社員総会とは従業員を集めて開催する大規模なミーティングで、企業理念やビジョン、事業戦略を経営層自ら従業員に語ることでインナーブランディングを強化したり、従業員同士の交流を活性化するために行われます。全社ミーティング、キックオフイベントと呼ばれることもあります。コロナ禍によりテレワークが増え、企業と従業員の間に距離ができてしまったと感じている方も多いと思います。そのような背景から社員総会は、今後ますます重要性が高まるのではないかと考えられます。そこで本記事では、社員総会の目的や内容、必要な準備について紹介します。また自社で社員総会を開催する際に役立つ事例を紹介しますので、ぜひご覧ください。
INDEX
そもそも社員総会とは
そもそも社員総会とは、従業員が集まって会社のビジョンや戦略を共有する会議です。会社のビジョンや今後の方針を共有、理解が深まることで、従業員の行動変容につなげることができます。また同じ時間・同じ場所を共有した従業員には一体感が生まれ、結束力を強くすることができます。社員総会は、金銭的にも時間的にもコストがかかりますが、会社にとって、より大きな成長、成果を導くための投資と捉えるべきです。
社員総会を実施する目的
社員総会は、多くの企業で実施されています。年に1度の企業もあれば、半期に1度開催しているところもあります。社員総会を実施する目的には、以下のようなものがあります。
01インナーブランディングを強化する
社員総会の目的の1つに、企業理念やビジョン、事業戦略などを従業員に伝え、インナーブランディングを強化するというものが挙げられます。社員総会では、自社のビジョンなどを経営層が直接従業員に伝え、理解してもらうことが大切です。従業員自身がまず、自社について良好なイメージを持つことが、日々の業務に対してプラスの意識を持たせることになり、結果的に業績の向上につながると考えられます。そうすることで自社への愛着が増し、定着率の向上も期待できます。
02従業員同士の交流を活性化させる
普段は各自の業務に追われているため、関連しない部署の従業員同士では、さほどの交流がないのが普通です。社員総会には、お互いの顔が見えて社内の一体感を高められるというメリットがあります。ただし総会で座っているだけでは交流が増えないため、感染対策を念頭に置きつつ、従業員同士の交流が増え、結束力がより強くなるプログラムを取り入れることが必要です。
03従業員を労う
従業員一人ひとりの働きが会社に影響していることを認識してもらうことも社員総会の目的の一つです。社長や役員などのプレゼンテーションで日々の感謝を直接伝えたり、表彰制度をつくり従業員を表彰するなど感謝を伝えるためのプログラムを入れることが、従業員のモチベーションアップ、帰属意識の強化につながります。
社員総会の実施に適した時期とは
社員総会の開催時期は、企業によって異なります。下期の始まる10月ごろに開催する企業が多いようですが、新年度の4月や、年末の12月に開催する企業もあります。通常は年に1回の開催ですが、企業によっては半期ごとに開催しているところもあります。いずれの場合も、社員総会には準備が必要になるため、繁忙期を避けた時期での開催が望ましいと言えます。
社員総会の内容・プログラムを確認
社員総会ではどのようなプログラムが行われているのでしょうか。実際に社員総会で行われるプログラムをいくつか紹介します。
01業績の報告
重要なのが、企業全体の状況がわかる業績の報告です。全体の収支はもちろんのこと、部署ごとの業務報告も必要とされます。自社が世の中に対してどう貢献しているのか、自分の部署が社内でどのような立ち位置であるのか、他部署と比べて業績はどうかなど、従業員に当事者意識を持ってもらう意味も含めて社員総会には欠かせないプログラムです。
02経営方針・戦略の共有
社員総会では、すでに周知している経営方針・戦略も含め、改めて内容を伝えて社内全体での意思統一を図ります。新たに経営理念やビジョンを策定した場合や、戦略を変える時などには特に効果的です。経営層自らの言葉で伝えるのがポイントです。
03代表からのあいさつ
代表のあいさつでは、従業員に向けた労いの言葉、思いなどを企業の代表から伝えます。代表の言葉を直接届ける機会は少ないため、従業員に感謝を伝えモチベーションを上げるチャンスです。代表からのあいさつは乾杯の音頭を兼ねるケースも多く見られます。
04ゲームコンテンツ
ゲームコンテンツは従業員同士の一体感を高めるのに役立ちます。自社にまつわるクイズやビンゴなどといったものが定番です。普段交流する機会がない従業員同士でチーム編成をすれば、コミュニケーションのきっかけにもなります。社員総会で生まれた交流が、総会の終了後、仕事の進行に良い影響を与える場合も多々あります。
05映像コンテンツ
社員総会で流す映像コンテンツは、同じ会場で全従業員が見ているため、メッセージを伝えるのに効果的な手法です。例えば、自社の歴史を振り返ったり、事業内容をまとめた映像であれば、従業員にとって、自分が働く部署以外の仕事を見ることのできる興味深い機会となります。また従業員の日頃の活躍をまとめたものにするとモチベーションアップにもつながります。
06表彰式
社員総会で成績優秀者、部署・チーム、永年勤続を表彰することも、よく行われています。これもまた従業員のモチベーションを上げたり、お互いの切磋琢磨を促すことにつながります。表彰者の選定は評価制度に照らし合わせて行い、基準を明確にしておくことが大切です。
07歓談・パーティー
方針発表や表彰などが終わったら、従業員同士でゆっくりと食事や会話を楽しむ時間を確保するのがおすすめです。これまでオンラインだけで会話していた他部署の人や久しぶりの同期などと交流を深められるため、新たな絆が生まれたり、会社への帰属意識が高まるなど、いい効果が期待できます。
オンライン社員総会という選択肢もある
昨今では新型コロナウイルス感染症の影響により、オンラインで社員総会を開催する企業も出てきました。オンラインなら参加人数が制限されず、従業員が移動する時間と費用がかからないため効率が良いと言えます。大規模な会場費用が必要ないのもメリットです。ただしその分、従業員同士が直接顔を合わせる機会としての意義は半減してしまいます。自社の社員総会は対面開催・オンライン開催のどちらが大きなメリットを得られるか、社員総会の目的に照らし合わせて検討することをおすすめします。
社員総会の開催に向けた準備
社員総会を開催するには準備が必要です。ここからは準備すべきことを紹介します。
社員総会の運営体制として、担当部署の決定、あるいは実行委員会を編成します。役員や総務部門主導で進めるケースもありますが、あえて各部署の従業員から実行委員を選出する企業もあります。これには、多くの従業員に当事者意識を持ってもらえるというメリットがあります。この場合、まずは中核となるメンバーを選出し、その後で慎重にメンバーを集めていくのがおすすめです。
社員総会の目的・ゴールを設定することが極めて重要です。社員総会が従業員にとってどのような場になれば良いか、従業員にどのような思いを抱いてほしいのかを明らかにしておくことが重要です。それが決まったら、目的・ゴールに沿った企画を検討します。「誰に」「何を」「どのように」という3つの観点で検討していくのがおすすめです。
開催日や参加人数、実施するプログラムなどがある程度決まったら、会場を検討します。社員総会の会場は従業員の利便性が高い場所にするのがおすすめです。例えばホテルの宴会場や、貸し会議室などです。社員総会のために会場貸出を行う結婚式場もあります。実際に足を運びんで担当者と顔をあわせて話をした方が安心です。
従業員に開催案内を送付します。社員総会の開催目的も合わせて伝えるのがポイントです。また開催案内は、社内メールや掲示だけではなく、あえてしっかりした招待状にすることで、従業員へ特別感を醸成することもできます。
開催に向けて細かい準備に入っていきます。実施するプログラムに必要な備品・機材をリストアップし、会場側と共有します。オンラインで社員総会を実施する場合は、あらかじめ配信機材を確認しておく必要があります。使用する配信システムもあらかじめ吟味し、当日に思わぬトラブルが発生しないよう入念に準備します。機材やサービスの使用方法を確認するのはもちろん、トラブルが発生したときの対処法や復旧方法についても確認するのがおすすめです。
社員総会まで時間がある場合は、事前アンケートを実施するのも手法の1つです。社員総会に期待していることや、レクリエーションの種類、困っていることなどを聞き、プログラム検討の参考にしましょう。アンケートを行う場合は匿名回答にした方が、率直な意見をもらえる可能性が高くなります。
社員総会が終わったら、必ず事前準備、当日の様子をイベントレポートにまとめましょう。あらかじめ、レポートにまとめるつもりで、準備段階から打ち合わせの議事録を残したり、写真を撮っておくことがポイントです。次回以降の検討材料となるように記録を残しておくことは極めて重要です。またまとめたものを素材に、企業の公式サイトやイントラ、社内報に掲載することも可能です。広報担当者だけでなく、さまざまな部署の従業員にお願いして当日の様子をまとめてもらうこともおすすめです。
社員総会を成功させるためには？
社員総会を成功させるためのコツには、以下のようなものがあります。
一体感のあるプログラムを検討する
社員総会では従業員全員で楽しめるプログラムを盛り込むのがおすすめです。また、期首であればこれからやる気を出して頑張れるようなもの、期末ならばほっとひと息つけるような内容など、開催時期の状況に合わせてプログラムを検討します。
感謝の気持ちを表す
従業員に対して感謝の気持ちが伝わるよう工夫するのがポイントです。社員総会では表彰式なども行われますが、特定の従業員だけでなく、全従業員に感謝の意を示すことが大切です。感謝の意が表明されると、社員全体のモチベーションアップにつながります。
オンラインの場合は視聴環境に配慮する
社員総会をオンラインで開催する場合は、参加者の視聴環境をあらかじめ確認しておくことが重要です。例えば、視聴するデバイス、Wi-Fiの環境などをチェックし、環境が整わないために参加できないことのないよう配慮します。必要に応じて参加者の技術サポートも行います。
まとめ
コロナ禍により企業を取り巻く環境は大きく変わりました。今後、企業の持続的な成長には、従業員自身が成長することに加え、その力を1つにまとめること、そしてその力を1つの方向に向けることが重要です。社員総会は、会社全体の一体感を醸成したり、従業員のモチベーションを高めるために有効な手段です。従業員の意思を企業の意思にするために、社員総会は重要な役割を果たします。これからは、より戦略的に社員総会を開催する企業が増えそうです。貴社でも、社員総会の開催を検討してみてはいかがでしょうか。
最後に、社員総会をはじめとするイベント企画運営に役立つ「開催地・会場選定77のヒント＋感染症対策11のヒント」を紹介します。企画のポイントや具体的な事例も掲載していますので、ぜひご覧ください。
ホワイトペーパー（お役立ち資料）開催地・会場選定77のヒント＋感染症対策11のヒント
