社内外向けのイベントを企画・運営する際には、時間と労力がかかります。そのため外部の専門家に委託することも、一つの方法です。本記事では社内外イベントを外注するメリット・デメリット、外注時の注意点や具体例を紹介します。記事の最後にイベント開催に役立つホワイトペーパー（2023年5月）企業の「セミナー・展示会イベント・研修」担当者に聞いたビジネスイベントの現在とこれから～社外ステークホルダー向けイベント版～を紹介しています。ぜひご覧ください。

イベントを自社だけで実現することが難しい理由

イベントを自社だけで開催する場合、さまざまな壁にぶつかる可能性があります。以下では、イベントを自社だけで実現することが難しい主な理由を紹介します。

企画と準備に要する多くの時間と労力

イベントの企画と準備には、多くの時間と労力がかかります。通常の業務をしながら、別途イベントの企画や準備に使う時間を捻出するのは、困難です。イベントの企画と準備を並行して実施することになると、従業員のワークライフバランスの乱れなどにもつながり、本業に支障が出る可能性も懸念されます。

専門的なノウハウの不足

自社の従業員だけでイベントを企画・運営するケースでは、専門的なノウハウが足りない場合があります。イベントのノウハウがないために、上手く企画を立てられず、適切な準備ができないケースが想定されます。専門的なノウハウと実績を持つ企業に外注すれば、自社に足りないノウハウを補い、効率良くかつ効果的なイベントを開催することができます。

イベントを外注するメリットとは

イベントの企画や運営などの業務を外注することには、さまざまなメリットがあります。以下では、イベント関係の業務を外注するメリットを紹介します。

01従業員の負担を軽減できる

イベント開催に向けた準備には、さまざまなタスクがあります。イベント開催の準備は従業員にとって負担となり得るため、普段の業務に支障が出る可能性もあります。イベント関連の業務を外注することで、従業員の負担を軽減し、本来の仕事に集中してもらえる環境を構築できます。イベント業務が負担になると、イベントの準備・運営に対するモチベーションが低下する可能性も懸念されます。それはイベントの質を下げる原因にもなるため、外注して従業員の負担を軽減することにはメリットがあります。

02イベントに関わるさまざまなタスクをまとめて委託できる

イベントに関するさまざまなタスクをまとめて委託できる点が、外注するメリットの一つです。イベントを外注すれば、イベントの企画立案、機材などの準備、会場の手配など、必要な業務全般を外注先に任せられます。当日の運営も依頼できるため、スムーズなイベント開催が可能です。外注先の企業が持つノウハウや実績次第では、イベントの質の大幅な向上が期待できます。

一方で、すべてを外注任せにすると、イベントの目的に沿わない内容になる可能性もあるため、準備工程はこまめにチェックすることが重要です。

03予算に見合ったイベント開催が可能になる

予算に見合ったイベントを企画し、実際に開催できることも外注のメリットです。ノウハウがないとイベントの全体が把握できず、最終的に予算オーバーしてしまうことは珍しくありません。特に初めてのイベント開催の場合、どの程度の予算がかかるのか想定するのは難しいです。外注先に委託することで、予算に見合った内容のイベントを企画し、運営までの計画を立案してもらえます。

イベントを外注する際のデメリット

イベントに関する業務を外注することには、いくつかのデメリットがあります。以下では、イベントの外注時におけるデメリットを紹介します。

01外注のコストがかかる

外注先に支払うコストがかかる点は、デメリットの一つです。委託する業務量や内容次第では、コストが高くなる可能性もあります。社内の従業員だけでイベント開催の企画立案・準備を済ませられれば、イベントにかかるコストは削減できます。外注時にはどの程度のコストがかかるのか、事前に見積もりを取ることが重要です。

02自社にイベントに関するノウハウが蓄積しない

外注にすべてを任せてしまうと、イベントに関するノウハウが社内に蓄積されません。今後イベントを継続して実施する場合、ノウハウがないことがデメリットになる可能性も懸念されます。定期的にイベント開催を実施していく予定なら、外注先と協力する体制をつくり、自社の従業員がノウハウを学べるように工夫するのもポイントです。

03外注への依頼にはある程度の時間がかかる

外注先にイベント企画や運営を依頼する場合、ヒアリングから具体的な話し合いなどが必要です。自社だけで企画・運営するよりも、イベントの開催まで時間がかかる可能性があります。イベントの開催予定日が近い場合、外注する時間的余裕がないケースも想定されます。外注によるイベント開催を計画するのなら、早めに相談を始める必要があります。

イベントを任せる外注先の選び方

イベントを外注する場合、どのような企業を選ぶべきか把握しておくこともポイントです。以下では、イベント業務を委託する外注先の選び方を紹介します。

POINT01外注先の実績を確認する

外注先の実績を確認し、どのようなイベントを企画・運営してきたのか把握します。自社の求めるイベントを企画・運営した実績のある企業に任せることで、成功の可能性が高まります。実績は外注先企業のホームページや、SNSなどで確認できます。担当したイベントの様子や、具体的な支援内容を参考にすることもポイントです。

POINT02イベントの提案力をチェックする

イベントの提案力も、外注先選びの基準になります。イベント開催・運営に関するノウハウがある会社ほど、自社の意図を汲みとった提案が期待できます。積極的にアイデアを提供してくれる外注先を選ぶことで、効果的なイベントを開催しやすくなります。

逆に提案力のない企業は、自社の特徴やイベントの目的などを考慮してくれない可能性があります。特徴がない、平凡なイベントになるケースも想定されるため、提案力は外注先選びにおいて重要な要素です。

POINT03具体的なサポート体制をチェックする

イベントの運営における具体的なサポート体制をチェックし、必要な対応を任せられる外注先を選びます。イベント進行や告知など、どんな領域をサポートしてくれるのか確認しておく必要があります。また、自社がどのような業務を任せたいのかを、事前に明確にしておくこともポイントです。委託したい業務内容が不明瞭だと、どんなサポートが必要なのか判断できません。

事前に社内でイベントのイメージを構築し、必要なサポート体制を具体的にしておくことが、外注の有効活用につながります。

イベントを外注に任せる際の注意点

イベントを外注する際には、いくつかの注意点があります。以下では、イベントを外注する際の主な注意点を紹介します。

見積書の確認を徹底する

見積書をもらったら、細かい部分までしっかりとチェックを行います。イベント企画時はさまざまな項目が費用として発生するため、内容が分からない場合には事前に確認が必要です。また、見積書を依頼する前に、自社の企画するイベントの相場を把握しておくことも大切です。イベントの相場が分からないと、高額な請求をされても気づけないため、相見積もりを取ることが重要です。

イベントの外注における費用の相場を把握し、あまりに高い見積書を提示された場合には、依頼先を変更することも検討されます。

必要な支援内容を明確にしておく

外注する前に、「何を頼みたいのか」といった点を明確にしておく必要があります。イベント会社によって得意ジャンルが異なるため、得意ではないイベントを依頼した場合には、高い効果を得られない可能性も懸念されます。自社の求める業務内容と、得意分野がマッチするイベント会社を探すことが重要です。

イベントの外注に関する事例

イベントを外注する際には、具体的な事例を参考にすることも大切です。以下では、イベントの外注に関する事例を紹介します。

まとめ

イベント開催には多くの労力を必要とするため、外注には大きなメリットがあります。イベント会社のノウハウを活かし、イベント業務の経験が豊富なスタッフに業務を任せることで、スムーズなイベント開催が可能になります。また、イベントそのものの質を高める結果にもなり、高い効果を引き出すことも期待できます。この機会にイベントの企画や運営を、外注することもご検討ください。

イベントを外注する際には、弊社が提供する「（2023年5月）企業の「セミナー・展示会イベント・研修」担当者に聞いたビジネスイベントの現在とこれから～社外ステークホルダー向けイベント版～」の情報をお役立てください。昨今はコロナ禍以前のように、イベントをリアルで開催するケースが増加傾向にあります。

社外ステークホルダー向けのイベントを対象に、コロナ禍を経て変化したビジネスイベントにおける開催の意向や、ニーズの変化などを考察しています。ビジネスイベントの現在とこれからについて紹介しているため、実際にイベント開催を企画する際の参考資料としてご利用いただけます。ぜひホワイトペーパーをダウンロードして、イベントの実現にお役立てください。

ホワイトペーパー（お役立ち資料）（2023年5月）企業の「セミナー・展示会イベント・研修」担当者に聞いたビジネスイベントの現在とこれから～社外ステークホルダー向けイベント版～

新型コロナウイルスに関する規制が大幅に緩和され、企業開催のビジネスイベントは、コロナ禍以前のようにリアル開催する動きが増えはじめています。JTBでは2020年度以降、複数回にわたり企業のビジネスイベント担当者へのインターネット調査を実施。企業側の開催意向や参加者のニーズ変化等を把握してきました。

今回は、社外ステークホルダー（消費者・取引先・地域・出資者など）向けのイベントを対象に実施し、コロナ禍を経て変化した世間のビジネスイベント開催意向やニーズの変化から考察しています。

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