コロナ禍により、働き方改革が一層進む中、壁となっているのが経費精算ではないでしょうか？出張やセールス交通費の精算、申請承認のために出社した…という方も多いのではないでしょうか？書類ベースの経費精算は、主に担当する経理部門の社員だけでなく、他部署の社員にとっても大きな負担となっています。そのため経費精算をデジタル化することは、全社的な業務効率化につながります。今回は、経費精算のペーパーレス化のメリットや、ペーパーレス化を実現していくうえでのポイントを紹介していきます。
経理担当者の負担
従来のような書類ベースの経費精算では、経理担当者は申請内容のチェックや承認、不備の際の差し戻し、経費の仕分け、従業員への支払い手続きなど多くの作業を担当しており、その負担は非常に大きなものとなっています。
出典：経費精算から始める働き方改革｜現状から見る効率化のポイントとは？ - 起業ログ
書類ベースの経費精算、社員側にはこんな負担も...
経理担当者に負担がかかっている一方で、社員側もコア業務ではない経費精算に負担を感じています。
交通費精算の場合、定期券区間の控除など複雑な処理を後回しにしがちなうえに、あとからまとめてやろうとすることで記憶があいまいになり申請不備を起こす恐れもあります。さらに、リモートワークでそもそも出社する機会が減っているため、承認者である上司にコンタクトがとれず期日を超過してしまう事態も起こりがちです。
このため、申請者の期限超過や申請不備に不満を持つ経理とコア業務以外に時間を割きたくない社員との間に対立関係が生まれてしまいます。しかし逆に言えば、経費精算を期日通り不備なく行うことができれば、このような対立がなくなり、業務の効率化が図れます。また同時に社内の雰囲気も良くなります。
やるなら今！ペーパーレス経費精算とは？
書類ベースの経費精算からペーパーレス経費精算へと移行するには、今が非常に適した時期です。2020年10月に電子帳簿保存法が改正され、デジタルデータの利用明細が領収書の代わりになり、キャッシュレス決済は領収書が不要となりました。また2022年1月の改正では、これまで電子帳簿保存やスキャナ保存を行う際には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、2022年1月1日以後に保存する国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存については、事前承認が廃止されました。
出典：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
政府も行政手続きの「脱ハンコ」を進めており、押印は原則撤廃され、可能な限りオンライン申請に切り替えるとしています。こういった背景から、経費精算をIT化しチェック作業の削減を行い、経費精算を効率化するには今が大きなチャンスと言えるでしょう。
経費精算システムでできること
経費精算システムを導入することにより、さまざまな面で経費精算業務を効率化できます。
例えば、交通系のICカードを紐づけることで交通費の自動入力を行えるようになるほか、必要経費もレシートを撮影すれば自動入力を行えるようになります。
書類ベースの場合に問題となっていた申請不備や期日超過に対しても、システム側からアラートを発することが可能です。仮に不備が生じたとしても、システム上で経理担当者や承認者からチェックを受けられるため、圧倒的に時間を削減することができます。
経費精算をペーパーレス化するメリット
経費精算のペーパーレス化は、経理や営業、承認者である上司に至るまで、経費精算に関わる多くの社員にメリットをもたらします。経理担当者は、不備や期日超過に対する処理を行う必要がなくなり、今まで抱えていた負担を軽減できます。
社員は交通費などの経費申請の負担が自動入力によって軽減され、上司もオンラインで承認確認を行えるようになり、申請や承認のためだけに出社する...ということがなくなります。このように、経費精算のペーパーレス化は従業員全体の労力を削減し、全社的な業務効率化につながります。
申請手続きの効率化以外にもこんなメリットが！
ここまで述べてきたように、経費精算をペーパーレス化することで、普段の経費精算業務を大幅に効率化できます。またこのほかにも、経費精算のペーパーレス化によるメリットには以下のようなものがあります。
- 過去のデータなどが探しやすくなり経費精算以外の業務も効率化できる
- 印刷費、紙代などのコストを削減できる
- 閲覧履歴などがチェックでき、セキュリティを強化できる
これらのメリットを鑑みても、ペーパーレス化の効果は非常に高いと考えられます。
経費精算のペーパーレス化を行った企業の事例
さまざまなメリットがある経費精算のペーパーレス化ですが、実際に導入している企業にはどのような効果が現れているのでしょうか。ここからは経費精算のペーパーレス化によって生産性が向上した企業の事例をご紹介します。
01 事例 家庭用配置薬メーカー A社
全国に営業拠点を持つ家庭用配置薬メーカーA社では、各地の営業拠点訪問や学会参加などで頻繁に出張が発生していました。これらの出張費の申請やチケットの手配、精算といった処理はすべて書類ベースで行われており、申請内容と手配されたチケットの区間や金額のつき合わせなど非常に複雑で非効率でした。この問題を解決するためにA社では、チケット手配まで含めたワンストップ対応可能な精算システムを導入。経理部門での膨大なつき合わせ作業が無くなり、出張者や経理部門双方の工数削減につながりました。
02 事例 土木工事関連企業 B社
鳶・土木工事を行うB社では、従業員の施工現場への移動費等で月に70～80万円の出費がありました。これらの支払いを立替払いからキャッシュレス決済に変更したのを機に経費精算もペーパーレスに。経費精算のペーパーレス化により従業員がコア業務に専念することが可能となり、生産性を向上につながりました。また経理のチェック担当を3人から2人に削減することにも成功しました。
経費精算のペーパーレス化を進めるポイントとは？
経費精算のペーパーレス化は支払いのキャッシュレス化などを含め、周囲の環境づくりも段階的に進めていく必要があります。ポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。
- 経費はなるべく交通系ICカードやクレジットカードと紐づけキャッシュレスに
- ITに不慣れな年長者にはフォローを手厚く
- ネットワーク障害やシステム障害に備えて細かくデータのバックアップを
- スキャナ保存制度を活用してペーパーレス化を
特に導入を始めたばかりの頃は、社員によって活用度に差が出ることがよく見受けられます。これらのポイントに気を付けつつ、すべての社員が活用できるよう、経費精算のペーパーレス化を進めていきましょう。
まとめ
書類ベースの経費精算では、処理の煩雑さから経理担当者と社員、双方がコア業務に集中できないという不満が高まり、対立が起こってしまうことがありました。
経費精算のペーパーレス化を行うことで、全社員の経費精算に割く時間を減らすことができます。働き方改革によって業務の効率化が必要とされる中で、経費精算をペーパーレス化することによって社員全体の業務を効率化、生産性の向上に成功した企業も出始めています。
電子帳簿保存法改正やキャッシュレス化が進んでいる今が、ペーパーレス化のチャンスです。貴社でも経費精算のペーパーレス化で業務効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
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