企業が主催するイベントには、セミナーや講演会、カンファレンス、表彰式、PRイベント、周年記念イベントなど、さまざまなものがあります。それらを成功させるために重要なのが、適切な目標を設定をすることです。本記事では、イベント担当者にむけて、イベントの目標設定におけるポイントとともにイベント開催までの具体的なステップを紹介します。貴社のイベントをより効果的なものにするためのヒントをお届けします。ぜひ、ご覧ください。
INDEX
代表的なイベントの種類
まずは、代表的なイベントの種類から紹介します。
セミナー・講演会
セミナーや講演会は、勉強やスキルアップを主な目的としたイベントです。
主催者が講師を兼ねることも多いですが、外部から専門家を招いて開催するケースもあります。
カンファレンス
カンファレンスは「会議」や「協議会」という意味を持つ言葉です。少なくとも数十人が参加する大規模な会議を指し、なかには数百人規模や数千人規模で開催されるものもあります。
登壇者や講演トラックが複数あり、スポンサーのブース出展などもある大きなイベントを指す場合が大半です。
パーティー・交流イベント
人と人との交流をメインとしたイベントを指します。人脈づくりやコミュニケーションの促進がテーマとなっている場合が多い点が特徴です。
自然なコミュニケーションを生み出すため、食事やアルコールが提供されることもあります。
表彰式
表彰式には、成績優秀な営業社員を称賛するものや永年勤続の社員を表彰するもの、新規事業開発や会社のビジョンを体現した取り組みを表彰するものなど、さまざまなものがあります。社内表彰式は受賞者のモチベーションアップに寄与するだけではなく、全社員に目指すべき姿を示すなど、組織にとって多くのメリットが期待できます。
PRイベント
PRイベントの代表的なものには、新商品発表会や展示会などがあります。自社の売上アップや新規顧客の獲得に直結するとともに、顧客や消費者と直接触れ合うことのできる貴重な機会でもあります。
周年記念イベント
周年記念イベントとは、企業の創業やブランドの立ち上げなど、節目を祝うイベントです。毎年行う場合もあれば、5年・10年などの一定周期で行う場合もあります。
基本的には「お祝いイベント」としての要素が強いですが、社外に向けたPRイベントやステークホルダーとのコミュニケーションイベントとしての要素を組み込むケースも見られます。
イベント開催までの6つのステップ
ここからは、イベントの構想～開催までに必要な6つのステップを紹介します。
STEP01イベントの目的・目標を設定する
まずは、イベントの目的・目標を設定するところからスタートです。
初めに目的・目標を設定することで、そのあとの工程における判断基準を明確にします。
STEP02ターゲットを明確化する
次に、ターゲット=イベント参加者のペルソナを明確化します。
年齢や性別など、参加者の属性をイメージすれば、ターゲットに合わせたイベント内容を企画することが可能です。
STEP03イベントのテーマを決める
イベントのテーマとは、イベント内容を考えるうえでの大枠となるものです。
テーマは「目標を達成するための指針」です。誰もが分かりやすいテーマを設定することが大切です。
STEP04イベントの内容・開催形式を決める
ここまでの内容をもとに、イベントの具体的な内容を決定します。
イベント内容が決まったら、開催形式を決めます。カンファレンスやセミナー、展示会など、イベント内容に合わせた形式を選ぶことが重要です。
STEP05イベント会場と開催日程を決める
イベント内容や開催形式に合わせて、会場を選定します。
そして、会場の都合や集客にかかる期間などを考慮して開催日程を決定します。開催時期が遅すぎると、狙った効果を得られなくなる可能性もあるため注意が必要です。
STEP06イベントを告知する
会場や日程が決まったら、イベントの開催概要を告知します。
集客方法は、イベントの参加者に合わせて変えることが大切です。例えば、社内イベントを開催する場合は、社内イントラやメール、掲示板などが適しています。
イベントの目標設定におけるポイント
イベントの目標を設定する際は、次の2つのポイントをおさえましょう。
目的と目標の違いを意識する
目的と目標は混同されがちですが、実は明確な違いがあります。
目的が「最終的に達成したいこと」なのに対し、目標は「目的を達成するための指標」です。目的は抽象的な内容なのに対し、目標はより具体的な内容を指します。
例えば、「新サービスを多くの人に知ってもらい、よいスタートダッシュを切りたい」という目的があるなら、その目的を達成するために「新サービスのPRイベントを開催して、問い合わせ件数◯件を達成する」という目標を立てるといった具合です。
具体的な数値目標を設定すれば、イベント開催後の効果測定もしやすくなります。
「SMARTの法則」を活用する
SMARTとは、目標設定における5つのポイントの頭文字をとった言葉です。
| Specific | 具体的な | |
|---|---|---|
| Measurable | 計測できる、数値化された | |
| Achievable | 達成可能な | |
| Relevant | （目的との）関連性 | |
| Time-bound | 期限がある | |
SMARTの法則を使って目標を立てると、目標達成の精度が高まると言われています。
例えば、「PRイベントで商品の認知度をアップする」という目標は具体性に欠けており、数値や期限も設定されていないため、次のようにブラッシュアップできます。
「PRイベントで商品の認知度をアップする」
→「PRイベントを開催し、◯◯（商品名）の認知度を◯か月後までに◯％アップさせる」
また、この際、「Achievable（達成可能な）」や「Relevant（関連性）」の観点から精査することも大切です。
イベントのテーマ設定におけるポイント
「テーマ」とは、前述の通り、そのイベントのキャッチコピーのようなものです。また、テーマには、開催側と参加者側の意識を1つにするという意味合いがあります。
例えば、PRイベントを開催するなら、商品やサービスの特徴やアピールポイント、それによって解決できる顧客の悩みなどを落とし込んでいくと、イベント全体のテーマが見えてきます。
その際、抽象的な表現はできるだけ避けたほうが無難です。開催チームのメンバーだけでなく、参加者にも伝わりやすいテーマを設定します。
イベント内容の決定におけるポイント
イベントのプログラムは、参加者が興味を持てたり、楽しめたりする内容にすることが大切です。 「自分が参加者だったら、どのような内容を期待するか」という視点を持ち、参加者ファーストのイベントを設計します。講演会やセミナーなどを開催する場合は、登壇者も参加者目線で選ぶことが重要です。
イベントの会場選びにおけるポイント
イベントの会場選びで重要なポイントは、主に「会場のキャパシティ」「アクセス方法」「設備」「予算」の4つです。
イベント会場やホテルなどを借りる場合は、事前に下見をすることをおすすめします。「駅からは近いが、道が入り組んでいてわかりづらい」「設備が古く、清掃が行き届いていない」など、現地でしか分からない情報を得られるためです。また、可能であれば複数の施設を下見すると、よりイベントに適した会場を選びやすくなります。
まとめ
企業が主催するイベントには、セミナー・講演会やカンファレンス、表彰式、PRイベント、周年記念イベントなど、さまざまなものがあります。本記事では、それらを成功させるためのポイントをお伝えしました。目的が「イベントで達成したいこと」なのに対し、目標は「目的を達成するための指標」を指します。目標は具体的なほどよく、「◯ヵ月後までに売上◯%アップ」など数値や期限を設定したものがおすすめです。開催目的に合わせた目標を設定すれば、目指すべき方向が明確になり、イベントの成功率を高めることができます。
最後に２つの資料を紹介します。以下の資料では、イベントマーケティングを成功に導くポイントを紹介しています。イベントで得られたデータの活用方法など、イベント開催後のマーケティングに役立つ内容も豊富です。多彩な実績にもとづくノウハウを余すことなく紹介しているので、ぜひご覧ください。
