業務効率化は、コストの削減や利益の拡大につながる経営上有効な施策です。一から自社で行うことも可能ですが、外部委託により円滑に進めることができます。業務効率化の成功事例やコツ、個人ができる業務効率化のアイデアや注意点などを解説します。
業務効率化とは
業務効率化とは、ムリ・ムダ・ムラを無くし、業務を円滑に進めるための施策を指します。業務効率化の目的は、既存のワークフローを見直して出てきた課題の解決を繰り返し、会社の利益を最大化していくことです。業務効率化を行う際は非効率な業務を洗い出し、生産性の向上やコストの削減を実行します。
生産性向上との違い
生産性向上と業務効率化はしばしば混同されますが、実際に異なる概念です。生産性向上とは、同じリソースでより多くの成果を生み出すことであり、効率化はその一つの手段です。業務効率化は、プロセスの無駄を省き、最小の投入で最大の成果を上げることを目指します。
業務効率化のメリット
業務効率化を行うメリットは、会社の利益率が上がり、従業員の満足度向上や新規事業の成長につながることです。
01コスト削減
業務効率化の一つの大きなメリットは、コストの削減です。業務プロセスを見直し、無駄を省くことで、必要なリソースを最小限に抑えることができます。例えば、ペーパーワークをデジタル化することで、印刷や保管にかかるコストを削減できます。
02従業員の満足度が向上する
業務効率化が進むと、従業員のワークライフバランスが改善され、会社や労働環境に対する満足感を得やすくなります。たとえば、業務を見直してムダを省くことで、本来、注力するべき業務を明確にできます。コミュニケーションのムダを改善した場合は、職場内での人間関係におけるストレスの軽減にもつながるでしょう。
03競争力の向上
業務効率化は、企業の競争力を高めるための重要な要素です。効率的な業務プロセスを構築することで、製品やサービスの提供速度が向上し、市場での競争優位性を確保できます。また、効率化により余裕が生まれるため、イノベーションへの投資や新たなビジネスチャンスの開拓が可能になります。
業務効率化に成功した事例
ここでは、会社の業務効率化に成功した事例を紹介します。
事例01株式会社グループセブ ジャパン様
エクセルで行っている月間150件程度発生する出張旅費精算の作業を、JTBのサービス「ビズバンスJTB経費精算」を利用してシステム化しました。従来、申請内容と領収書の内容の照合や、月2回の支払い、会計システムへの入力までを手作業で行っていました。システム化により、チェックにかかる月5～6時間程度、作業時間の削減に成功しています。削減により創出できた時間は、経費の必要性や妥当性の精査に活用し、社内のガバナンス強化につながっています。
事例02日本空調システム株式会社 様
福利厚生として社員の旅行費用を補助している日本空調システム株式会社様の事例です。従来、総務を経由してJTBにFAXで旅行の申し込みやチケットの発送の依頼を行っていました。総務を経由していたため、イレギュラーな対応や宿泊施設の空き状況の確認、個別処理への対応など、業務効率の低下が課題でした。
JTBのサイトから直接予約の申し込みや予約管理ができるシステムを導入し、リアルタイムで空き状況の確認ができるようになり、管理者の負担を軽減することに成功しています。
ツール導入の具体例
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、反復的なタスクを自動化し業務効率を大幅に向上させるツールです。ある企業では、請求書の処理をRPAツールで自動化し、人的ミスを削減しながら月に何時間もかかっていた作業を数分で完了させることができました。RPAの導入により従業員はより戦略的な業務に時間を割くことができ、全体的な生産性が向上しました。
中小企業における成功事例
中小企業では、限られたリソースを最大限に活用することが重要です。ある中小製造企業では、製品の生産スケジュールを効率化することで納期遵守率を大幅に向上させることができました。製造プロセスの見直しと在庫管理システムの導入により、無駄な時間とコストを削減し、競争力を強化しました。
業務効率化をサポートする外部サービス
外部のサービスを活用することで、業務効率化を進められます。具体的にどのようなサービスがあるのか、いくつか紹介します。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
会社の業務効率化におすすめのサービスの一つに、BPOがあります。BPOとは、Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の略称です。業務を外部の企業にアウトソーシングすることを指し、業務設計から業務の効果分析、改善案実行による業務効率化まで一括して外部に任せる点に特長があります。
BPOを活用することで、人事・経理・営業などのさまざまな部門で定型化された業務の効率化が可能です。BPOによって創出できた時間は、会社の利益率の向上などにつながるコア業務に活用できます。
総合型福利厚生サービス
福利厚生も総務・人事の負担となりやすい業務です。これを委託できる外部サービスのひとつが総合型福利厚生サービスです。代表的なものに「ベネフィット・ステーション」が挙げられます。福利厚生のオールインワンサービスの「ベネフィット・ステーション」は、JTBと事業提携している株式会社ベネフィット・ワンが提供するサービス。社員が働きやすい環境づくりや企業の人事課題に対しオールインワンでサポートする総合型福利厚生サービスです。
「福利厚生支援」や「健康支援」「教育・研修支援」「人事データの活用プラットフォーム」によって、企業・社員・人事担当者それぞれにメリットを提供できます。在宅勤務やリモートワークなどの多様な働き方にも対応でき、従業員の健康診断データの一元管理などにも有効です。また、従業員の業績評価の推移や習得スキルなどを可視化、分析できるようになるため、人事のDX化を実現できます。
出張管理ソリューション
社員の出張管理も総務・人事の負担になりやすい業務のひとつです。負担を軽減するためには出張管理ソリューションの導入が有効です。JTBグループが提供する出張管理ソリューションのBTM（ビジネストラベルマネジメント）は、出張経費の可視化、航空券などの手配の効率化、リスク管理、ガバナンス管理などを一元管理できるソリューションです。可視化した出張経費の分析により、経費削減などの効果をもたらします。電子申請・承認機能を活用すれば、出張申請などの業務にかかる間接コストの削減も可能であり、従来のプロセスよりも簡素化できます。
業務効率化を進めるための具体的なステップ
01現状の業務内容の把握
業務効率化を進めるための第一歩は、現状の業務内容を正確に把握することです。業務の流れを正確にマッピングし、どこに無駄があるかを見極めます。これは、各部門で業務フローのドキュメント化が有効です。
02課題の洗い出しと改善策の実施
業務の非効率な部分を特定したら、その原因を分析し、改善策を考察します。例えば、重複したプロセスを削除したり、手動で行われている作業を自動化したりすることが考えられます。改善案を実施する際は、関係する従業員と協力して進めることが重要です。
03効果の確認とフィードバック
改善策を実施したら、その効果を測定し、評価することが重要です。効果測定には、具体的な指標を設定し、数値として効果を把握することが求められます。定期的にフィードバックを行い、さらなる改善の可能性を探ります。
04継続的改善の重要性
業務効率化は一度実施したら終わりというわけではありません。継続的な改善が必要です。定期的なレビューとフィードバックを行い、必要に応じてプロセスを調整することで、長期的な効果を維持することができます。持続可能な効率化を目指すには、組織全体でその重要性を共有し、常に改善を意識する文化を育むことが大切です。
個人ができる業務効率化の方法
ここでは、個人で実践できる業務効率化の方法を紹介します。従業員の業務効率化の参考になれば幸いです。
01業務をリスト化する
業務のリスト化は、行っている業務を可視化でき、各作業にどのくらいの時間をかけ、配分しているのか、進捗状況などを把握できるようになります。エクセルやタスク管理のアプリなどのデータは記録として残し、分析・改善を行った後に、業務効率化につなげましょう。新しい作業が増える度に、リストを更新していきます。
02期限を決めてから業務を行う
業務完了の期限を設定しない場合、仕事をダラダラと進めることになり、業務効率が低下しやすくなります。たとえ納期がない仕事でも時間や期限を自分で設定し、「いつまでに終わらせる」と決めながら業務を進めることが大切です。 また、仕事の優先順位を決めておくと、今やるべきことが明確になり、集中して業務に取り組めます。
03適度に休憩を取る
適度な休憩を取ることも仕事のうちです。時間を区切って休憩を取ることで、高い集中力を維持しやすくなります。人間の集中力は、長くても30～50分程度しか持続しません。休憩を取らずにノンストップで仕事を続けても、業務効率は下がる一方です。業務効率化を図るためにも、作業ごとに時間を区切り、高い集中力を維持できる時間を設定します。
04デジタルツールの活用
デジタルツールを活用することで、個人の業務効率化を図ることができます。例えば、タスク管理アプリを使用することで、日々の業務を視覚化し、優先順位をつけやすくなります。また、クラウドストレージを利用することで、どこからでも必要な資料にアクセスでき、リモートワークの効率を高めることができます。日々の業務においてデジタルツールを活用する習慣をつけることが、長期的な業務効率化につながります。
業務効率化の注意点
ここでは、業務効率化の取り組みを進めるうえで、気を付けるべき点を紹介します。以下の注意点を把握したうえで、自社の業務効率化を進めていきましょう。
会社全体に共有する重要性
業務効率化を進める際は、事前準備をしっかりと行い、具体的な取り組みを全従業員に周知しておくことが大切です。例えば、マニュアルの準備や説明会の開催などが挙げられます。従業員の不安や疑問に答える窓口を設けておきましょう。事前に従業員へ知らせずに業務効率化ツールの導入を進めれば、失敗する可能性が高まるため注意が必要です。
効率化する業務の必要性を見極める
業務効率化の本来の役割は、業務のムリ・ムダ・ムラを無くし、自社にとって利益や資産につながる重要な業務に集中することです。業務効率化で成果を上げるには、得たデータの検証とフィードバックが不可欠です。さらに、改善策の実施を繰り返しながら調整を図り、業務の効率化を進めていきましょう。
過度の効率化のリスク
業務効率化において、過度な効率化を追求しすぎると、逆に社員のモチベーションを下げてしまうリスクがあります。効率化を進める際には、人的な要素を無視せず、従業員の意見を積極的に取り入れることが大切です。また、効率化の目的を見失わず、健全な労働環境を維持するよう心がけましょう。
まとめ
今回は、業務効率化のメリットや方法、成功事例についてお届けしました。業務効率化は自社のコア業務に集中するための施策です。ケースによっては、業務の大幅な削減が可能になり、創出した時間を集中して行うべきコア業務に活用できます。また、人件費や業務に関連するコストは、委託費用として変動費に変えられるため、削減したコストは新規事業への投資なども可能です。業務効率化を進めると、業務のムダがなくなり、効率の良い経営を行えるようになります。業務効率化は、一から自社で行うことも可能ですが、ご紹介した外部のサービスなどを活用することで、円滑に進めることができます。貴社でも一度、業務効率化について検討してみてはいかがでしょうか。
サービス・ソリューションの紹介
企業の皆さまのご負担を業務委託で軽減！「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業務」（企業・組織団体向け）
