社員総会とは全従業員を集めて開催する大規模な会議 （ミーティング）です。全社ミーティング、キックオフイベント等と呼ばれることもあります。企業理念やビジョン、事業戦略を経営層自ら従業員に語ることで、インナーブランディングを強化することや従業員同士の交流を活性化することを目的に行われます。
コロナ禍以降、オンラインの普及により便利になった一方、テレワークの増加に比例して交流機会が減り、企業と従業員の間に距離ができてしまったとの声も多く聞かれます。そのような背景からも、今後ますます社員総会の重要性が高まるのではないかと考えられます。そこで本記事では、社員総会の目的や内容、必要な準備、加えて具体的な事例について紹介します。また、企画担当の方は、ぜひとも別添のお役立ち資料「開催地・会場選定７７のヒント」も併せてご覧ください。
INDEX
そもそも社員総会とは
そもそも社員総会とは、従業員が集まって会社のビジョンや戦略を共有する会議です。会社のビジョンや今後の方針を共有、理解が深まることで、従業員の行動変容につなげることができます。また同じ時間・同じ空間を共有した従業員には一体感が生まれ、結束力を強くすることができます。社員総会は、金銭的にも時間的にもコストこそかかりますが、会社にとって、より大きな成長、成果を導くための投資と捉えるべきです。
社員総会を実施する目的
社員総会は、多くの企業で実施されています。年に1度の企業もあれば、半期に1度開催しているところもあります。社員総会を実施する目的には、以下のようなものがあります。
目的01インナーブランディングを強化する
社員総会の目的の1つに、企業理念やビジョン、事業戦略などを従業員に伝え、インナーブランディングを強化することが挙げられます。社員総会では、自社のビジョンなどを経営層が直接従業員に伝えることで、理解してもらうことを最重要視している企業も多く見られます。会社のビジョンしっかりと共有し、 従業員が自社に対して良好なイメージを持つことは、日々の業務に対しても前向きな意識を持たせることにもなり、結果的に業績の向上につながると考えられます。また、同時に自社への愛着が増し、定着率の向上も期待できます。
目的02従業員同士の交流を活性化させる
普段は各自が自身の業務に追われているため、直接関連がない部署間では、それぞれの従業員同士であまり交流がないのが一般的です。同じ時間・空間を共有する社員総会では、お互いの顔が見えることで、社内の一体感を高められるというメリットがあります。なお、従業員同士の交流を増やすためにも、当日はただ着席だけにならないよう、より結束力が強くなるプログラムを取り入れる等、工夫をする必要があります。
目的03従業員を労う
従業員一人ひとりに対して、それぞれの働きが会社に大きく影響していることを認識してもらうことも、社員総会の目的の一つです。社長や役員などのプレゼンテーションで日々の業務に対する感謝を伝えたり、表彰制度をつくり従業員を表彰するなど、直接感謝を伝えるためのプログラムを取り入れることは、従業員のモチベーションアップ、帰属意識の強化につながります。
社員総会の実施に適した時期とは
社員総会の開催時期は、企業によって異なります。多くは下期の始まる10月ごろに開催しますが、新年度の4月や、年末の12月に開催する企業もあります。また、通常は年に1回の開催ですが、企業によっては半期ごとに開催しているところもあります。いずれの場合も、社員総会には、一定程度の準備が必要になるため、繁忙期を避けた時期での開催が多いようです。
社員総会の内容・プログラムを確認
社員総会ではどのようなプログラムが行われているのでしょうか。実際に社員総会で行われるプログラムをいくつかご紹介します。
01業績の報告
重要なのが、企業全体の状況がわかる業績の報告です。全体の収支はもちろんのこと、部署ごとの業務報告も必要とされます。自社が世の中に対してどう貢献しているのか、自分の所属部署が社内でどのような立ち位置であるのか、他部署と比べて業績はどうかなど、従業員に当事者意識を持ってもらう意味も含めて社員総会には欠かせないプログラムです。
02経営方針・戦略の共有
社員総会では、すでに周知している経営方針・戦略も含め、改めて内容を伝えて社内全体での意思統一を図ります。新たに経営理念やビジョンを策定した場合や、戦略を変える時などには特に有効です。いずれにしても、経営層自らの言葉で伝えるのがポイントです。
03代表からの挨拶
代表の挨拶では、従業員に向けた労いの言葉、思いなどを企業の代表から伝えます。代表の言葉を直接届ける機会は少ないため、従業員に感謝を伝えることで、モチベーションを上げるチャンスにもなります。代表からのあいさつは乾杯の音頭を兼ねるケースも多く見られます。
04ゲームコンテンツ
ゲームコンテンツは従業員同士の一体感を高めるのに役立ちます。自社にまつわるクイズやビンゴなどといったものが定番です。普段交流する機会がない従業員同士でチーム編成をすれば、コミュニケーションのきっかけにもなります。社員総会で生まれた交流が、総会終了後、日常の業務進行に良い影響を与える場合も多々あります。
05映像コンテンツ
社員総会で流す映像コンテンツは、同一空間（会場）で全従業員が同時に見るため、メッセージを伝えるのに有効な手法です。例えば、自社の歴史の振り返りや事業内容をまとめた映像であれば、自身が働く部署以外の仕事を見ることができる良い機会となります。また従業員の日頃の活躍をまとめた編集にすると、より身近に感じられモチベーションアップにもつながります。
06表彰式
社員総会で成績優秀者、部署・チーム、永年勤続を表彰するケースも、よく見られます。これらもまた従業員のモチベーションアップにつながったり、互いに切磋琢磨し合うことを促すきっかけになります。表彰者の選定は評価制度に照らし合わせて行い、基準を明確にしておくことが大切です。
07歓談・パーティー
方針発表や表彰などが終わったら、従業員同士でゆっくりと食事や会話を楽しむ時間を確保するのがおすすめです。これまでオンラインだけで会話していた他部署の人や、久しぶりに再会する同期との交流など、絆を深めることができたり会社への帰属意識が高まるなど、より良い効果が期待できます。
オンライン社員総会という選択肢もある
コロナ禍を経てオンラインが普及したことにより、オンラインで社員総会を開催する企業も出てきました。オンラインなら参加人数が制限されず、従業員が移動する時間と費用がかからないため効率が良いと言えます。大規模な会場費用が必要ないのもメリットです。ただしその分、従業員同士が直接顔を合わせる機会としての意義は半減してしまいます。自社の社員総会は対面開催・オンライン開催のどちらが大きなメリットを得られるか、社員総会の目的に照らし合わせて検討することをおすすめします。
社員総会の開催に向けた準備
社員総会を開催するには準備が必要です。ここからは準備すべきことを紹介します。
社員総会の運営体制として、担当部署の決定、あるいは実行委員会を編成します。役員や総務部門主導で進めるケースもありますが、あえて各部署の従業員から実行委員を選出する企業もあります。これには、多くの従業員に当事者意識を持ってもらえるというメリットがあります。この場合、まずは中核となるメンバーを選出し、その後で慎重にメンバーを集めていくのがおすすめです。
社員総会の目的・ゴールを設定することが極めて重要です。社員総会が従業員にとってどのような場になれば良いか、従業員にどのような思いを抱いてほしいのかを明らかにしておくことが重要です。それが決まったら、目的・ゴールに沿った企画を検討します。「誰に」「何を」「どのように」という3つの観点で検討していくのがおすすめです。
開催日や参加人数、実施するプログラムなどがある程度決まったら、会場を検討します。社員総会の会場は、ホテルの宴会場や貸し会議室など、参加者である従業員にとって、特別感があり、かつ利便性の高い場所で開催するのがおすすめです。中には社員総会のために会場貸出を行う結婚式場もあります。いずれにしても実際に足を運んで下見をし、会場の担当者と確認をした方が安心です。
従業員に開催案内を送付します。社員総会の開催目的も合わせて伝えるのがポイントです。また開催案内は、社内メールや掲示だけではなく、あえてしっかりした招待状にすることで、従業員へ特別感を醸成することもできます。
開催に向けて細かい準備に入っていきます。実施するプログラムに必要な備品・機材をリストアップし、会場側と共有します。オンラインで社員総会を実施する場合は、あらかじめ配信機材を確認しておく必要があります。使用する配信システムもあらかじめ吟味し、当日に思わぬトラブルが発生しないよう入念に準備します。機材やサービスの使用方法を確認するのはもちろん、トラブルが発生したときも想定し、対処法や復旧方法について、あらかじめ確認をしておきましょう。
社員総会まで時間がある場合は、事前アンケートを実施するのも手法の1つです。社員総会に期待していることや、レクリエーションの種類、困っていることなどをヒアリングし、プログラム検討の参考にしましょう。なお、アンケートを行う場合は匿名回答にした方が、率直な意見をもらえる可能性が高くなります。
社員総会が終わったら、必ず事前準備、当日の様子をイベントレポートにまとめ、記録を残しましょう。あらかじめ、レポートにまとめるつもりで、準備段階から打ち合わせの議事録を残し、写真を撮っておくことがポイントです。次回以降の検討材料となるように記録を残しておくことは極めて重要です。また、まとめたものを素材に、企業の公式サイトやイントラ、社内報に掲載することも、当事者意識を持たせる意味でも効果的です。
社員総会を成功させるためには？
社員総会を成功させるためのコツには、以下のようなものがあります。
一体感のあるプログラムを検討する
社員総会では従業員全員で楽しめるプログラムを盛り込むのもおすすめです。また、期首であれば、これからやる気を出して頑張れるようなもの、期末ならばほっとひと息つけるような内容など、開催時期の状況に合わせてプログラムを検討します。
感謝の気持ちを表す
従業員に対して感謝の気持ちが伝わるよう工夫するのがポイントです。社員総会では表彰式なども行われますが、特定の従業員だけでなく、全従業員に感謝の意を示すことが大切です。感謝の意をそれぞれが受け取ることで、社員全体のモチベーションアップにつながります。
オンラインの場合は視聴環境に配慮する
社員総会をオンラインで開催する場合は、参加者の視聴環境をあらかじめ確認しておくことが重要です。例えば、視聴するデバイス、Wi-Fiの環境などをチェックし、環境が整わないために参加できないことのないよう配慮します。必要に応じて参加者の技術サポートも行います。
社員総会の成功事例
社員総会に取り組む企業は、さまざまな形で工夫した企画をしています。ここでは、うまくいった社員総会の事例を２つご紹介します。
01 IT関連企業 A社 様 日本で対面開催！コロナ禍で開催したアジアパシフィックエリアの社内キックオフ
アメリカに本社があるIT企業のA社様では、従業員間のコミュニケーションが課題でした。そこでコミュニケーション強化を目的に、アメリカ、シンガポール、オーストラリア、韓国、日本から120名が参加する、4泊5日の社内キックオフを沖縄で実施しました。オフライン(リアル)開催ならではのパーティーやチームビルディングを盛り込み、オンラインでは味わえない一体感の醸成、連携強化につながりました。
02 某人材サービス会社 様 想いをひとつに！一から切り開いたハイブリッド型キックオフイベント
人材サービス会社のB社様では、2020年はコロナ禍で完全オンライン配信だったキックオフイベントを、2021年はオンラインとオフライン(リアル)のハイブリッド型で開催しました。ハイブリッド型によるキックオフイベントを開催したことで、過去には会場に行けないために不参加だった従業員も参加が可能となり、多くの従業員が当日の特別感や一体感を共有できました。
まとめ
コロナ禍を経てオンラインが普及したことにより、企業を取り巻く環境は大きく変わりました。しかしながら、今後も、企業の持続的な成長には、従業員自身の成長に加え、その力を1つにまとめ、1つの方向に向けることも欠かせません。
社員総会は、会社全体の一体感を醸成し、従業員のモチベーションを高めるために有効な手段です。また、企業の意思を従業員に理解・実施させるためにも重要な役割を果たしています。これからは、より戦略的に社員総会を開催する企業も増えるのではないでしょうか。
貴社におかれましても、是非社員総会の開催を検討してみてはいかがでしょうか。
最後に、社員総会をはじめとするイベント企画運営に役立つ「開催地・会場選定77のヒント」を紹介します。企画のポイントや具体的な事例も掲載していますので、ぜひご覧ください。
