが大切です。すべてをハイブリッドにするのではなく、プログラムの一部だけを配信するといった柔軟な設計も検討してみると良いでしょう。
まとめ
コンベンションは、単なる情報の伝達手段ではなく、ビジネスや学術の発展を加速させる重要なプラットフォームです。成功のためには、明確な目的設定、緻密な計画、そして信頼できるパートナーとの連携が欠かせません。
JTBでは、国際会議・展示会・周年イベントなど多様なコンベンションを支援してきた経験をもとに、企画設計から当日運営、デジタルツール活用、事後の価値最大化まで一貫してサポートしています。次のコンベンションをより高い精度で成功させたい方は、まずは気軽にお問い合わせください。
