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企業・団体向け WEBマガジン「#Think Trunk」 業務効率化の成功事例からコツを学ぶ!個人の業務効率化のアイデアや注意点も解説

2022.08.19
HR(Human Resources)
経費削減
働き方改革

業務効率化は、コストの削減や利益の拡大につながる経営上の有効な施策です。会社の利益率を効果的に上げていくためには、業務上のムリ・ムダ・ムラを削減し、経営の効率を高めていく必要があります。本記事では、業務効率化の成功事例やおすすめのサービスを紹介します。業務効率化の注意点なども紹介していますので、ぜひご覧ください。

業務効率化とは

業務効率化とは、ムリ・ムダ・ムラを無くし、業務を円滑に進めるための施策を指します。業務効率化の目的は、既存のワークフローを見直して出てきた課題の解決を繰り返し、会社の利益を最大化していくことです。業務効率化を行う際は非効率な業務を洗い出し、生産性の向上やコストの削減を実行します。

業務効率化のメリット

業務効率化を行うメリットは、会社の利益率が上がり、従業員の満足度の向上や新規事業の成長につなげられることです。

01会社の利益率が上がる

業務効率化を進めると、生産性の向上とコストの削減につながり、結果的に会社の利益率を上げられます。業務効率化をすることで、人件費や生産設備等に投資せずに会社の利益を増やせるため、効率の良い施策と言えます。

また、従業員の長時間労働や残業時間を減らせる上に、人件費や光熱費をはじめとする経費の抑制も可能です。

02従業員の満足度が向上する

業務効率化が進むと、従業員のワークライフバランスが改善され、会社や労働環境に対する満足感を得やすくなります。たとえば、業務を見直してムダを省くことで、本来、注力するべき業務を明確にできます。コミュニケーションのムダを改善した場合は、職場内での人間関係におけるストレスの軽減にもつなげられるでしょう。

03新規事業の成長につながる

業務効率化が進むと、時間や労力に余裕ができるので、新しい事業にも取り組みやすくなります。業務効率化によって会社の利益率が上がれば、新規事業の立ち上げや成長に必要な設備投資、優秀な人材の獲得も可能です。これまでに、資金や人材が不足していることで実現できなかった事業の立ち上げや成長が期待できます。

業務効率化に成功した事例

ここでは、会社の業務効率化に成功した事例を紹介します。

事例01株式会社グループセブ ジャパン様

エクセルで行っている月間150件程度発生する出張旅費精算の作業を、JTBのサービス「J’sNAVI NEO」を利用してシステム化しました。従来、申請内容と領収書の内容の照合や、月2回の支払い、会計システムへの入力までを手作業で行っていました。システム化により、チェックにかかる月5~6時間程度、作業時間の削減に成功しています。削減により創出できた時間は、経費の必要性や妥当性の精査に活用し、社内のガバナンス強化につながっています。

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事例02日本空調システム株式会社 様

福利厚生として社員の旅行費用を補助している日本空調システム株式会社様の事例です。従来、総務を経由してJTBにFAXで旅行の申し込みやチケットの発送の依頼を行っていました。総務を経由していたため、イレギュラーな対応や宿泊施設の空き状況の確認、個別処理への対応など、業務効率の低下が課題でした。

JTBのサイトから直接予約の申し込みや予約管理ができるシステムを導入し、リアルタイムで空き状況の確認ができるようになり、管理者の負担を軽減することに成功しています。

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業務効率化をサポートする外部サービス

外部のサービスを活用することで、業務効率化を進められます。具体的にどのようなサービスがあるのか、いくつか紹介します。

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

会社の業務効率化におすすめのサービスの一つに、BPOがあります。BPOとは、Business Process Outsourcing(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の略称です。業務を外部の企業にアウトソーシングすることを指し、業務設計から業務の効果分析、改善案実行による業務効率化まで一括して外部に任せる点に特長があります。

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)サービスを活用することで、人事・経理・営業などのさまざまな部門で定型化された業務の効率化が可能です。BPOによって創出できた時間は、会社の利益率の向上などにつながるコア業務に活用できます。

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総合型福利厚生サービス

福利厚生も総務・人事の負担となりやすい業務です。これを委託できる外部サービスのひとつが総合型福利厚生サービスです。代表的なものに「ベネフィット・ステーション」が挙げられます。福利厚生のオールインワンサービスの「ベネフィット・ステーション」は、JTBと事業提携している株式会社ベネフィット・ワンが提供するサービス。社員が働きやすい環境づくりや企業の人事課題に対しオールインワンでサポートする総合型福利厚生サービスです。

「福利厚生支援」や「健康支援」「教育・研修支援」「人事データの活用プラットフォーム」によって、企業・社員・人事担当者それぞれにメリットを提供できます。在宅勤務やリモートワークなどの多様な働き方にも対応でき、従業員の健康診断データの一元管理などにも有効です。また、従業員の業績評価の推移や習得スキルなどを可視化、分析できるようになるため、人事のDX化を実現できます。

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出張管理ソリューション

社員の出張管理も総務・人事の負担になりやすい業務のひとつです。負担を軽減するためには出張管理ソリューションの導入が有効です。JTBグループが提供する出張管理ソリューションのBTM(ビジネストラベルマネジメント)は、出張経費の可視化、航空券などの手配の効率化、リスク管理、ガバナンス管理などを一元管理出来るソリューションです。可視化した出張経費の分析により、経費削減などの効果をもたらします。電子申請・承認機能を活用すれば、出張申請などの業務にかかる間接コストの削減も可能であり、従来のプロセスよりも簡素化できます。

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個人ができる業務効率化の方法

ここでは、従業員個人単位で実践できる業務効率化の方法を紹介します。従業員の業務効率化の参考になれば幸いです。

01業務をリスト化する

業務のリスト化は、行っている業務を可視化でき、各作業にどのくらいの時間をかけ、配分しているのか、進捗状況などを把握できるようになります。エクセルやタスク管理のアプリなどのデータは記録として残し、分析・改善を行った後に、業務効率化につなげましょう。新しい作業が増える度に、リストを更新していきます。

02期限を決めてから業務を行う

業務完了の期限を設定しない場合、仕事をダラダラと進めることになり、業務効率が低下しやすくなります。たとえ納期がない仕事でも時間や期限を自分で設定し、「いつまでに終わらせる」と決めながら業務を進めることが大切です。 また、仕事の優先順位を決めておくと、今やるべきことが明確になり、集中して業務に取り組めます。

03適度に休憩を取る

適度な休憩を取ることも仕事のうちです。時間を区切って休憩を取ることで、高い集中力を維持しやすくなります。人間の集中力は、もって30~50分程度しか持続しません。休憩を取らずにノンストップで仕事を続けても、業務効率は下がる一方です。業務効率化を図るためにも、作業ごとに時間を区切り、高い集中力を維持できる時間を設定します。

業務効率化の注意点

ここでは、業務効率化の取り組みを進めるうえで、気を付けるべき点を紹介します。以下の注意点を把握したうえで、自社の業務効率化を進めていきましょう。

会社全体に共有する

業務効率化を進める際は、事前準備をしっかりと行い、具体的な取り組みを全従業員に周知しておくことが大切です。例えば、マニュアルの準備や説明会の開催などが挙げられます。従業員の不安や疑問に答える窓口を設けておきましょう。事前に従業員へ知らせずに業務効率化ツールの導入を進めれば、失敗する可能性が高まるため注意が必要です。

効率化する業務の必要性を見極める

業務効率化の本来の役割は、業務のムリ・ムダ・ムラを無くし、自社にとって利益や資産につながる重要な業務に集中することです。業務効率化で成果を上げるには、取り組みを実施する中で得たデータの検証とフィードバックが不可欠です。さらに、改善策の実施を繰り返しながら調整を図り、業務の効率化を進めていきましょう。

まとめ

今回は、業務効率化についてお届けしました。業務効率化は自社のコア業務に集中するための施策です。ケースによっては、業務の大幅な削減が可能になり、創出した時間を集中して行うべきコア業務に活用できます。また、人件費や業務に関連するコストは、委託費用として変動費に変えられるため、削減したコストは新規事業への投資なども可能です。業務効率化を進めると、業務のムダがなくなり、効率の良い経営を行えるようになります。業務効率化は、一から自社で行うことも可能ですが、ご紹介した外部のサービスなどを活用することで、円滑に進めることができます。貴社でも一度、業務効率化について検討してみてはいかがでしょうか。


サービス・ソリューションの紹介

企業の皆さまのご負担を業務委託で軽減!「BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)業務」(企業・組織団体向け)

福利厚生のオールインワンサービス「ベネフィット・ステーション」

出張管理ソリューション BTM(ビジネストラベルマネジメント)

本記事に関するお問い合わせ、ご相談、ご不明点などお気軽にお問い合わせください。

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