海外との会議と日本の会議の違いは、言語だけに限りません。海外との会議を成功させるためには、その相違点を理解した上で会議に臨むことが重要です。
この記事では海外との会議と日本の会議の違い、海外との会議を円滑に進めるためのポイント、会議に使うWebツールの選び方を紹介します。また海外との会議開催の取り組み事例もあわせてお伝えします。記事の最後には関連するお役立ち資料2種類、「国際会議運営4つの成功の秘訣」と「ビジネスマネジメント成功のポイントとは？」をご紹介します。ぜひ、ご覧ください。
海外との会議と日本の会議の違い
まずはじめに、海外との会議と日本の会議の違いを紹介します。
01参加人数
日本の会議は一般的に、海外と比べると参加人数が多くなっています。海外の会議では参加人数が最小限となり、議事録係や研修中の従業員といった発言を求められない人員は、海外の会議には参加しないことが通常です。海外の会議では各自がメモをとるため議事録は必要なく、すべての参加者が発言を求められます。
02会議の捉え方
日本の会議は形式的な場合が多く、定例の集まりとして設定されていることも少なくありません。また、会議においては円滑な進行が重視されます。
一方、海外の会議ではディスカッションが重視されています。学生の頃から積極的に議論が行われる海外では、空気を読むことより意見を主張することの方に重きが置かれているためです。
03会議にかける時間
日本の会議は、海外に比べて長くなりやすい傾向があります。一方、海外では会議の所要時間や回数についても効率を重視し、時間を無駄にすることがありません。
海外との会議を円滑に進めるポイント
次に、海外との会議を円滑に進めるポイントを紹介します。
事前準備と共有を徹底する
海外との会議を円滑に進めるポイントの1つは、事前準備と共有を徹底することです。アジェンダがあれば参加者にも会議内容が分かりやすく伝わり、当日の会議を円滑に進められます。アジェンダへの記載項目は以下の通りです。
- 開催日程・場所
- 会議がいつ、どこで行われるか明記します。
- 参加者
- 誰が参加するのか記載します。
- 議題・目的
- 何のために開催されるのかを明記します。
- その他（進行、役割、準備事項）
- 司会などの役割、事前に準備してほしい事項があれば、それらを記載します。
積極的に発言や質問をする
海外との会議では、積極的に発言・質問することが求められます。発言しない場合には意見がなく、会議に貢献していないと見なされます。会議中に疑問点や不明点がある場合は、その場で質問したり、聞き返したりすることが望ましいでしょう。海外の会議では、発言の割り込みも失礼とは見なされません。
コミュニケーション方法の違いを理解する
海外との会議ではコミュニケーションの違いを理解しておくことも重要です。日本や中国をはじめとしたアジアの国の一部では、他者の思惑を察し、空気を読むといったハイコンテクスト文化があります。
一方、欧米諸国はローコンテクスト文化であるため、意見は言葉で伝えるべきだという考えが一般的です。日本人が空気を読んでいるつもりで発言しないと、海外との会議では意見がない人だと見なされてしまいます。
海外との会議でWebツールを選ぶ際の5つの視点
海外との会議で使うWebツールを選ぶ際の5つの視点を紹介します。
視点01海外利用の実績が豊富か？
海外との会議で使うWebツールは、海外利用の実績が豊富なものがおすすめです。海外での導入件数が多いものなら、会議相手も利用しやすいでしょう。
また海外との会議では、映像や音声の遅延が起こらないことが大切なので、グローバル回線が使えるものを選ぶことも重要です。「Zoom」や「Cisco Webex」などは、世界でも高いシェアを占めています。
視点02サポート体制が整っているか？
サポート体制が整っているかどうかも、海外との会議で使うWebツールを選ぶポイントです。Webツールを検討する際には、日本語によるサポートがあるか確認しておくと良いでしょう。
会議中の通信不良といったトラブルが生じた際に、日本語でのやりとりができると対処がスムーズになります。問い合わせ窓口の対応時間についても、事前に確認しておくのがおすすめです。
視点03セキュリティ対策が万全か？
海外との会議で使うWebツールについては、セキュリティ対策が万全なものを選ぶことが必要です。会議では顧客情報や、企業の機密情報をやり取りする場面も少なくありません。
Webツールのセキュリティが脆弱で、情報が漏洩してしまった場合、企業に大きな損害が生じる可能性が考えられます。情報漏洩によって企業は信頼を失い、損害賠償を求められるケースもあります。
視点04導入コストが適切か？
導入コストが適切かどうかも、Webツールを選定するポイントの1つです。
Webツールによる会議なら移動費や出張費を抑えられます。
Webツールの導入費用と比べて、導入による経費削減の効果が上回っていれば、企業のコスト削減が可能です。とはいえ、Webツールを検討する際は導入コストだけではなく、自社に必要な機能が備わっているかを確認する必要もあります。
視点05映像・音声の品質が高いか？
海外との会議で使うWebツールについては、映像・音声の品質が高いことが求められます。映像や音声に問題があると、海外との会議に支障が出てしまいます。
英語が苦手な社員にとっては、音声の品質が不十分ではコミュニケーションが難しいでしょう。事前にWebツールの無料トライアル版などを利用し、品質が求める基準を満たしているかを確認しておく必要があります。
海外との会議の開催事例
ここで、海外との会議の開催事例を紹介します。
某大手製薬会社 様 日本と海外をつないだライブブロードキャスティングサービスによる
オンライン講演会
大手製薬会社様が主催したオンライン講演会の事例です。この製薬会社様ではコロナ禍によって、医療従事者との対面に制限がかかったことで、コミュニケーションの質・量が低下していました。そこで企画したのがオンライン講演会です。
世界各地をつないだ同時中継、海外の演者を入れた同時通訳により、クライアントと参加者のインタラクティブな意思疎通を実現しました。事前の綿密な打ち合わせや当日のリハーサルが功を奏し、クライアントや参加者から高い評価を得ることができました。
詳細はこちらからご覧ください。
横浜ゴム株式会社 様 世界の拠点をオンラインでつなぐ！伝える！世界代理店会議
横浜ゴム株式会社様ではこれまで、各国の販売代理店に対して自社の意思や方針を伝えるため、世界代理店会議を対面で開催してきました。しかしコロナ禍によって対面開催が困難となったため、急遽初の試みとなるオンラインでの開催に変更しました。
オンライン開催により、対面では今まで参加ができなかった方が参加できるなど、より多くの方々の参加が可能となりました。そして各国販売代理店に自社の意思や方針をしっかりと伝えることができました。
詳細はこちらからご覧ください。
まとめ
今回は、海外との会議についてお届けしました。グローバル化により、海外との会議が増えた企業も多いのではないでしょうか。そのような中、コロナ禍により、会議のあり方が見直されつつあります。意思疎通を図るうえで、会議という「場」は非常に重要です。
限られた時間で、より効果的な会議を行うためには、海外との会議と日本の会議の違いを理解することが重要です。海外と日本では、会議の捉え方や進め方、時間、参加人数などに違いがあります。このような違いを理解したうえで、事前準備を徹底するとともに、適切なWebツールを導入することが成功へのポイントです。
アフターコロナにおいては、対面、オンライン、ハイブリッドと開催手法も多様化してきてます。貴社の会議目的にあった方法で実施することが重要になってきています。ぜひ、この機会に貴社の会議運営を見直してみてはいかがでしょうか。
最後に、会議運営に役立つ資料をご紹介します。こちらも、ぜひご覧ください。
ホワイトペーパー（お役立ち資料）国際会議運営４つの成功の秘訣 ～目的達成のために～
ホワイトペーパー（お役立ち資料）「ビジネスイベントマネジメント」成功のポイントとは？ ～マネジメント設計でビジネスイベントの効果を最大化！～
